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2005年5月28日至6月27日，本人赴日本爱知世博会上海咨询台工作，期间先后走访了爱知世博协会的官员、2005年日本国际博览会推进局局长蔀和夫为代表的运营商以及大量的一线工作人员与普通游客，了解爱知世博会管理方面的一些做法及其实际效果。在此，着重谈谈对本届世博会在控制入馆参观人数的一些观感，以便于我们有针对性地学习借鉴世博会组织管理方面的经验和不足。
世博会的特点就是参观人数多且集中，因此，合理控制入场人数是一项伴随始终的工作，既要满足从世界各地而来的观众参观的需要，也要平衡不同展馆的接待能力。据估算，爱知世博会入场总人数的目标为1500万人，如此庞大的参观人群在185天的展期集中涌向各个展馆，平均每天都有8万人左右入场，每天最少入场人数为5万人，最多则为20万以上。为了控制合理的入场人数，主办方确定了15万人为标准日，根据标准日确定各种管理设施和人员的规模，并在具体做法上主要采取了两方面的措施：
通过排队控制在展馆内参观的人数。主办方在这方面的管理比较严格，总的感觉是到处需要排队。总体而言，日本的老百姓还是比较讲秩序的，都能老老实实地排队，中间需要上厕所，出去一下，回来继续排队。但并不是所有国家的人都能这样做的，据说等候时间过长也是吸引不了外国游客的原因之一。
通过预约方便参观者选择参观。爱知世博会有一些热门展点非常吸引游客，为能提高参观效率和参观质量，主办方提供了两种预约参观的方法，包括网上预约和购买特别的预约卡，凭预约可以优先进入展点参观。笔者向长久手的日本馆请教了网上预约的办法，按规定需提前一个月在网上预约，到时按照预约的号码来现场换取“整理券”（预约单）。另外，本次世博会还出售一种植入了IC芯片的磁卡门票，参观者用这种磁卡可以事先预约热门展点，一个参观者一次最多只能预约两个展点。预约可以预先平衡场馆的接待能力，对解决排队的问题也有所帮助。但客观地说，爱知世博会在这方面做得并不成功，预约的网上界面只有日语，把大量的外国人排除在外，加之，许多中老年人不会上网，又把相当多的人排除在外，而且，要提前一个月预约时间也太长了，所以，采用网上预约办法进馆参观的人数很少。
爱知世博会总入场人数预计1500万人，而2010年上海世博会预计达7000万人，是爱知世博会的4倍还要多，管理好这么庞大的人流，实在不是一件容易的事。来自国内的参观团普遍感慨：如果组织不善，非但不能做到成功、精彩、难忘，反而会成为“吃苦夏令营”。因此，爱知世博会给我们的启发是：在规划时就要留出足够的余地，想尽办法让大家少排队。从丰田馆的情况来看，每天接待人数限制在8000至10000人左右，而每天的入场人数是14万左右，这注定会把大部分人挡在馆外。以前，有一种说法是2010年世博会平均每天入场人数为40万，极限值可能高达80万人，但是如果考虑到附近的观众买了长期券，那么一张票就可以进几次，那么每天的入场人数就远不至是40万了。据爱知世博协会透露：名古屋附近的许多游客都买了1.75万日元的长期券，最多的入场次数已经超过60次。另外，我们还要提高预约的可操作性。条件允许，也可以考虑采取差异化服务，利用价格杠杆分流人群。最后，在活动的策划上，也要充分考虑利用活动去分流人群。有人批评爱知世博会教育意义远大于娱乐本身，能吃喝玩乐的地方太少。试想，如果有许多地方可以去玩，谁还愿意在炎炎烈日下去排队呢？
《国际金融报》 (2005年09月16日 第十八版)
作者：本报特约作者 沈雪松
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