ISO9000:2000质量管理体系这样定义质量记录：“质量记录为证明满足质量要求的程度或为质量体系要素运行的有效性提供客观证据。”
在所有ISO9000体系文件中，质量记录是一种很特殊的文件，它一旦确定，便不可进行更改。正是因为质量记录的真实性，使质量记录在企业的质量管理中具有利用的价值。
质量记录可分为两种，一种是对质量体系要素运行状态和运行结果的记载，这称为质量体系记录，一种是对产品质量形成过程状态和结果的记载，这是产品质量记录。质量记录的作用可以简单地总结为：阐明质量管理活动
或过程的结果，提供所完成活动的证据。任何活动都有结果，而这种结果又是分析活动或过程是否有效、是否应当继续进行的不可缺少的参照系。保障质量体系有效运行
质量体系记录有很多，如管理评审记录、设计评审记录、合格的供方记录、需方提供物资的记录、内部质量审核记录、培训记录等。
首先，质量体系记录使企业的生产活动按必要的程序进行。有了质量记录，就会迫使相关人员进行该项活动或过程，有效避免被遗忘或草草了事。例如某厂多年前就规定了首件三检制，但由于没有妥善的记录，在不少车间是名存实亡。后来设计了首件三检单，要求自检者、互检者、专检者都必须签名，还必须将检验结果的数据填上，于是首件三检制才真正实施起来，并因此大大降低了批量质量事故。
其次，质量记录是企业质量体系审核的重要证据。质量审核按审核的对象可分为：产品质量审核，工序质量审核和质量体系审核。质量体系记录记载了体系要素运行状态和运行的结果，它可以证明企业是否在按照ISO9000标准的规定开展工作，并且可以证明质量体系实施的程度。“没有记录，就等于什么也没有发生。”真实可靠的质量记录使得质量体系的运行“雁过留痕”，使质量体系在企业中的运行能够被考证测量，继而针对存在的问题采取有效措施，提高质量体系的水平。
为产品实现过程保驾护航
产品质量记录主要包括产品标志记录、工房设备和人员的鉴定记录、进货检验和试验记录、工房检验和试验记录、试验硬件和软件检验记录等。产品实现的过程是个复杂的过程，在这个复杂的产品实现过程中，质量记录具有以下作用。
首先保证了产品实现过程按照规定的方式进行。质量记录可以提供所完成活动的证据。产品实现过程包括产品实现的策划、与顾客有关的过程、设计和开发、采购、生产和服务的提供、监视和测量装置的控制6个阶段，每个阶段又包含很多活动。ISO9001规定，在产品实现阶段必须留有各种记录，如设计与开发输入记录、设计与开发评审记录、供应商评价记录等，这些记录可以完整的记录在产品实现过程中所发生的各项活动，企业可以通过对质量记录的严格要求，保证各个部门的高效生产。
其次，实现产品的可追溯性。当在产品实现过程中发现质量问题时，可以通过查找质量记录找到发生问题的生产环节，这样就可以有针对性地纠正错误，并采取预防措施，防止质量问题的再发生。
再次则有助于落实质量责任，加强员工质量意识。落实质量责任就是要弄清产品质量形成的每一个环节的质量状态。当接到顾客投诉时，可以通过质量记录找到相关责任人，对其采取必要的惩罚措施。质量责任与员工个人利益的挂钩，使员工对质量更加重视，有利于产品和服务质量水平的提高。
帮助测量、分析和改进
测量、分析和改进的过程可以证实产品的符合性，确保质量管理体系的符合性，持续改进质量管理体系的有效性。
在测量、分析和改进阶段，形成的质量记录有客户投诉记录、纠正和预防措施记录、内部审核记录、不合格品评审和处置记录等，这些记录保证了质量体系的有效运行。另外，从记录的内容上，可以判断出活动的质量，进而明确哪些地方做得比较好，哪些地方仍存在错误或需要改进的地方，保证测量、分析和改进活动更加有效。
质量记录还为数据分析提供所需的数据。质量记录中含有大量的有价值的质量信息，对这些信息用适当的统计技术进行分析，可以找到现存的质量问题和潜在的质量问题，及时发现质量波动异常的情况，对症下药，制定有效的措施，提高产品的质量水平。
质量记录是一种非常重要的信息资源，它具有可检查性、可追溯性、可见证性和系统性的特点。企业应充分利用质量记录，将其束之高阁是对资源的严重浪费。
作者：孔乐佳 原志新
（来源：本站原创）
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