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华彩咨询:落实企业规章制度的利器和三大原则


http://finance.sina.com.cn 2005年10月24日 09:23 新浪财经

  每每在外脑和内脑的支持下,很多企业都制定了看上去无懈可击的规章制度,但在执行落实上却总不尽如人意,使得公司预计的远景落空,因此如何使决策真正执行是我们必须解决的课题。

  垂直指挥制度是最到位的执行流程,是决策行之有效程度最高的组织——军队运用的,如果在企业中采取垂直指挥,我们必须遵循3个原则:

  1、一个上级的原则;

  2、服从的原则;

  3、逐级的原则。

  垂直指挥制度以组织系统表(组织树)为序列,以岗位描述为依据,在岗位描述方面必须明确职务名称,直接上级、直接下级、本职工作,直接责任、领导责任和主要权力(叁字权)。每个岗位,每个人都只有一个上级,并对这个上级负责。上级下顷可以越级检查,但不能越级指挥,否则会产生管理上的矛盾,当然,在某些特殊情况下(如下级的下级不服从指挥,下级指挥不动),可以越级指挥或整体指挥。下级对上结可以越级申述,不能越级报告。

  垂直指挥的方式有3种:1、命令。分口头命令和书面命令。2、会议,如例会、动员会、碰头会、现场会、专题会等。3、跟进、不断跟踪下级在某一方面工作的进展。不论是哪一种方式,都必须强调一点:完成的时限。可以采取复印制,如要求下级无话完成与否,必须在 小时内报告工作进度,必须注意指挥、管理的不间断性、及时性、前后一致性、确保执行、有监控。二、横向联络制度,企业的行为应是程序的行为。  

  企业各部门一般是相互服务,相互制约的,各尽其职,各负其责,在总经理统一指挥下,步调一致的,各部门一般都有自己的工作流程,有自己的运作方式和管理方式,自己的业绩评定模式,因此这些也是横向联系制度应该遵循的原则。各部门之间应相互加强联系,除来往经办事情表格化外,还应多交换资讯,不要固步自封。

  二、检查反馈制度,从公司来说,必须建立有效的检查,反馈机制,否则很容易使企业业务产生混乱。从各部门各自事务管理中也应制定检查反馈制度。比如说品管部门必须对产品生产、产品质量加以控制;人事部必须就全公司人员考勤,业务进行检查、考评;生产部必须就每一台机器,每一位生产人员进行检查,必须将检查结果反馈给动力部门,品管部门,人事部门。检查和反馈之所以需要,是因为这是企业的责任;企业在实现目标,计划过程中各种环境因素可能起变化;而现在企业所临的情况越来越复杂;工作中可能有错误,作为企业决策,执行的人也常会有失误,因此在检查和反馈中必须要有授权,因为执行者需要负责。

  检查一般可分为以下几种:

  1、行政检查,由上级对下级的一般性工作检查。

  2、例行检查,职能部门对自己所管辖部门的定期检查,应不能正确掌握许多企业往往流于形势。

  3、不定期突击检查,这种方式是在事先不通知的情况下,可以是某个职能部门派人,也可是几个部门联合进行检查,这种方式比较适合于找被检查部门平时所具有的各类问题有时甚至隐蔽性问题。

  4、考核评比。这是检查的最重要的一种方式,比较正规,可以书面考核,也可考实际操作,是对下级工作业绩,能力签定的考核。检查的结果是要对企业的内部管理提供一个依据,为企业就某一方案的施行,日常工作进展,日后的政策法规制定,人员奖惩作基础。

  因此它的作用应该是:

  1、检查政策、制度贯彻程度。一个管理者,一个部门就某一项工作需要制订什么样的政策、制度在工作日,哪些政策、制度行到实施,实施程度如何,哪些政策、制度没有得到实施,原因何在,是否需要改进。

  2、检查计划进行过程。在一个领导者或一个部门有无一个工作目标,是否订有计划,此计划是否便于推进,不股有一个核心计划,下层执行此计划是否有灵活性,是否利用下属100%工作效率。解决这些或是比这些还要多的问题,需要的方式就是不断地检查计划进行状况。

  3、对员工能力,业绩的检查。每个人都需要不断地学习,不断地提高技能。一般来说,对员工能力、业绩的检查都是有一个时间段的,而这个时间段因各企业而定,且一般采作试卷,实际检查考核。但每个人最终的能力、业绩达标是通过在一段时间内不断积累而来,因此企业的检查也应该除最终正规性检查外,还应有平时经常性检查。很简单,只要上级抽出一点点时间同被检查者作一个简短的沟通即可。

  这样我们就可以很清楚地分辨各部门中人员配备情况和工作安排情况,于是可以制定关于采购,营销部分的工作制度,这个制度以合理工作流程,岗位设置为依据,以指导实际工作为导向。这个制度的制定应该既附合理阶段工作要求,又有一定地前瞻性,要适合日后工作改进和增加的需要,同时当某一工作流程发生改变时,制度也要有相应地改变。关于制度的实施我们还是提倡“表格化,文字化”,以表格代理制度的执行,如《部门工作计划表格》、《交办事务表》、《出差申请表》、《工作进度表》、《工作业绩考核表》等,可以按工作内容的不同,制定不同的表格,请注意可以表格下方注明使用方法,注意事项,使即使是对相关制度不甚了了的新员工也能正确使用表格。上面我们以市场部例,实际上其他各部门也能将自己的工作流程化,分确化,制定相关政策,其原理是一样的,除一些涉及专业内容的表格外,其他表格在都是通用的。

  制度是人订的,也是靠人执行的,也许有的人制定了许多制度,但都不明白为什么要制定制度,以什么为依据,这是不应该的,制度确实要简单化,但最重要的是制度要因地适宜,要例于执行,便于监控,因此我们推荐制度“表格化,文字化”。


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