风险管理-奥运场馆建设和运作中需要考虑的事项

　　

沃伦·哈帕

　　奥运会的组织和筹备工作对奥运会主办国和承办城市来说会面临诸多特殊的挑战。举办一届成功的奥运会， 必须同时全面考虑许多方面并解决大量问题。

　　其中包括：

　　——各方参加人员的交通(包括运动员，技术官员，媒体，观众，赞助商，本国官员以 及受邀到访的其他官员等)

　　——运动员，奥运会成员，观众，媒体，赞助商和高级官员等人的食宿安排。

　　——大量专业设备的购买，存储，调度和维修。

　　——主要工作人员的聘用； 志愿者的招募、培训和组织工作。

　　——各类合同管理以及与赞助商、供应商、国际体育联盟、国际奥林匹克委员会，国际残奥会委员会等等缔约各方的关系维护。

　　所涉及到的问题多如繁星，不胜枚举。

　　然而， 重中之重仍然是奥林匹克场馆的建设。投入大量成本新建和经过改建的现有场馆既是各项赛事的举办场所， 也是媒体关注的焦点，同时又可以成为具有深远社会影响的文化遗产。

　　在此，我与诸位就奥运场馆建设中涉及到的三个方面的问题共同探讨：

　　1. 建设工程风险管理总原则

　　2. 针对比赛场馆的建设风险管理原则的应用

　　3. 赛事期间奥运场馆的应急机制和方案

　　首先要明确理解“风险管理”的含义。风险可以有多种解释，在今天的话题中， 风险是能够对一个组织的财务状况、运作、形象和人员方面产生负面和消极影响的自然灾害和意外事故。

　　因此，“风险管理”就可以被理解成为了最大可能地降低和减少灾害和损失对组织达成既定目标产生的消极影响而采取的各种措施。

　　一.绪言

　　制定和实行整体风险管理程序的一个非常有效的途径就是设计一个策略，将奥运会运作作为最终目标。

　　针对奥运会的建设风险管理，这个概念必须被深化，“视线”必须超越赛事运作本身而延伸到拆除的各个阶段，并满足最终使用者的要求。

　　然而往往只有最终使用者的需求被考虑进去，这样就会在赛事期间的使用要求方面产生许多问题。以下介绍一部分必须考虑赛事特点而进行的建设。

　　1. 广播设备专用的线缆

　　2. 媒体解说位置的特殊电缆。

　　3. 用于摄影位置的电力供应以及论坛或其他特殊基础设施使用的特殊线缆。

　　4. 特殊照明系统(高分辨率电视转播)

　　5. 安全系统专用供电和线缆，磁力计和其他安全放映设备(X射线机器等)

　　6. 为了场馆运作和人群管理目的而有可能安装的有线电视

　　7. 临时坐席需要

　　二.正文

　　(一)建设风险管理的总原则

　　管理运作风险：

　　建筑公司和建筑项目通常是风险存在的领域，包括财务、战略、事故和运作领域的风险。尽管在建设项目的时候考虑这些风险是非常重要的， 然而从业务连续性角度考虑，最重要的是场馆运作过程中产生的风险。

　　也就是对项目的成功完成造成了最重大的威胁的风险(比如能否按时完工、能否将成本控制在预算之内等)。成本超支、不能在项目完工日期之内合理的估计进度、项目级别的成熟的合同管理， 这些都是任何建设项目能否成功所面临的关键性运作风险。

　　当然，这并不意味着削弱其他领域存在的风险的重要性，在这个陈述中将讲一些建筑公司要面对的项目级别的典型的运作风险：

　　这并不是要确定一个总括名单，仅仅是提供一些对广泛风险的理解， 传统的风险管理可能会将这个与建设运作联合起来。为了检查这些风险，我们可以通过一个具有代表性的建设项目生命周期来加深了解：

　　第一阶段-估算/投标

　　在项目生命周期的第一个阶段，注意一些重要的细节可以避免后续的许多棘手的情况。

　　比如，招标预审会议和地点勘查可以从整体上避免一些风险的发生。其他的风险弱化因素包括：

　　——正确评估项目风险

　　——透彻了解合同的义务和责任

　　——在评估阶段，要完全理解合同各方的责任。

　　——建立一个合同审核程序，包括特殊和整体的情况

　　——除了审核程序外，还需制订项目计划和初步的进程安排

　　如果一个项目管理团队从这点上控制项目的生命周期，他们就可以在管理传统项目风险与风险管理方面准备的更好-雇员伤害、第三方场地介入、财产损失预防等。项目团队已经检查了场地并且更好的准备充足的员工来组织项目。

　　第二阶段-合同执行/ 通知进行

　　如何避免威胁项目成功的风险呢？一个非常有效的策略就是首先准备项目计划， 这与项目进度安排是不同的。

　　在项目启动之前或结合项目启动制定计划，能够在建设成本和进度受到影响之前发现并降低大量运作风险。例如：小范围的开工区域、有限的工地入口等工作就可以在施工开始之前进行处理。

　　此外，在项目施工前期会议上，要对项目计划进行彻底详细的备案，建立方法、规则和施工顺序。还要与法人建立必要的地勤管理人员， 以保证项目的成功。这些策略都将有助于建立和维持风险管理计划。

　　在这个阶段还要采取的一些步骤包括：

　　——风险审核，风险评估和降低风险。

　　——基准进度时间表

　　——成本计算和合同管理

　　——项目控制评论和执行

　　第三阶段-项目实施/执行阶段

　　在这个阶段，很多事情需要同时进行。项目的移交或启动会议是项目计划和进度表的基本部分。

　　另外，人力需求、进度预测、原料/设备需求等都需要根据项目的建设情况不断更新。

　　损失控制程序可以根据项目计划进行管理和控制进度，从而有最大限度的时间来做最需要做的事情。要做定期评估来确保工作按照项目计划和进度表进行。

　　下列的其他的步骤可以帮助识别和减轻潜在的风险，包括：

　　——合同管理

　　——转包合同管理

　　——调整订单计划

　　——进度更新和分析

　　——建设延误和减少索赔

　　——定期项目评估

　　第四阶段-项目竣工

　　失败的管理直接导致许多项目延误或存在大量问题，致使项目无法按时竣工。

　　在项目周期中，这个阶段越长，获利就会越少。

　　必须意识到项目竣工在签订合同的那天就开始了。管理完善的项目早在实体完工交付使用之前就启动收尾方案。

　　如果项目团队在项目初期就着手收尾方案，那么在竣工时要面临的诸多事项就会有充分的准备。

　　考虑到在美国发生的多起竣工阶段对工伤赔偿的案例---而且， 这种情况越来越严重——我们意识到针对类似事件进行先期准备，往往能够让项目管理团队处在有利的位置上来控制潜在增长的伤害和相关成本的风险。

　　在竣工阶段，降低风险的因素和方法包括：

　　——确定订单调整

　　——确定平衡调整谈判

　　——管理项目竣工

　　——评估转包合同的索赔

　　——完善效果图，确定移交

　　——完善工作清单

　　——确定项目达标和完成文件

　　第五阶段-谈判沟通和仲裁调解

　　项目生命周期这个阶段的准备工作应该成为项目日常进程的一部分。即使最完善的项目管理程序，也不可能完全避免谈判和仲裁。这项内在贯穿整个项目的计划将有助于达成更有效率和更有成果的谈判。

　　下述步骤可以在这个阶段降低风险，包括：

　　——协商/仲裁支持

　　——承包商索赔评估

　　——索赔准备过程中的协作

　　在进行下一阶段的陈述之前，必须先做一些总结。使用建筑项目周期进行分析，应该尽可能将整个周期内面临的所有风险视为一个整体实现综合管理。

　　要意识到建设项目运作每个阶段之间的关联性及其各自对项目的成功产生的影响。在整个项目周期中综合运用风险管理技巧将会使项目管理团队认识到风险广泛存在，从而使你的风险管理规划更为完善。

　　(二)场馆项目的风险管理

　　设立了建设项目风险管理基金，现在让我们来共享一些体育场馆特殊的风险问题和解决方案。

　　体育场馆项目有一些独有的特征使他们区别于其他类型的建筑。这些特征包括：

　　——公共与自有资金的结合

　　——什么是最终使用目标-多功能设施还是运动专用的

　　——往往，我们面临的是快速建设要求

　　——公共关系是关键-这些项目通常都是非常高层次的，尤其是跟奥运有关的项目

　　下面是一些体育场馆项目必须考虑到的问题：

　　问题1：

　　成本超支

　　建议解决办法：

　　·调整订单管理

　　·明确应急机制和保险安排各自的作用

　　·考虑环境保险责任范围

　　·考虑OCIP的执行(业主主控保险方案)

　　一个业主主控保险有助于减少成本重复，节省下来的资金可以用于其他保险或风险控制方案。

　　问题2

　　建设时间进度表

　　建议解决办法：

　　·建立多个实体责任之间的网络图(将风险分担在每个责任实体上)

　　·建立合作关系-高效的合作关系有利于优化组合各个公司的资源。

　　·建立充分的项目职业责任保险需求-如果建筑项目问题凸现，保险金就可以用于重新设计或对建筑进行改建。

　　·承包人定向-------召开定期的施工前期会议， 制定指导方针。

　　·协作实施事故报告和调查工作

　　问题3

　　公共/个体合伙人

　　建议解决办法

　　·调整业主/使用者 的预算以及规划的需求

　　·为工程延期购买保险

　　问题 4

　　屋顶-设计、安装、运作中的问题

　　建议解决办法

　　·承包商提供担保

　　·履约担保

　　·承包商购买项目职业责任保险

　　问题5

　　合同/契约中的风险

　　建议解决办法

　　·结合保险保障实行审核，提出建议(比如记分板、音响系统、坐席、灯光系统、特许经营权和赞助商等)

　　问题 6

　　通道

　　建议解决办法

　　·建立一个委员会或特别小组负责残疾人通道

　　·购买项目职业责任保险

　　问题7

　　工人、观众、运动员、来宾等人员受伤

　　建议解决办法

　　·建立现场安全程序(使用激励和人性化措施)

　　·完善风险分析

　　·建立并测试应急机制

　　问题8

　　物质损失(新建或重建场馆， 或周围建筑)

　　建议解决办法

　　·场地勘查和记录系统

　　·重新审查出租人和承租人的情况

　　·需要施工方的风险保险

　　·利用“自动放弃代位求偿”条款

　　问题 9

　　包厢责任

　　建议解决办法

　　·完善生命安全评估

　　问题 10

　　供暖通风设施

　　建议解决办法

　　·需要项目职业责任保险

　　·需要承包人污染责任保险

　　问题 11

　　声、光问题

　　建议解决办法

　　需要项目职业责任保险

　　(三).奥运场馆运作的应急计划考虑

　　我们讨论了场馆建设风险的基本原则和项目的生命周期。我们也讨论了这些风险管理原则在场馆建设上的应用。

　　在演讲的最后部分，我想讲一讲应急计划在奥运会期间的应用。

　　我们需要对应急计划简单定义，就是制定出高层计划和措施来管理突发事件。应急计划包括以下元素：

　　——完成“影响分析”

　　——危急事件的决策和确认

　　——制定出一份一体化的应急计划实施方案

　　——制定应急计划

　　——应急计划实施方案的培训

　　对于每一项突发事件都制定一个应急计划是不可能和不实际的。事故和损失预案本身就充满变数。

　　但是，对于制定出应变计划和措施来管理导致奥运会期间赛事中断的突发事件是可行的。因此，必须完成“影响分析”以制定出应急计划。

　　制定应急计划方案的其中一个方法就是利用一个类似标准运作程序的模式， 因此应急计划是整个场馆运作计划必不可少的部分。

　　奥运会的一个特点就是要使用大量志愿者，志愿者当中的一些人可以担任场馆运作的领导角色。由于考虑到使用志愿者，应急计划方案应该易懂，便于实施员工培训。

　　经验指出应急计划可以包含“宏观级别”和“微观级别”。宏观级别的事件通常涉及到几个功能区域，一个场馆或多个场馆。宏观级别的应急计划需要高级别的管理措施来处理事件。

　　微观级别的事件也许只涉及到一个功能区域，相对于一个特殊的环境而言，可能更适合于用其他的运作计划。

　　下列是制定奥运场馆应急计划方案的一些总结：

　　——项目主旨鲜明，目标明确。建议如下：

　　应急计划是一个反应的计划，用于在突发事件的发生下能确保比赛和运作继续进行，受到最小程度干扰。

　　1.为需要应急计划的风险建立明确的标准

　　2. 发生的可能性高且影响范围广

　　(1)涉及到多个领域和外部组织

　　(2)需要运作和沟通两方面回应

　　(3)如果处理不当会演变成危机

　　3.指派关键的功能区域来制定应急计划

　　4.同时确保在应急计划中综合考虑其它功能区域和外部组织

　　5.测试并模拟演习应急方案

　　非常高兴能够和大家分享奥运场馆建设和运作方面的一些想法。我代表MMC公司，以及Marsh北京公司的同仁真诚祝愿北京2008年夏季奥运会取得圆满成功。

　　附：沃伦·哈帕简历

　　沃伦·哈帕(Warren H. Harper)先生，美国达信保险与风险管理咨询有限公司(Marsh)高级副总裁，全球重大事件运营副主管，运营部专门为大型体育娱乐活动提供风险管理、保险和事件管理的顾问服务。

　　沃伦·哈帕在保险和风险管理行业有25年的从业经验，曾担任多种角色，包括商业保险商、经纪人、风险管理人和顾问等。所参与的顾问活动包括风险理财项目开发、合同审查、索赔诉讼管理、安全控制和损失控制管理、整合项目策划和管理等，客户遍及北美洲、中美洲、英国、欧洲和非洲。最近所接受的委托来自：温哥华2010年奥委会、都灵2006年奥组委、曼彻斯特2002年联邦运动会、雅典2004年奥组委、盐湖城2002年奥组委、南非2006年世界杯争办委员会、1999年特别奥林匹克世界运动会、纽约1998年友好运动会、亚特兰大1996年奥运委员会和特别奥林匹克国际公司。

　　哈帕先生在商业保险的大多数主要领域都具备广泛的经验，包括董事责任保险、财产保险、一般保险、汽车保险、特殊事件保险、医疗过失责任保险、活动取消、责任保险、航空保险和超额责任保险等。他曾负责管理各种环境中的多功能机构，并曾管理预算超过三千万美金的项目。