女性经理人管理时间的秘诀

　　

女性经理人管理时间的秘诀(图片来源：新浪财经)

　　管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败

　　策划/撰文：张婷

　　组织：经理人杂志社

　　摄影：路人

　　地点：北京国际艺苑皇冠假日酒店

　　时间：2006年1月10日 下午14:00～17:00

　　嘉宾：

　　张荔红 北京国际艺苑皇冠假日酒店 收益管理经理

　　郝海峰 新加坡南洋理工大学南洋国际EMBA北京联络处总经理

　　潘锦希 必希国际商务互动董事/总经理

　　李琴   北京五洲在线广告有限公司媒介总监

　　人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。如何根据你的价值观和目标来管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活、善用时间、朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。听听以下几位女性经理人，在自己的时间管理中，都用了哪些“秘密武器”？

　　秘诀一：确定核心目标

　　郝海峰：如果是三、四年前来谈时间管理这个话题,我可能会把所有的事情都搞得一团糟。那时候很多事情都是自己亲力亲为，总是追求把事情做得更好，经常搞得自己非常疲惫。这两年感觉最大的转变是找到了工作中最有价值的目标，把时间管理得更好了。在工作中，我会首先确定核心任务，在工作时间内投入地工作，尽可能按时下班，周末如没有特殊情况，尽可能不安排加班。实际上这对我提出了一个更大的挑战：在工作的八小时之内，必须高效完成工作任务，这样我才有更多时间用于其他方面。

　　生活中也要找到你的一个核心目标。以前我在工作之余很少有自己的休闲时间，但是后来我意识到其实健康更重要。现在我会在周末安排一些固定时间运动，如爬山、打球等，其他的事情就安排在运动之外，这样我不仅做了更多的事情，而且享受到了更多的快乐。

　　在医药界做了近十年，2005年我开始转行从事教育行业。经历了不同的行业，我最深的体会是：很多管理都是相通的。在时间管理方面，核心的内容是：一、要清楚自己的定位；二、要清楚自己的目标。把这两点弄清之后，其他的都是方法，都是为这两点服务的。

　　张荔红：在你做一件事情之前，你应该考虑：为什么要做这件事情？应该由谁去做？谁做效果会更好？想明白了以后再去做，往往能达到事半功倍的效果。

　　对于一个好的经理人，合理地运用时间，用得更多的应是准备工作，是我们思考的时间而不是真正执行的时间。

　　秘诀二：学会合理授权

　　郝海峰：在工作中找到你必须做的事情，而不是你能做的事情，这点对于时间管理非常重要。当一件事情必须由你来做，别人不可替代时，你亲自去做这件事情；当一件事情你能做但无须自己亲自做时，就把它交给别人去做，这样不仅你游刃有余，别人也会很有成就感，实际上起到了“双赢”的作用。

　　如何合理授权，也是一门艺术。作为领导，你首先必须摆正自己的心态，放心让下属去做，并在执行过程中经常和下属交流，以掌握工作进度，了解他们的想法。

　　张荔红：不仅要对自己的时间进行管理，也要对下属的时间进行管理。有些细节方面的问题，由员工执行可能比我们做得更好，这时我们就应该充分授权，并给予适当指点。

　　回顾一、两年前的工作状态，那时我不仅天天加班，有时还需要把工作带回家做，效果反而不如现在好。通过合理的授权，我轻松了、工作效率提高了、员工也进步了。

　　潘锦： 我的体会是：要找合适的人做合适的事。创业之初，我曾经雇佣过一名助手，但是很快证明她并不适合这个位置，我就把她fire了。后来反思起来，我觉得主要过错在我，因为我并没有经过仔细的筛选。第二次招助手时，我花了三个星期的时间，看了四五十份简历，面试了二三十个人，最终选定了一个人，这个人在现在的职位上做得很好。

　　李琴： 在向下属交代主要任务时，我都会向他们说明：为什么要做这件事？这件事做得好或坏，会导致怎样不同的后果？这样下属才能认真地完成，往往还能给我提供很好的建议。

　　秘诀三：做个有计划的人

　　李琴： 我们每年有年度计划、每月有月计划、每周有周计划。每天下班之前，我会把工作做个计划和总结：今天都做了些什么？明天大概要做什么？并把第二天的准备工作做好，这样第二天我就可以比较从容地完成工作。

　　张荔红：虽然大多数人都会制定工作计划，但很多时候，现实并不是完全按照计划走的，经常会有一些突如其来的事情打乱计划。对此我是本着“先紧后松”的原则，给自己制定的计划会比要求更严格一些。比如一项工作应该是一周完成，我就设定三天，这样就为突发事件预留出了时间。

　　潘锦：从一名公司管理者转变为创业者，我最深刻的体会是：工作刚开始忙乱一点儿没关系，最重要的是要找到韵律，就像唱歌一样，掌握了节奏，你就会越唱越好。不仅我们自己要找到工作的韵律，还要帮助和我们一起工作的人、为我们工作的人也找到韵律。

　　秘诀四：给任务分类

　　郝海峰：据我理解，区分一件事情的紧急性和重要性，其实是和每个人的角色相关的。不同的角色，对同一件事情的紧急性和重要性的定义，是完全不一样的。这就取决于你的工作目标是什么？比如在同一家公司里，销售部门是和业绩紧密相关的，那么和实现业绩目标相关的事情就是重要的；而对于服务部门，维护好日常设备就是很重要的事情，这样各人在职责岗位上才能“拎得清”。

　　既不重要又不紧急的琐事，可以把它放到最后去做；紧急但不重要的事务，可以授权给别人去做。如何把自己认为紧急但不重要的事情，科学地授权给别人，这也是一门艺术。只有让被授权方认为这件事情对他而言是重要的，他才会尽心尽力地去完成。

　　张荔红：有时，区分事情的紧急性和重要性的确很难，尤其是对于一个经验不足的新人，刚接手一项新的工作时，他很难分得清楚，往往会把一件不重要的事情当成重要的事情来做，却把重要的事情搁到最后，这种情况下，就需要上司给其培训和指导。

　　还有很重要的一点，在工作的过程中你一定要思考，而不是看着别人怎么做，自己就怎么做。只有经过全面细致的思考，你才能更快地进入角色。

　　李琴：我们广告人基本上没有属于自己的主动时间，都是被客户的时间所左右。但是事情也会有轻重缓急，我会经常给任务列表并分别标记：哪个任务是最重要的，哪个是次重要的？然后各个击破。

　　秘诀五：保持良好心态

　　潘锦：女性经理人和男性经理人相比较，有一个很大的优势，就是女性更重视生活的平衡，追求的是work happy，play happy，可以从很多小事上找到令你欣慰的东西。你的心情好了，对你的下属和客户才会好，工作效率也会得到提高。

　　曾经有一名导师给过我一个非常好的建议，他说：你要记住，不要为了解决一个问题产生三个、四个新的问题。比如说，当你要见一个重要客户的时候，孩子生病了，这种时候是选择见客户还是看孩子，就要视具体情况而定。如果你对孩子非常担心，这种焦虑的心情会影响你和客户见面的效果，你就暂时放弃见客户，带孩子去看病；反过来，如果这名客户对你而言很重要，甚至可能影响到公司一年的销售额，如果丢掉这个客户你将后悔莫及，那你就去见客户，把孩子交给别人。

　　张荔红：我有一个7岁的女儿，由于工作繁忙，平时我很少照顾孩子，但我能保证的是，周末一定和她一起过，每周给她做一次饭。酒店位于市中心，通常情况下，为了避开下班高峰，我会呆在单位加班到7、8点再回家。我觉得每天下午6点到7、8点是我工作效率最高的时候，因为这段时间没什么干扰，每天中午，我都会抽出一点时间休息，闭目养神，给自己换换脑子。

　　郝海峰：随着年龄的增长，你会发现其实生活中除了工作之外，还有很多内容。以前我都是把工作放在第一位，觉得我的全部时间、生活都是和工作相关的，说出差马上就走，一个月起码有半个月不在家。突然有一天，我觉得生活中好像缺了些什么，不能再这样下去，于是开始调整自己的工作状态和方式。现在只要一下班，我就会有意识地让自己不再过多地想与工作相关的事情，心情就会放松很多，这也是我这两年来读MBA的一大收获。

　　李琴：时间管理和一个人的生活状态、心态有很大关系。工作着，我就觉得很快乐，这种快乐一方面来自于成就感，另外，我的一个导师曾经对我说过，“人在很多情况下，根本不知道自己不知道什么，当你知道自己不知道的东西时，你就会感到很快乐。”