把应聘经理装进“文件筐”

　　陈维义 原野

　　管理者面对的无非是“人”和“事”。第7期我们介绍了“无领导小组”技术可以现场测评应聘者对“人”的影响力，那么本期再奉上“文件筐”技术，则可以测评他现场处理事件的能力。

　　二战期间，美国军方向敌国派遣敌后情报人员屡屡受挫。为扭转选人失利的不利局面，军方委托心理学家研究了一套以情境模拟法为核心的人员鉴别方法，获得了出乎意料的成功。

　　二战结束后，美国电报电话公司大胆地将这一技术实现了“军转民”，陆续对企业内部四百余名年轻的经理人员实施了以工作情境模拟为核心的测试，其中就包括被称为“实战演练”的文件筐测验。重点评估他们的知识、技能、价值观和个人职业愿望等方面的内容，并将测试结果封存。8年后，将当年的测试结果与这些年被测人员的实际业绩及晋升情况进行对照，结果表明：在提升到部门经理职位的人员中，80%的评价是正确的，而在未被提升的人员中，90%的人员预测准确。上述结果带给人们更多的信心。进入21世纪，跨国企业已普遍采用这一技术进行人才鉴别，我国一些管理较为规范的企业也已开始尝试。

　　什么是文件筐？

　　资深测评专家、北京工业发展咨询有限公司总经理辛浩力介绍说：文件筐测验又称为公文处理测验，它是将目标职位在实际工作中将会遇到的典型事件、棘手问题等通过结构化设计，以请示、汇报、通知、备忘录、信函、报表、来电记录等书面形式呈现。这些资料通常是放在文件筐中，“文件筐测验”因此而得名，让被测人员在所安排的仿真情境中扮演目标职位管理者的角色，对事先设计的文件进行处置，通过写出的书面处理意见，考察被测人员在规定时间内能否敏锐捕捉信息、准确形成判断、妥善进行决策、有效指挥与协调的能力，是被测者现场表现的综合性测验。

　　为什么文件筐测验特别适合于高级管理人员呢？它主要得益于以下特点：

　　实战性：文件筐测验的所有题目均来自于管理工作的实践，是基于高级管理人员的特点设计的，它自然也最符合高级管理者的职位特点、职责内涵。

　　仿真性：文件筐测验力求模拟目标职位现实中真实发生的管理情境，让被测人员扮演目标职位管理者的角色，对实际解决问题具有高度似真性。

　　机动性：文件筐测验可以根据不同目标职位的特点、所面临的难题和困境以及需要评价的测评要素有针对性地编制题目，内容灵活多变。

　　操作性：文件筐测验提供给被测人员的背景信息、测试问题以及被测人员对文件的处理意见都是以书面形式呈现的，测验便于操作，可多人同时实施。

　　多用性：文件筐测验除用作评价、选拔管理人员外，还可用于考核和培训。它能够有效提高管理者的管理技巧，选拔过程也就是培训过程。

　　企业在决定使用文件筐测验前应当分析以下因素：

　　成本因素：文件筐测验的测试题目设计、评分标准确定过程需要投入相当大的人力、物力和财力，只有通过深入地研究与筛选，才能保证较高的效度。从企业成本控制的角度分析，文件筐测验适用于担负重大职责、战略性的关键职位，一般为中高级管理职位，而用于基层管理者则可能得不偿失。

　　评价因素：文件筐测验是综合性测验，主试官首先要对被测人员的文件处理书面结果和他在测验过程中的行为表现进行判断和评价，然后通过深度问询了解被测人员处理文件的思维过程及思维风格。因此，主试官必须对测试题目的可能答案及题目之间的内在联系了然于胸，一般情况下非专业主试官需要接受1～2星期的培训，并且最好有测评专家随时加以指导。

　　文件筐“装”什么？

　　一般来讲，文件筐内装的是十几份甚至更多的诸如：备忘录、请示、信函、报表等书面形式的文件，这些文件的信息来源有上级和下级，有内部也有外部，内容涉及内部管理、人事、财务、生产、市场、政策法规、客户、公共关系等方面，其中有些是日常琐事，有些是紧急事务，也有重大事宜，但这些问题都是围绕目标职位可能遇到的状况进行设计的。

　　文件筐测验最基础、最重要的工作是测试题目的设计，也就是呈现给被测人员的各类书面文件，它决定了测评结果的信度和效度。设计测试题目主要依据以下信息：

　　产业或行业特点——企业发展阶段——内外环境状况——组织氛围与文化——职位使命及职责——工作活动与方式——权限与可用资源——内外部协调关系——近阶段工作目标——管理能力与素质。

　　一般情况下，由专业人员组成的测试题目设计小组，在充分掌握上述相关信息的前提下，用三个工作日左右的时间即可完成一个高级管理职位的文件筐测验题目设计。下面是文件筐测验的题目示例。

　　假定你是某合资电子公司的总经理，以下任务要求你单独完成：

　　今天是10月20日，由于停电所有管理人员已提前下班，你刚刚从本部回来，已经是下午五点。你的办公桌上有一堆文件，你最好在六点前处理完毕，因为你将去香港参加国际电子产品展览会，机票已经订好，司机六点来接你去机场，你10月24日才能回到你的办公室办公。你公司的主要产品市场需求量很大，正打算扩大生产规模。好，你现在可以开始工作了。

　　文件一：金总：上月销售部经理陈华离职之后，又陆续流失6名业务主管，销售人员数量严重不足，人力资源部至今没有补充到位，部门内士气低落、人心思动。部门内8名骨干业务主管今天联名要求三日内与您就销售提成额度问题进行沟通，此事如何处置，请指示。

　　销售部，10.20

　　文件二：金总：财务部赵杰在划拨款项时出现失误，造成较大损失，按规定应解除合同。现赵杰愿意由个人弥补损失，且赵杰的父亲是我们的重要客户，目前正面临签署明年的购货协议，销售部认为按规定处理赵杰会对协议的签署产生很大影响。此事如何处理？

　　人力资源部、财务部、销售部，10.18

　　文件……

　　文件筐测什么？怎么测？

　　文件筐测验是评价高级管理人员的重要工具，它主要从两个主要角度和一个辅助角度对被测人员进行考察。

　　主：

　　管理能力角度：计划、分析、预测、决策、组织、驾驭和沟通等能力。

　　业务角度：财务、人事、行政、市场、生产、战略、投资等业务。

　　辅：

　　现场行为：自信/退缩、镇定/焦虑、轻松/紧张、条理/忙乱……

　　其中：

　　计划能力：合理利用信息资源以设立目标，制定完成目标的策略以及开展工作的步骤、方法及资源预算。

　　组织能力：根据任务的轻重缓急确定工作次序，组织各种指向结果的行动以实现目标，有效授权及利用各种可用资源。

　　控制能力：设定业绩目标，检核行动过程，及时解决出现的突发问题，保证正确的行动方向，客观评价结果。

　　决策能力：缜密剖析复杂问题，多角度思考解决问题的途径并理性评估，策划并选择高质量的决策意见。

　　沟通能力：运用书写的技能准确表达个人思想、意见和意愿，以影响他人来获得广泛的支持。

　　应用文件筐测验要重点把握两个环节：

　　1.文件筐测验的实施程序

　　(1)测试准备阶段：测试环境的布置、主试官的培训、测验题本及答题册检核、摄像设备检查及试拍。

　　(2)现场施测阶段：宣读测试注意事项、指导语，按各阶段测验时间要求控制进程，摄像，主试官现场行为观察。

　　(3)深度问询阶段：主试官依据被测人员笔试结果进行提问，并参照标准进行一致性讨论、评分。

　　(4)分析评价阶段：参照标准对笔试结果评分、观看现场录像修正行业评价、综合三类评分形成个人报告。

　　2.对主试官的要求

　　文件筐测验的主试官原则上应由咨询顾问、测评专家或心理学家担任，企业的高管人员或人力资源管理者作为辅助测试官。由于企业高级管理人员对企业现状有着更为深刻、切实的感受，在通过标准化的培训以及专业人员的即时指导后，他们能够与具有专业背景的主试官形成有益的互补。文件筐测验要求主试官具有以下方面的素质：

　　●了解企业基本情况，对目标职位的内涵理解深入；

　　●具备相关知识基础，了解文件筐测验的理论和实践依据；

　　●熟知测试题目的各种可能答案及题目之间的内在联系；

　　●明确题目的评分标准及测试要素的定义，并与其他主试官达成一致；

　　●善于观察被测人员的行为表现，准确记录并形成判断；

　　●具备较强的沟通技能，恰如其分地进行深度问询；

　　●主试官应当在测试前得到充分的培训；

　　●能够对被测人员进行独立、客观、公正、审慎的评价。□

　　责任编辑：孔 龙