写电子邮件最容易忽略的五大禁忌

　　文/新浪财经机构专栏 LinkedIn作者Travis Bradberry博士 (畅销书情商2.0合著者 情商测试培训公司TalentSmart的总裁)

　　写电邮最微妙之处在于确保收信人对你邮件的感知是你希望他们感到的。你必须有人际关系方面的意识确保这一目的达成。这就是说，你需要在点击发送前多花一点时间，从你收信人的角度想想他们对你的邮件会有什么看法。

写电子邮件最容易忽略的五大禁忌

　　即使是我们之中最可亲最彬彬有礼的人，在写的电子邮件中也可能给人留下无礼小子的印象。写电邮时如何做到见字如面是一门精妙的艺术。

　　在实际的人际对话中，你会调整语调、表情、手势和姿态，以适合你需要表达的情感。这样做的原因是，人们倾向于对你如何说作出的反应要明显强于你实际说什么引发的反响。

　　而电子邮件相当于把对话“扒光了”，电邮很有效率，但也可能导致简单的互动变成难解的误会。没有面部表情和身体姿态来引导你发出的信息，人们将关注你敲出的任何一个词语，视之为你语调和情绪的风向标。

　　人们在写电邮中犯下的大部分错误完全是可以避免的。以下是对这些容易忽略的错误和隐蔽疏忽的剖析。

　　1. 强迫症一般抄送和答复所有人

　　写电邮总是抄送他人是完全可避免的最烦人做法之一。我将这一行为归于最烦人之列，但最招人厌的“最高荣誉”还是应该授予过度地“答复所有人”。如果某人寄给你和一大批人同一封电邮，你真的认为每个人还想收到你就写了“谢谢”两个字的下一封邮件吗？他们当然不想。如果你这样做，无异于把人逼疯。

　　知道什么时候将电邮抄送某人的技巧在于，请将这封邮件视为各人将亲自参加的会议。这时问题就会变为：“叫这个人来参加会议真的要必要，或者真的对事情有帮助吗？”如果答案是否定的，那你就不要把邮件抄送他们浪费其时间。千万不要答复所有人。即使某人在邮件的传递流中答复了所有人，但如果你也依葫芦画瓢，那你也在干把人烦死的事情。如果你有一些话要说，更好的做法是直接(或私下)答复邮件的最初发起人，由他/她来决定是否整个群体都应知道这件事。

　　2. 太简略

　　还有一种电邮引发矛盾的常见情况是，寄送两方在撰写初始邮件和答复函之间付出的努力完全不对等。如果某人写了一段详述重要事情的话，他期待你仔细的答复。你发出一封只写了“收到”或“知道了”的电邮就完全达不到目的。由于不能知晓你的意图或语调，太简略答复给收信人留下的印象将是冷淡或嘲讽。发生这种情况真的很不幸，因为发信人基本上毫无这样的意思。

　　避免简单答复被误读的最佳方式是分享你的意图。即使是“我现在略忙，本周稍晚时将细看”，给人的感觉也比简单的“收到”要好，许多人会将后者视为“不被重视”。

　　3. 邮件标题滥用“紧急”

　　标题使用“紧急”或“尽快”等意味着对收信人完全不尊重。如果你的电邮很要紧，拿起电话给收件人说一下。即使在很少的情况下邮件真的紧急，在标题上加上急迫的标签也没有必要，这相当于发出了强烈的负面“语调”信息。

　　避免标题滥用“紧急”的关键分为两部分。首先，如果这件事情能以写电邮之外的其他任何方式得到最佳处理，那你应该选择而不写邮件。其次，如果没有其他更好的途径，那关键就在于你能否写出一个能引人关注的标题。毕竟，一般人检查邮件的频率比较高，只要你的标题能抓住收信人的眼睛，你需要他做的事情就会搞定。不要给电邮贴上紧急的标签，相反你首先要问这封电邮为什么迫切？这个问题的答案就是你应撰写的邮件新标题。假如某个客户今天就要获得答复，你只需简单地在标题栏写上“客户需要今天之内答复”。这足以让人感到紧急，但不会传递粗鲁、压迫的信息。

　　4. 传播负能量

　　如果发出的电邮老是告诉他人做错了，或者他人不该干什么，那肯定会产生负面影响。即使你希望提供建设性的批评意见，你也要在电邮中竭力避免消极情绪的传播。由于收信人不能直接听到你的话，他们将细读措辞的内涵，在阅读过程中他们的头脑中将产生自己所感知的你的语调。负能量如果以电邮的方式传播，负面色彩将尤为浓烈。

　　无论何时你发现自己在用消极的词语，比如“不要做”、“不可以”、“不愿”、“不能”，请把它们变为积极的措辞。这样的调整将改变你发出信息的整体语调，比如，把“将来你不能完成这样的报告”，改为“下次你完成报告时，请.。。”。如果你必须发出负面的回馈时，也不要在电邮中这样做，你可以在电话中说，或者一起在山坡散步时聊聊。

　　5. 形同机器

　　为了让某件事情尽快完成，人们很容易想到写电子邮件，但如果过于极端地这样做，你可能给人留下形同机器的感觉。你不可能走到一个人的办公室里，交给他一份要求如何做的报告而不说些感谢或欣赏的话。直切主题可能看上去是一种最有效率的方式，但它将留下持续的负面印象。

　　解决这个问题很简单，只需多花一秒来问候一下收信人。你无需询问收信人他周末过得怎么，你只要简单地把对方当成一个有血有肉的人。与简单地发邮件安排工作比，问候一下对方将使邮件的语调恭敬得多。

　　记得要将上述的解决方案融会贯通。

　　写电邮最微妙之处在于确保收信人对你邮件的感知是你希望他们感到的。你必须有人际关系方面的意识确保这一目的达成。这就是说，你需要在点击发送前多花一点时间，从你收信人的角度想想他们对你的邮件会有什么看法。

　　以上写电邮的大忌你最讨厌哪点？你自己犯过其中的哪些错误？请在本文下方的评论栏分享你的想法，我从贵处学到的，将与你从我这里获得的一样多。(立悟/编译)

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