封面新闻记者 欧阳宏宇
码字、填表、做PPT，几乎是时下每个打工人的工作常态。你是否想过，有朝一日办公软件都变得“成熟”起来，甚至学会了自己写稿做图，提高工作效率。
得益于AI大模型的赋能，办公软件从过去的一个个本地化的独立软件应用蜕变成了一整套智慧系统。当“效率工具”升级成为“生产工具”，劳动密集型产业也得以向技术密集型产业转变。
Word、Excel、PPT……对于每一个上班族来说，再熟悉不过。在技术的赋能下，它会如何改变我们的工作方式？又能否成为成为我们每一个人的新质生产力？带着这些问题，我们一同到大湾区寻找答案。
不只是一个文档编辑器
AI办公软件更是生产管理工具
在深圳创业的蒲学群至今还记得刚创业时的情形。
十多年前，蒲学群离开湖南老家来到深圳工作，凭借自己在电子技术方面的知识储备，他很快找到了在一家日本电子企业从事管理工作的岗位。几年后创业大潮兴起，发现了更多市场商机的他离开这家日企，和几个朋友一起，开了一个电子元件加工作坊，正式开始创业。
“在日企工厂里，一个偌大的车间只需要几名工人，但在我们厂里，用同样数量的工人根本忙不过来；后来才发现是管理工具上的差距，是用纸质文档的记录管理，已远远达不到现代管理的要求。”蒲学群告诉记者，在大企业里看似平常的数字化管理工具，对于小作坊来说是很“高级”的技术。“比如，大企业通过OA、ERP等数字化办公软件对质检数据进行监控，如果产线上有物料摆偏了导致出现了残次品，就可以通过软件上采集的数据，分析反向推导是物料状况、生产计划、生产进度、品质管控、不良追溯等环节中的哪些出现了问题，良品率是多少。”
蒲学群正在工厂里工作
管理软件系统“高级”，意味着造价昂贵。蒲学群告诉记者，大企业的办公管理软件造价不菲，功能也很丰富，但很多能力小作坊也用不上，而且不能按照自己的想法进行编写，使用起来比较麻烦，并不能节省人力。“因为很多软件都是按套餐形式定制化售卖，所以我们就采用人工填单的办法，最后再统一录入到电子表格中，虽然是麻烦了点，但节省了不少成本。”
事实上，云服务、AI大模型等技术与办公系统的结合，正为传统行业中小微企业带来AI办公新范式。WPS 365、钉钉、飞书、企业微信等国产办公平台接踵而至，并很快同线下场景展开结合实践。它们中的不少都已实现通过模块化、低代码等能力，以更低成本满足企业的办公场景个性化需求。
在与深圳隔海相望的珠海市，金山办公Office文档产研事业部多维表格运营负责人谢玉龙正在对旗下AI办公平台WPS 365进行技术调试。他告诉记者，在AI大模型的赋能下，国内企业开发的电子表格、电子文档等办公软件已经能够实现OA、ERP等昂贵的专业办公系统的能力“平替”。
谢玉龙所在的金山办公已有36年的办公软件开发历史，并于2019年在上交所挂牌。上市五年来，其股价最高时较发行价一度翻了11倍以上，当前市值也较发行时增长了1.8倍。其2023年年报显示，其研发费用率约32%，并正利用AI重构产品力，并推动核心组件的AI产品化进程，专利总数高达2493个。年报发布当天，其股票一度涨停，并创下2024年来股价的新高。
日前发布的《2023年中国协同办公行业及标杆案例研究报告》显示，数字化转型需求推动协同办公市场增长，行业规模有望达330亿元；在行业趋势方面，随着AIGC的爆发，办公场景已成为了大模型率先落地的场景之一。中国信通院此前发布的《“小快轻准”持续降低数字化转型门槛》报告也指出，协同办公平台为中小企业提供的普惠、敏捷、低成本的数字化转型新路径，让企业数字化转型成本降低达80%。
在谢玉龙看来，如今的国产办公软件已不仅是一个文档编辑器。“将功能重心放到协作和AI上之后，WPS 365已接入了聊天、会议、邮件、云盘、工作台、待办等能力，成为了一个能让人和人、人和AI之间达成协作的办公平台，为企业级客户提供了新质生产力的解决方案。”他说。
办公软件让传统产业上云
赋能小微企业用上了“高级”软件
从传统的“离线办公”到网络时代的互联网办公，再到AI时代的智慧办公，技术的发展推动办公软件持续进化，以不断满足上班族们日益增长的需求。
“用户对办公软件最早的记忆就是文档工具，随着人们对办公领域需求的不断变化，办公软件也需要从线下走到线上，甚至实现智能化。”金山办公Office产研事业部多维表格产品负责人赵翔回忆到，在过去，可能一个单机版的电子表格就能满足工作需要，一旦工作内容需要像OA一样上网，或者是多地协同，传统的办公工具就无法解决这一问题。
在他看来，办公工具对办公效率的提升是一个显著的“从线下到线上”“从单机到智能”的过程。“针对不同场景，办公软件从本地文档升级成在线文档，在线文档又同会议、OA等能力结合成为一个AI办公平台。”赵翔说。
就在不久前，金山办公对外发布了面向组织和企业的办公新质生产力平台WPS 365，其中包含升级的WPS Office、最新发布的WPS AI企业版和WPS协作。据了解，企业员工在该平台上，除了能实现日常工作所需的读书写字等基础功能外，还能自助化分析数据、获取数字员工服务。
AI办公面向组织和企业提高生产力
在蒲学群的工厂，所用到的正是这样一套办公系统。记者看到，工厂中每一台贴片机床上都装上了一块触摸大屏，屏幕上显示着一张电子表格。据了解，这张表格储存在云端，上面记录了从原料进厂到产品出厂的所有信息。每个环节的工人只需要在对应的表格单元格填写信息后，表格就会自动汇总并推送到工厂管理者的手机上。
在每一块即将出厂的PCBA板等电子元件产品上都贴有一个标签，上面除了基本信息外还在醒目位置记录了一串编号，与电子表格上的编号一一对应。
“过去，工厂经常出现零件丢失的情况，使用这套工具后，每个订单都能可视化地呈现，并能在表格中实现全链路检索；如果是在大型工厂里，要达到同等程度的品控则需要一套复杂且昂贵的系统来支撑。”蒲学群告诉记者，他的工厂不过几十人的规模，但生产的电子元件已能和大企业的产品媲美，并远销海外。“就是这套系统只花了几千块出来的系统，比过去手工填写订单效率提高了20倍以上。”
在蒲学群的手机上，他给记者展示了一套WPS 365的多维表格：表格中，厂里各岗位的工作效率和任务的达成情况一目了然。“这些流程管理和可视化管理解决了异地办公的问题，我还可以通过自动化流程的设定，让自己能在家里随时查看订单情况、生产进度、品质情况等所有需要管控的环节。 ”他说。
蒲学群的工厂里，用多维表格管理生产流程
事实上，国内办公软件在完成正版化代替后，正从本地办公向协同智慧办公乃至AI办公转变。在国内，除了认可协同办公的大型企业外，对于中小企业，目前的行业趋势是鼓励上云，帮助其提高效率。
除了国内的软件企业，微软、谷歌等软件巨头也看到了企业向办公软件要效率的需求。在Office 365推出一年后，微软在今年2月公布数据显示，该产品付费用户已突破4亿，Office 365 Commercial 营收也增长了17%。微软还在财报中表示，会继续加速推进Office产品整合AI功能，满足企业、个人的未来办公需求。谷歌CEO桑达尔·皮查伊日前也在接受采访时称，会进一步将多模态AI与办公场景结合；他同时透露，现在才刚刚开始，事情会进展得很快。
在谢玉龙看来，AI办公虽然前景广阔，但还有待发展。“比如，协同办公时代做PPT是套模板，数字办公时代就变成了AI通过人拟定提示词，生成一个定制化的模板。”他表示，AI办公平台要成为新质生产力，首要的是办公软件产品足够的简单，并且贴合场景。在此基础上，还需要让AI去获取更高阶的办公软件用法，例如让帮人完成分析数据和打标签等更加复杂的工作。
不过，就像是汽车替代马车，电子表格取代手动记账要以人的思想转变为前提。赵翔表示，现在很多行业已有垂直且精准的智慧办公解决方案落地，等到产业爆发时，会有越来越多的企业去拥抱AI办公，这已是必然趋势。“这也需要人们认知的提升，在那之前开发者只需要把产品做好就足够了。”
加强市场教育与数据保护
推动AI办公成为新质生产力
显然，AI已经把办公软件重塑了一遍。
“AI协同办公赋能传统产业，已经在提升沟通效率、优化信息管理、强化决策支持上体现出能力。”北京社科院副研究员王鹏在接受记者采访时分析到，目前，AI等新技术的出现已赋予了人们新的办公方式，最直观的就是办公软件在跨平台和多设备上的支持，比如人们已经渐渐习惯的办公内容在生产设备和智能手机间同步。“未来势必还会有更多的设备支持办公的无缝切换。”
如今，云计算和大数据与越来越多的传统产业深度融合。数据上云，也推动了阿里云、腾讯、京东等科技公司的工业云、农业云平台出现。在这些平台上，人们该如何对数据进行充分而高效的利用？得到人工智能和机器学习赋能的办公软件就充当了人与信息沟通交流的媒介，在一定程度上，AI办公软件还可以成为办公助手帮助人处理繁琐枯燥的数据整理，和专业性强的数据分析等工作。
“届时，不仅办公软件的界面更加简洁而有个性化，而且在AI支持下，还可以让软件不断学习用户的诉求，在用户办公的过程中，与软件实现智慧化的交互。”王鹏预测，随着智能汽车、智能家居等物联网技术的普及，整合了AI能力的办公软件还能够与未来的硬件设备兼容，让人们的办公更加灵活。
不过，目前的AI协同办公要真正成为一种新质生产力还有待时日。在王鹏看来，用户接受度与数据安全性是时下AI办公软件最需要关注的方面。“尤其是数据安全和隐私保护，不仅需要加密技术保障安全，还要注重提高团队的数据安全意识。”
从本地化办公到AI协同办公，越来越多办公软件工具的出现既丰富了人们劳动工具的选择，但也在无形中创造了信息孤岛。对此，王鹏提醒，企业开发AI协同办公系统还需要不断提升系统整合和兼容性，同时注意对新的协同办公系统技术进行更新支持。“从技术层面，更好地帮助用户适应新的办公工具。”
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