让一天不止24小时

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　　文/张放天

　　现代管理大师彼德.德鲁克有这样一句名言：“时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。”英国博物学家赫胥黎说得更形象：“时间是最不偏私的，给任何人都是24小时，同时时间是最偏私的，给任何人都不是24小时。”

　　当代成功人士的一个共同的特点就是，他们都是时间管理的高手。

　　我们无法使时间停留、倒流，但我们可以控制时间的“流向”，这就是通过有效的时间管理，让时光流向有意义的地方。

　　从第一代的时间管理理论“着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力”，发展到了现在，第四代时间管理理论已从整个个人管理的角度来看待时间管理问题，而个人管理的实质就是生命管理。因此，在正式介绍时间管理的具体方法之前，我们先同大家一起做个游戏，来加深你对这个观点的理解，这将有助于你提高对时间管理的重要性和紧迫性的认识。

　　这是引自中国台湾地区的一个十分经典的培训游戏，只有你亲自去做，才能够有更加深刻的体会。

　　培训游戏的引入：

　　假如现在你个人的生命处于0～100岁之间，接下来我们来玩一个游戏。

　　请准备一张长条纸用笔将它划成10份(中间部分刚好每两列一份代表生命中的10年，

　　分别写上10、20等，最左边的空余部分写上“生”字，最右边的空余部分写上“死”字)。

　　下面我给大家出几个问题，请大家按我提的要求去做：

　　第一个问题：请问你现在几岁？(把相应的部分从前面撕掉)

　　过去的生命是再也回不来了！请撕彻底撕干净！

　　第二个问题：请问你想活到几岁？(如果不想活到100岁的话就从后面把那部分撕掉)

　　第三个问题：请问你想几岁退休？(请把相应的退休以后的部分从后面撕下来，不用撕碎，放在桌子上)

　　就剩这么长了，这是你可以用来工作的时间。

　　第四个问题：请问一天24小时你会如何分配？

　　一般人通常是睡觉8小时(有人还不止呢!)占了1/3。吃饭、休息、聊天、摸鱼、看电视、游玩等又占了1/3。其实真正可以工作有生产力约8小时，只剩1/3。

　　所以请将剩下来的折成三等份。并把2/3撕下来，并放在桌子上。

　　第五个问题：比比看。

　　请用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和刚才撕下的2/3加在一起，并请思考一下您要用左手的1/3工作赚钱，提供自己另外2/3的吃喝玩乐及退休后的生活。

　　第六个问题：想一想。

　　你要赚多少钱、存多少钱才能养活自己上述的日子，这还不包括给父母、子女、配偶的哦！

　　第七个问题：请问你现在有何感想？

　　第八个问题：请问你会如何看待你的未来？

　　这个游戏，你按要求做完了吗？你有什么感想？上海的一次高级营销培训课堂上，一位50多岁重新开始创业的老太太做完这个游戏，当场就“哇”的一声大哭了起来！

　　你珍惜生命吗？你想在有生之年有所作为吗？生命是由分分秒秒的时间所组成，时间管理的实质就是生命管理。拿起一只笔和几张纸随我一起开始吧。

　　进行时间管理的五个步骤：

　　一、列清单(越详细越具体越好，近期或者下周前后要办的所有事情。)

　　1 、2 、3 、4...... 按条列出至少14 条(不够就凑够，如果每天两件事都没有，那你的时间都跑哪里去了？)

　　与你的“生涯规划第一步”(在4期《找寻生命的真实目的，做自己想做的人》里提到的，也就是你这一生最大的梦想)的内容相比较，看看清单里有哪些与里面的内容相关？(有关的在事件序号前面标注A；没有有关的现在就补充几条，并在前面标上N，要真实。所有这些标注的符号都是为了让你自己更深入的了解你过去的时间管理的优点和不足。)

　　二、排顺序

　　1.本周核心事务：从上面的清单里选出你认为应该是本周最重要的三件事(以内)

　　如何衡量？就是等下周结束以后，别人问你过去的一周都做了哪些事情，你马上能高兴的说出三件来。(看看清单上觉得还没有称得上衡量标准里面的事情，那就加上。没有有关的现在就补充几条，并在前面标上H，要真实)。

　　2.将清单上的事件按紧急程度排序(在后面标上1、2、3......)。

　　3.将清单上的事件按重要程度排序(在最后面标上1、2、3......)。

　　三、理论掌握：时间管理四分图

　　若把你每天睡眠以外的时间用以下的4种性质分开，每种占多大的百分比？

　　1.重要而急

　　很多人每天的生活都在极度忙碌之中，每件事都是重要而急的。若这栏长期地占全部时间的50%或以上，我们的生理和心理健康都会受到不良影响，与别人的关系和人生其他的重要方面都会因此而变坏。

　　2.重要而不急

　　经常告诉自己应该去做(或多做)，而总是没有实行的事情便入此栏。这栏亦往往是真正把自己人生推进往上的事情，例如足够睡眠、与家人旅行、学习、运动、研究工作等。这栏亦是最容易被忽略的一栏。

　　3.不重要而急

　　这栏的事情是为别人而做的，例如接听手机、约好去一些无关紧要的约会等。若这栏的事情太多，我们会埋怨自己太被人摆布了，或者处于被动和无奈的状况下。

　　4.不重要亦不急

　　这栏的事情，在人生中常常是可有可无的事。但是如果一件这样的事长期在心里涌出，它可能是重要的事而未曾被自己注意。

　　没有“正确”的比例，一般来说：

　　1 栏最好低于50%

　　2 栏最好维持在20%或以上

　　3 栏应慢慢地减低

　　4 栏亦应该降低

　　1栏事情往往不能马上被减少。最好的做法是把从3及4栏省下的时间用在2栏事情上。慢慢地，1栏的比例便会渐渐降低。

　　偏重各类事务的结果：

　　偏重第一类事务的结果：压力、精疲力竭、危机处理、忙于收拾残局。

　　表中，第一类事务既急迫又重要，人生在世，无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者，更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动，终有被问题淹没的一天。他们惟一的逃避之道，便是做些无关紧要的活动(第4类)，至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。

　　偏重第三类事务的结果：短视近利、危机处理、被视为巧言令色、轻视目标与计划、缺乏自制力、怪罪他人、人际关系浮泛甚至破裂。

　　也有人把大部分时间，浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上，误以为越急迫就越重要。其实，急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

　　偏重第三、四类事务的结果：全无责任感、工作不保、依赖他人或社会机构维生。

　　只重视第三、四类事务的人，拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事，对第一类要务也尽量节制，以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类)，才是个人管理之论。

　　偏重第二类事务的结果：有远见、有理想、平衡、守纪律、自制、少有危机。

　　第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

　　相反地，真正有效率的人，是急所当急、不轻易放过机会并防患于未然的。尽管也会有燃眉之急，但总设法降至最低。

　　因此我们在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处于被动之中。

　　四、列日程表

　　将目前清单上的事往下表里面排(假如是6月7日至13日这一周)

　　(有没有暂时做不了，或现在觉得没必要做的项目？有的话在前面分别标上“？”“X”)

　　五、提炼

　　提炼出1～3句话(或词)作为指导思想写在最醒目的地方——这几句话是你下周或最近最需要的，或最想改善的。如：挑战自我，发挥潜能。

　　请注意：

　　.一定要将这个日程表贴在墙上，或放在手边；

　　.要经常能看见，在每天开始的时候和不知道自己该做什么的时候看一看；

　　.在每晚进行反省；

　　.根据情况进行适当调整；

　　.连续观察和总结几周你所做的日程表及实施结果，从中摸索出一套适合自己的、简单有效的时间管理和日程安排方法。

　　让一天不止24小时

　　下面总结了20个节省时间的具体方法，请根据你的需要选用它们：

　　1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序；

　　2.从优先级最高的事物着手；

　　3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做；

　　4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分；

　　5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用；

　　6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室；

　　7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”；

　　8.学会委派别人做事；

　　9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理；

　　10.减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务；

　　11.避免完美主义。记住80/20 定律；

　　12.避免做出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度；

　　13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件；

　　14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟；

　　15.聚精会神地做手头的事情；

　　16.处理重要事情时，使用大块的时间；

　　17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易；

　　18.文书工作争取只处理一次；

　　19.在行动以前，彻底地思索整件工作；

　　20.第一次就做好。

　　个人简介：

　　张放天，男，北京市社会科学院应用心理学研究中心主任助理、研究员。励志人生社会公益事业发起人，《励志人生》网站、电子期刊创办人，北京林业大学成功创业者协会顾问兼常任理事。

　　主要专注于成功励志、人生设计、潜能开发、创业素质及心理健康等领域的研究和探索。