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本公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告所载资料不存在任何虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏,并对其内容的真实性、准确性和完整性负个别及连带责任。
2007年公司根据中国证监会《关于开展加强上市公司治理专项活动有关事项的通知》规定以及辽宁证监局下达的《关于辽通化工公司治理综合评价及整改意见的通知》要求,严格自查,对存在的问题逐项梳理并及时整改。2007年7月25日,公司就专项治理活动发布了《整改报告》,《整改报告》全文刊登于《证券时报》、《中国证券报》和巨潮资讯网(www.cninfo.com.cn)。近日,公司根据《中国证券监督管理委员会公告[2008]27号》的有关要求,公司董事会责成有关责任部门会同公司保荐人、律师,对上述《整改报告》的落实情况及整改效果重新进行了审慎评估,并针对尚存在的问题和需持续性改进的问题制定了详细的改进计划,现将有关整改情况公告如下:
一、公司实施整改的具体措施及效果
(一)规范运作方面
1、公司决策相关制度的系统性与执行得到较大改善
公司董事会结合公司经营的实际情况,根据有关法律、法规和规范性文件的要求,对包括《公司章程》、《董事会议事规则》和《内控制度》在内的制定文件重新进行了认真核对并作了相应修订。
公司董事会通过组织有关人员对《公司章程》、《董事会议事规则》、《内控制度》等有关制度规则及相互间的条款约定进行仔细核实和比对,将相关文件内容存在疏漏、不严谨或不一致的地方进行认真修订与完善后,目前公司的制度文件体系已经达到了规范统一,相关文件内容存在疏漏、不严谨或不一致的情形得到了解决,不存在决策权限冲突的现象。
公司董事会根据中国证券监督管理委员会辽宁监管局(以下简称“辽宁证监局”)、深圳证券交易所(以下简称“深交所”)的相关规定要求及时修订了《募集资金管理办法》,公司现行的相关制度符合监管机构的相关要求和公司的实际经营情况,同时确保了相关制度条款的标准严谨一致。
2、公司“三会”会议相关资料的存档管理情况
针对去年公司治理专项检查中“三会一层”的资料部分原件未能及时统一归档的问题及时进行了梳理和完善,对所有的“三会一层”文件资料进行了系统分类、整理和归档。公司现已重新修改内部文件存档管理制度,规定所有“三会”会议资料在相关会议结束后2日内,将原件资料登记造册后全部转入公司证券部管理和保存,进一步协调各有关责任部门重视原件资料的归档工作,确保文件归档的及时性、准确性和完整性。
3、募集资金使用情况
公司已按要求修订《募集资金管理办法》,运用募集资金符合有关规定并履行了必要的决策程序,不存在不规范使用募集资金的情形。
(二)信息披露方面
公司董事会按照中国证监会《关于进一步规范上市公司募集资金使用的通知》(证监公司字[2007]25号)的要求,于2007年6月5日召开三届十七次董事会,对公司《募集资金管理办法》进行了逐条认真核对与修订,审议通过了《募集资金管理办法的议案》。
同时,公司进一步完善了信息披露制度,严格遵守《信息披露事务管理制度》和《重大信息内部报告制度》的各项具体要求,确保信息披露真实、准确、完整、及时和公平。
(三)内控制度方面
为强化公司销售的风险控制意识,有效降低公司经营业务及销售回款风险,公司已督促市场部、营销部、储运部和财务部等有关部门,针对上述问题及时查找根源和风险隐患,召开了多部门共同参加的有关制度学习和业务流程控制交流会议,对公司在销售过程中从接受客户订单、审核评定客户信用、签订销售合同与担保合同、仓库发货、开具发票到款项回收等一系列环节,以及业务分工与授权、执行与监督等方面进行检查,并要求有关责任人及时完善相关合同签定,加大相关应收款项催收力度。
针对《整改报告》中涉及的问题,公司在以下几方面及时进行了整改、落实:
1、 锦天化担保问题
本公司全资子公司锦西化工有限责任公司为锦化氯碱股份有限公司向中国建设银行股份有限公司辽宁省分行美元借款15,811,275.00元、人民币借款16,801万元所提供的担保(详见2005年9月12日《中国证券报》、《证券时报》“辽宁华锦通达化工股份有限公司之控股子公司锦西天然气化工有限责任公司对外担保公告”),经本公司、本公司大股东辽宁华锦化工(集团)有限责任公司及中国建设银行股份有限公司总行协商,根据建行总行信贷审批部《关于同意变更锦化化工(集团)有限责任公司一般额度授信方案的批复》之规定,该担保转由辽宁华锦化工(集团)有限责任公司承担,本公司全资子公司锦西化工有限责任公司的担保责任已经解除。
2、 董事会、监事会及经理层换届问题
本公司于2008年5月28日2007年年度股东大会上进行了董事会及监事会换届选举,同时,在四届一次董事会上进行了经理层换届。
此外,公司为继续推动内部控制水平的持续改善,还制定了切实、可行、有效的持续改进计划和措施:
1、公司在严格执行全面预算管理的同时,加强对下属分、子公司的资金运作管理,实行资金收支两条线控制,对出现的风险款项实行问责制,切实保障公司及股东的利益;
2、进一步完善公司薪酬与绩效考核制度,将各分、子公司及员工个人的制度执行情况纳入对公司及个人的绩效考核当中。
为全面排查公司尚存的内控风险点和薄弱环节,责成内部审计部对下属各分、子公司内部控制制度建立、执行情况进行了专题审计,重点对各分、子公司内部控制制度建立的合理性、执行的有效性进行了专题调查。通过对资金内部控制;采购、销售、资产管理控制;预算与成本费用控制等关键控制环节的检查梳理,调查结论认为公司内部控制总体执行状况良好。
3、要求各分、子公司全员继续强化风险控制意识,扩大风险隐患排查力度和范围,并提倡自主深入开展业务流程控制交流与学习活动,以适当奖励方式鼓励普通员工对公司业务流程薄弱处和尚存的风险隐患积极献计献策。
4、公司内审部门结合各公司自检报告提到的销售管理工作和财务内控风险点及问题,有针对性地开展内部控制专项审计工作,提出具体整改措施和时间,并指定具体责任人员予以监督、执行、落实。
5、在公司2007年末召开的经营质量分析会议中,召集各分、子公司负责人就进一步加强对分、子公司的内控制度执行情况进行了深入的讨论与分析,并要求上述人员在年终工作述职中就重点内控问题进行全面总结,提出切实有效的整改措施。
6、将2008年作为全公司内控执行与考核年,由公司分管副总牵头,抽调企管部、内审部、人力资源部等部门人员组成专项巡检小组,重点核查各分、子公司内控制度建立、执行情况以及整改效果,将其纳入当年绩效考核目标,并在与各分、子公司负责人签定的《经营目标责任书》中予以明确。
7、进一步强化公司审计委员会职能,重视内部审计部门日常监督管理作用,对公司内部控制特别是财务内控制度执行情况进行定期或不定期审计监督,及时防范和杜绝风险业务和款项的发生。
8、与年审会计师事务所协商制定了详细培训计划,在2008年中旬安排对所有分、子公司负责人以及财务主管人员进行内控流程及新会计准则专业培训。
二、控股股东和实际控制人的行为规范以及公司保持独立性的情况说明
公司严格按照《公司章程》及“三会一层”议事规则等规定和要求规范开展经营运作,通过不断修改和完善《公司章程》,制定和完善《独立董事工作制度》、《对外担保制度》、《关联交易制度》、《总经理工作细则》、《重大经营决策程序规则》等规章制度,确保公司重大事项的管理决策均能依制度规定独立做出,不存在控股股东或实际控制人控制公司的情形。
因公司控股股东为自然人,公司在制度建设与经营运作方面能保持相对独立性。公司现有内部控制制度体系系依据财政部颁发的《内部会计控制规范》标准建立并不断加以健全和完善,内部控制总体执行状况良好,在各重大方面是有效的,能够适应公司经营管理要求和战略发展的需要。
因此,公司对控股股东、实际控制人或其他关联单位不存在依赖性,公司与控股股东、实际控制人或其他关联单位完全独立,具有完全自主的生产经营能力,未受控股股东、实际控制人或其他关联单位的重大影响;公司及控股子公司与控股股东、实际控制人或其控制的企业不存在关联交易以及对外担保事项。
三、完善信息披露机制,规范信息披露行为
公司《信息披露事务管理制度》和《重大信息内部报告制度》中均明确规定了公司所有人员在信息披露过程中的保密义务,信息披露工作保密机制完善,没有发生信息泄露事件或内幕交易行为。公司自上市以来,未出现因信息披露违规而被处罚的情形,亦未发生因信息披露问题而被交易所实施批评、谴责等惩戒措施。
四、公司治理的持续推进及下一步改进计划
公司仍将进一步加强公司治理工作的持续改进,继续探索、创新、提升公司治理水平,充分重视其实效性和长效性,积极采取提升公司治理创新的有利措施,在追求股东利益最大化的同时,充分尊重和维护中小股东以及其他利益相关者的权益。
完善公司治理结构是规范上市公司运作、提升上市公司质量的基础,在进一步深化推进公司治理水平与制度建设方面,公司仍将继续做好以下几方面工作:
1、强化上市公司制约监督机制,完善股东大会、董事会、监事会和管理层的相互制约、相互监督的机制,并保障其执行有效;
2、进一步加强、深化独立董事在董事会运作和决策中的作用,充分发挥独立董事的专业技术才能,提升独立董事地位,与监事会职能进行更加清晰的分工,各司其职;
3、进一步制定和完善操作性更强的内部控制实务指引及风险防范机制,协助公司有效提升控制效率、降低经营治理风险。
4、加大对各分、子公司的审计督察力度,采取每季度例行检查及不定期巡检相结合的方式,重点检查下属公司财务制度执行情况和效果,落实对子公司的内部控制制度。
5、加强对公司各项制度的宣传、学习,加大力度开展相关人员的培训工作,及时更新知识,不断提高员工相应的工作胜任能力,把制度的贯彻执行真正落到实处。
6、强化对公司资金、财产、物资的管理,进一步明确相关记录的处理程序,完善岗位责任制,进一步细化、明确各级管理人员的管理责任和管理权限。
7、重视成本费用指标的分解,及时对比实际业绩和计划目标;控制成本费用差异,考核成本费用指标的完成情况;深入完善公司的预算体系,协助降低公司各项成本费用,提高经济效益。
8、加强应收账款的管理和授信评价与控制,坚决做好每季度末对应收账款账龄分析工作,对重点客户要建立即时追踪、货款追缴制度及问责赔偿机制。
9、完善信息系统建设,提高各种管理信息、财务信息及其他重大信息传递的及时性,加大过程控制的力度。
在各级证券监管部门、证券交易所的重视和指导下,公司专项治理及整改工作不断深入推进,并取得一定成效,公司规范运作意识和水平也得到了进一步的强化和提升。公司将持续重视治理专项活动的开展和自查、整改工作,进一步提高公司董事、监事和高级管理人员规范化运作的意识和风险控制意识,严格按照相关法律法规以及规范性文件的要求,不断改进和完善公司治理水平,维护中小股东利益,保障和促进公司健康、稳步发展。
辽宁华锦通达化工股份有限公司董事会
2008年7月29日