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外企女秘书就得泡在琐碎堆里


http://finance.sina.com.cn 2006年06月30日 16:13 中国新时代

  提要:“他一天在公司里太忙了,确实没有时间。” 玛瑞娜觉得,这是一件很自然的事,“你很难说是这个事情是老板个人的,我不干。”

  文/ 实习记者 权静

  玛瑞娜早先在IBM做秘书时,还曾经闹出过笑话。

  当时玛瑞娜帮老板安排出差,因为不了解美国和欧洲的情况,没考虑到交通状况和酒店离机场的距离,结果制订的行程表非常紧张,“稍微耽误一点就赶不上下面的航班了,尤其是国际航班,有时候错过了一班,可能后面要耽误好几班。”

  半个月后,老板出差回来,跟同事们开玩笑说,“你们知道我身材为什么这么好吗,这得感谢我的女秘书,因为她给我安排的行程,都是必须跑着的。”

  至今,虽然已经跳槽到了摩托罗拉,但玛瑞娜仍然感激当初那位老板

幽默、宽容的态度。“因为老板允许我犯错误,给了我空间成长。”玛瑞娜对《中国新时代》记者说,自己自从干上了秘书这一行,已经变得越来越细心,每一件琐碎的小事都能处理得有条不紊。

  老板就是衣食父母

  “女秘书瑞贝卡”的邮件事件,应该说玛瑞娜算是外企圈里知道得比较早的那一拨。“外企这个圈里有个什么事传得很快,传来传去,大公司这个圈里就都知道了。”但对于如此“厉害的女秘书”,玛瑞娜并不太以为然。

  “我觉得这个事情只是个人处理问题的一种方式,并不代表所有的人都会这样处理问题,也并不能说明现在外企里面,女秘书和老板之间有很大的矛盾。”玛瑞娜说:“她的处理方式有点过激,这种方式也解决不了问题呀,最后她不是还是离职了吗?而且后来找工作会面临很大的困境。”

  对于玛瑞娜供职的摩托罗拉公司而言,这样的事情是不可能发生的。“如果是我的话,我们一定不会出现这种问题,因为钥匙一定是两套,秘书和老板一定都要有,保安也会有啊,怎么会把老板锁在外面呢?”按照她的习惯,如果老板出去应酬,“一般会帮他把门锁上”。

  回顾自己短短几年的职业生涯,她觉得,“秘书这个职业是比较特殊的”,因为老板有时候总会有一些私人问题需要帮忙处理,甚至可能包括家里的事情,“他一天在公司里太忙了,确实没有时间。”玛瑞娜觉得,这是一件很自然的事,“你很难说是这个事情是老板个人的,我不干。”

  即使是帮老板买盒饭之类的琐碎事情,玛瑞娜都认为,“这太正常了,太正常了啊!”以前在IBM工作时,她几乎每天都要帮老板订餐,“订一订就会知道老板喜欢吃什么了。”以至于到后来,老板不用说,她都会知道他想吃什么。

  说起自己跟以前公司的老板时,玛瑞娜表示,“有时候他一个眼神,我就知道他要干什么。他说上两句话,我就知道他今天的状态是怎么样的,可能他今天的工作压力特别大,就会有烦躁的情绪。”

  其实,这样默契有时候也是互动的。玛瑞娜刚到摩托罗拉工作不久,家人就生病了,而且病得很重,但她坚持着没有请假。没想到,老板知道之后非常生气,让她马上回家,“这个时候你不该在公司工作,而是应该在你的家人身边,他们更需要你!”

  玛瑞娜觉得很感动,“外企虽然工作强度很大,但还是很人性化的。”或许,玛瑞娜是幸运的,因为老板一般都不会在工作时间之外给她安排任务。

  “他们急得不得了的时候,才会在你休息的时候给你打电话。”玛瑞娜记得,有一次自己在休假的时候,接到了老板的电话,没想到,“老板会说非常非常不好意思,这时候给你打电话。” 玛瑞娜顿时受宠若惊。

  “我说没关系呀,绝对是没关系。”玛瑞娜认真的说,“这是你的衣食父母啊,真的,你不觉得吗?这是饭碗呀!”

  泡在琐碎堆里面

  像很多家住京郊的上班族一样,玛瑞娜早上不到七点就要出门,经过近两个小时的路程,到位于国贸的摩托罗拉大厦上班。

  她每天要做的第一件事就是处理邮件,“每天会有几十到上百封不等的邮件”,老板的筹备会议、准备报告、安排出差等的工作要求,都会通过邮件传达给她。下班之前,她还会在随身的小本子上记下今天没有完成的事情。

  “做秘书是一定要能耐得住琐碎的,不像做销售或者公关,要很有热情、很有闯劲。”玛瑞娜坦言,秘书这个工作处理的都是小事,但是每件事情都非常重要。

  对于玛瑞娜来说,如果某一天在发邮件或填数字的时候手抖了一下,填错了一位,“造成的结果,可能就是同一时间好几百个人打电话都打不进来。”最让玛瑞娜高度紧张的,是在IBM的时候,“老板手下有上千人,经常会有这种电话会议和网络会议,这些消息都是要秘书发送的。”

  目前,玛瑞娜已经是一名资深的秘书了,“很多东西我早就很熟悉了,比如说我老板要去出差,很多东西他还没有想到我会想到他前面去。”有时,她会提醒老板,“某个时间某个城市正在举行什么活动,你要避开这个高峰,你这个时间定去什么地方的票会订不到。”

  经过这些年做外企秘书的历练,玛瑞娜感觉,“这个大圈子还有很多共性的东西在里面,比如说,所有的老板都会有非常好的职业素养。”她说,尤其是海外背景的管理者,他们对人对事的评价都会比较客观,“一般不会因为性格不同或者是做事的方式不一样,而看你不顺眼或者是对你有成见。”

  每天工作近十个小时的玛瑞娜坦言,外企的工作压力比较大,事情也很多,没有人会在人际关系上花很大的精力,“根本就没有这样的时间!”

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