总经理要有两张办公桌

　　昨日，早报经济论坛再次迎来余世维博士，他认为———

　　早报记者陈远平文／图

　　余世维博士是华人界知名的企业管理培训师，也是早报经济论坛的老朋友，多次做客早报经济论坛，为泉州中小企业家授课。在昨日的早报经济论坛上，余世维作了题为“管理 沟通的艺术”的主题演讲，直陈企业管理者与员工在沟通上的弱势，他认为，总经理不应只有一张办公桌，要有两张办公桌，一张在自己办公室，另一张放在员工办公区，要加强与员工的有效沟通。

　　沟通之目的：沟通使老板像个样子

　　企业内部沟通不足，会出现什么情况。余世维说，沟通不足，常常会听到员工说老板不像老板，做事不像老板的样子，老板也常常批评员工，说员工做事不像样。总经理若与下属缺乏沟通，彼此的认知就会有所误差。有效的沟通在企业内部是十分重要的。

　　余世维举例说，一些公司时常把公司里最优秀的员工张榜表扬，如张榜表扬业绩前十名，这种表扬方式看上去是不错。但安利公司则采取更高明的方法，安利把公司每月前十名与后十名进行搭配，让上进者帮助后进者，让后十名学习前十名的经验和优良的做法。这样一来，有效的沟通就使得公司内部人人进步。安利说：我们不放弃任何一位员工，除非他先自己放弃。

　　余世维说，沟通有四大目的：一是控制成员的行为，让公司成员遵守公司政策；二是激励员工改善绩效；三是表达情感，分享挫折与满足；四是流通信息。安利的作法就是与员工进行情感交流，分享挫折与成绩，共同进步。员工由于有效沟通获得能力提升，也会反馈和回报公司，常怀感恩之心。

　　沟通的基本问题是心态，基本原理则是关心，沟通的基本要求是主动。余世维说，有一次，他到香港一家书店买书，手中拿了一本厚厚的书本，沉甸甸的，一旁的工作人员立即上前，帮他将厚书拿到书店收银台，后来他又看上几本好书，刚拿在手上，一旁的工作人员又上前，将书本搬到收银台。付账时，余世维一看，不知不觉中，共拿了7本书。如此一来，就可发现书店工作人员的主动沟通和关切，不知不觉就带动了书店的销售。

　　沟通之障碍：总经理要有两张桌子

　　有效的沟通能使主管及时获得信息，准确判断形势，余世维指出，不少主管时常坐在办公室，等待下属进来沟通，而下属由于身份地位之差异，非有万不得已的事，是不会主动走进上司的办公室进行沟通。

　　有这么一些员工，主管不主动找他，他好像没什么事汇报，主管一走进他身边，他马上就有事汇报。这是为什么，余世维说，身份地位差异位列沟通个人障碍之首。因此，主管要离开办公室，时常到员工区与员工沟通。

　　余世维任台湾一家钢铁公司总经理时，就有两张办公室，一张设在总经理办公室，一张设在员工办公室。他每

天花1／5的时间在办公室，4／5的时间在员工区，大部分时间都可与员工直接沟通。

　　影响沟通的另一个障碍是情绪，西方有句谚语：你这一生掌握情绪的能力，决定了你与财富的缘分。情绪也与沟通息息相关。有一次，余世维所在钢铁厂一副厂长犯错，余世维一火，写了封解雇书，不过没有直接送达人事部，而是先放在办公抽屉内，等待第二天情绪稳定时再做决定。第二天上午，余世维拿出解雇书，叹道：此处罚太甚，过严。他就把解雇书撕了。现在，当时的那位副厂长已升为副总。他终没有因为情绪让公司流失人才。

　　沟通之方法：开会分两种人

　　开会是时下公司内部进行沟通的主要方式，几乎每家公司都要开会，一般公司开会有哪些通病？余世维说，一般公司的开会缺乏效率，开会没有明确的目标和程序，也缺乏有效的准备，参加者或漠然或盲从，会后则什么事也没做，效率极低。

　　在余世维的公司，会议室设计成两个U字形，将开会的人员分为两种：一种人是必须参加人员；还有一种是随意参加人员。内U形是属于必须参加人员，外U形属于随意参加人员。这样避免了开会人员冗杂，无干人等也来开会，结果济济一堂，人多嘈杂，影响了会议效率。

　　而开会时，总经理坐在台下，先让别人发言，总经理是观察员，副总经理主持会议，经理是每个议题的引言人。这样一来，开会井然有序，且对开会议题进行监督，开会产生决议需要专人负责追踪，不然这会就是开得没有意义，可有可无。

　　另外，时下开会，时常在会上发材料，结果与会人员边看材料边表决，大大影响了开会效率。余世维主张，开会之前就要分发材料，到了会场直接表决，省时省力。