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企业20%花费是浪费 专家献绝招化解财务黑洞


http://finance.sina.com.cn 2005年08月22日 10:28 华夏时报

  印刷系统、电信设备、邮务系统是三大财务黑洞,专家为此献“绝招”

  

打印机旁,纸张四处散落,哪一张是有用的资料,哪一张是应该丢掉的废纸,企业内部的人都分得清楚吗?公司的邮件箱放着一大叠公务信件,里面可能夹了几封私人信函,如果没有注明,很可能就是全部用限时专送寄出……“浪费了20%!”专门研究企业成本控制的毅业集团董事总经理杰兹(StanleyZets牘说,大部分企业,经过成本控制检测后,会发现约
有20%的花费都是浪费。省钱绝招一:和“老伙伴”重新议价多数人都会犯的错误有哪些?以杰兹的经验看来,大部分公司最常浪费钱的地方在印刷系统、电信设备以及邮务系统,分别约浪费掉30%—40%、25%—35%、15%—25%。

  以印刷系统来说,公司常常需要影印一些演示文稿资料,或是对外发行的说明书、小册子等,然而负责每个计划的同事们,常常各自把资料送去印刷厂影印,再拿收据回来报账,或是自己用办公室的复印机影印了事。这时候,只要比对同事们拿回来的收据,就可以发现一个有趣的现象,有些人买贵了。而有一些资料,其实送印刷厂大量印制可能更便宜,而且品质更好。

  杰兹说,如果公司有长期、固定合作的印刷厂,只要试着和合作厂商小小抱怨一下,如果不能降价10%—20%就要考虑换合作厂商,通常还真能得到降价的待遇。以出口

卫浴用品的台湾魏斯蒙公司为例,财务部经理张文蠧表示,运费是出口商很大笔的支出费用之一,每年要花掉100万美元左右。检查财务报表时,张文蠧注意到运费偏高的事实,于是先和旧有的合作厂商议价,如果无法降价则采取换新厂商的策略。之后,有些旧伙伴愿意给折扣而留下来,也有一些被换掉,而重新得到的价格降低了近20%,省下20万美元的运费。

  省钱绝招二:集中采购,拿到最低价集中采购是消除浪费黑洞最有效的措施。“大家都在买,价格就会很混乱。”以毅业集团接触的企业为例,常常一进公司就发现,名义上公司是3个人负责采购,结果实际上有十几个人在买东西,根本无法获得最好的价钱。如果采取集中采购措施,不仅可以得到大宗采购的便宜价格,还可以让同事们感觉到这是一种公司福利。

  台湾开立工程公司的经验值得借鉴。以前,开立公司是由总务处为大家采买文具,与公司附近的文具行议价,价低者得标。开立公司财务处协理詹德仁说:“本来我已经觉得买得很便宜了,没想到原来还有拿到更低价的办法!”

  后来,他们跳过经销商找到中盘商,放弃了价格较高的知名厂牌,重新寻找品质相当、具有降价空间的本地厂商,并且将各种文具的价格直接定下来。开立公司内部的调整则是,采取一周一次的采购方式,累积了整个礼拜的订单量后,直接向中盘商叫货。詹德仁表示,672个办公室,光是文具就省下10%的费用。

  省钱绝招三:下决心由专人减少浪费许多公司在财务吃紧时,会先考虑以裁员应对,杰兹并不赞成这种做法,裁员虽然很容易省下钱来,但是会让员工对公司的信心动摇,而且每一个员工的培养,其实都是一大笔教育费用,裁员也使这些教育费用全部浪费掉。

  当然,控制成本绝对是一件刻不容缓的事情。

  杰兹说,问大部分人“公司有没有浪费钱”时,大部分人都会说“有”。“浪费的情形需要改变吗?”也有很多人会说“很需要”。但是只要再问“接下来该谁负责”,大家都会说:“Nobody牗没有人)!”杰兹耸耸肩:“大部分的浪费就这样日复一日,没人下决心改变。最后,公司还是一直在浪费。”

  爱问(iAsk.com)



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