一、财务、会计管理制度

    第一章 总则

    第一条 为加强公司的财务工作,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的 作用,特制定本规定

    第二条 公司财务部门的职能是：

    (一)认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。

    (二)建立健全财务管理的各种规章 制度,编制财务计划,加强经营核算管理,反 映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律。

    (三)积极为经营管理服务,促进公司取得较好的经济效益。

    (四)厉行节约,合理使用资金。

    (五)合理分配公司收入,及时完成需要上交的税收及管理费用。

    (六)对有关机构及财政、税务、银行部门了解,检查财务工作,主动提供有关资 料,如实反映情况。

    (七)完成公司交给的其他工作。

    第三条 公司财务部由财务总监、会计、出纳和审计工作人员组成。

    第四条 公司各部门和职员办理财会事务,必须遵守本规定。

    第二章 财会工作岗位职责

    第五条 财务总监的主要工作职责是：

    (一)编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划,拟订资金筹措和使用方案,开 辟财源,有效地使用资金；

    (二)进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核, 督促本公司有关部 门降低消耗、节约费用、提高经济效益；

    (三)建立健全经济核算制度,利用财务会计资料进行经济活动分析：

    (四)承办公司领导交办的其他工作。

    第六条 会计的主要工作职责是：

    (一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备,数字准确,帐 目清楚,按期报帐。

    (二)按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本和利润的执行情况, 挖 掘增收节支潜力,考核资金使用效果,及时向总经理提出合理化建议,当好公司参谋。

    (三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。

    (四)完成财务总监交办的其他工作。

    第七条 出纳的主要工作职责是：

    (一)认真执行现金管理制度。

    (二)严格执行库存现金限额,超过部分必须及时送存银行,不坐支现金, 不认白 条 抵压现金。

    (三)建立健全现金出纳各种帐目,严格审核现金收付凭证。

    (四)严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经总经理签字后, 方可 生效。

    (五)积极配合银行做好对帐、报帐工作。

    (六)配合会计做好各种帐务处理。

    (七)完成财务总监和会计交办的其他工作。

    第八条 审计的主要工作职责是：

    (一)认真贯彻执行有关审计管理制度。

    (二)监督公司财务计划的执行及与财务收支有关的各项经济活动及其经济效益。

    (三)详细核对公司的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等是否准确无 误。

    (四)审阅公司的计划资料、合同和其他有关经济资料,以便掌握情况,发现问题, 积累证据。

    (五)纠正财务工作中的差错弊端,规范公司的经济行为。

    (六)针对公司财务工作中出现问题产生的原因提出改进建议和措施。

    (七)完成公司领导和财务总监交办的其他工作。

    第三章 财务工作管理

    第九条 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。

    第十条 会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、 完 整,并符合会计制度的规定。

    第十一条 财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并根据审核的 原始凭证编制记帐凭证。财务总监、会计、出纳员记帐,都必须在记帐凭证上签字。

    第十二条 财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报公司总经理,并报送 有关部门。会计报表每月由会计编制并上报一次。各分、子公司会计报表必须每月 按时报送公司总部财务部。会计报表须由公司负责人、财务总监和会计签名或盖章 。

    第十三条 财务工作人员对本公司实行会计监督。财务工作人员对不真实、 不 合法的原始凭证,不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回, 要求更 正、补充。

    第十四条 财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时,应及时向总经理或 主管副总经理书面报告,并请求查明原因,作出处理。财务工作人员对上述事项无权 自行作出处理。

    第十五条 财务工作应当建立内部稽核制度,并做好内部审计。出纳人员不得兼 管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。

    第十六条 财务审计每半年一次。审计人员根据审计事项实行审计,并做出审计 报告,报送总经理。

    第十七条 财务工作人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。财 务工作人员办理交接手续,由财务总监或主管副总经理监交。 财务总监办理交接手 续时,由公司总经理或主管副总经理监交。

    第四章 支票管理

    第十八条 支票由出纳员或财务总监指定专人保管。 支票使用时须有″支票领 用单″,经财务总监或总经理批准签字,然后将支票按批准金额封头,加盖印章 、填 写日期、用途、登记号码,领用人在支票领用簿上签字备查。

    第十九条 支票付款后凭支票存根,发票由经手人签字、会计核对 购置物品由 保管员签字 、总经理审批。填写金额要无误,完成后交出纳人员。出纳员统一编制 凭证号,按规定登记银行帐号,原支票领用人在″支票领用单″及登记簿上注销。

    第二十条 公司财务人员支付 包括公私借用 每一笔款项,不论金额大小均须总 经理签字。总经理外出应由财务人员设法通知,同意后可先付款后补签。

    第五章 现金管理

    第二十一条 公司可以在下列范围内使用现金：

    (一)职员工资、津贴、奖金；

    (二)个人劳务报酬；

    (三)出差人员必须携带的差旅费；

    (四)结算起点以下的零星支出；

    (五)总经理批准的其他开支。

    前款结算起点定为100元,结算规定的调整,由总经理确定。

    第二十二条 除本规定第二十一条 外,财务人员支付个人款项,超过使用现金限 额的部分,应当以支票支付；确需全额支付现金的,经会计审核, 财务总监批准后支 付现金。

    第二十三条 公司固定资产、办公用品、劳保、 福利及其他工作用品必须采取 转帐结算方式,不得使用现金。

    第二十四条 日常零星开支所需库存现金限额由公司总经理确定,超额部分应存 入银行。

    第二十五条 财务人员支付现金,可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款 中提取,不得从现金收入中直接支付 即坐支 。

    因特殊情况确需坐支的,应事先报经总经理批准。

    第二十六条 财务人员从银行提取现金,应当填写《现金领用单》, 并写明用途 和金额,由财务总监批准后提取。

    第二十七条 公司职员因工作需要借用现金,需填写《借款单》, 经财务总监审 核；交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款,在当月工资中扣还。

    第二十八条 符合本规定第二十一条 的,凭发票、工资单、 差旅费单及公司认 可的有效报销或领款凭证,经手人签字,财务总监审核, 总经理批准后由出纳支付现 金。

    第二十九条 发票及报销单经总经理批准后,由财务总监审核,经手人签字,金额 数量无误,填制记帐凭证。

    第三十条 工资由财务人员依据主管工资部门每月提供的核发工资资料代理编 制职员工资表,交主管副总经理审核,总经理签字,财务人员按时提款,当月发放工资, 填制记帐凭证,进行帐务处理。

    第三十一条 差旅费及各种补助单 包括领款单 ,由部门负责人签字, 财务总监 审核时间、天数无误并报主管副总经理复核后,送总经理签字,填制凭证, 交出纳员 付款,办理会计核算手续。

    第三十二条 无论何种汇款,财务总监都须审核《汇款通知单》,分别由经手人、 部门负责人、总经理签字。会计审核有关凭证。

    第三十三条 出纳人员应当建立健全现金帐目,逐笔记载现金支付。帐目应当日 清月结,每日结算,帐款相符。

    第六章 会计档案管理

    第三十四条 凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、 会计文件和其他 有保存价值的资料,均应归档。

    第三十五条 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年 起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章 包括制单、审核、记帐、 主 管 ,由总经理指定专人归档保存,归档前应加以装订。

    第三十六条 会计报表应分月、季、年报、按时归档 ,由总经理指定专人保管, 并分类填制目录。

    第三十七条 会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案, 须经总经 理批准。

    第七章 处罚办法

    第三十八条 出现下列情况之一的,对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍：

    (一)超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；

    (二)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；

    (三)未经批准,擅自挪用或借用他人资金 包括现金 或支付款项的；

    (四)利用帐户替其他单位和个人套取现金的；

    (五)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；

    (六)保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；

    (七)违反本规定条 款认定应予处罚的。

    第三十九条 出现下列情况之一的,财务人员应予解聘。

    (一)违反财务制度,造成财务工作严重混乱的；

    (二)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；

    (三)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；

    (四)利用职务便利,非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的；

    (五)弄虚作假、营私舞弊,非法谋私,泄露秘密及贪污挪用公司款项的；

    (六)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的；

    (七)有其他渎职行为和严重错误,应当予以辞退的。

    第八章 附则

    第四十条 本规定由公司财务部负责解释。

    第四十一条 本规定自发布之日起生效。

    二、财务内控制度

    为了保证公司经营活动的有序进行,保证资产安全完整,防止、发现、纠正错误 与舞弊,保证会计资料的真实性、合法性、完整性,特制定以下财务内控制度：

    1、制度控制

    制度主要指企业财务制度、企业会计制度和会计政策, 但包含有财务管理内容 的其他管理制度也包括在内。财务会计制度包括：（l）财务管理基本制度；（2） 成本费用控制制度；

    （3）收益分配管理办法；（4）财务分析制度；（5）合并会计报表规定；（6） 资产经营目标责任考核办法；（7）贷款担保管理办法等。会计政策包括：（1）固 定资产分类及折旧方法；

    （2）存货计价方法；（3）资产摊销方法；（4）成本计算方法。

    2、人员控制

    公司及各分、子公司必须选拔财务管理水平精、组织能力强的专业人士担任财 务负责人,会计和出纳岗位同样必须精通财会业务。

    3、会计岗位设置控制

    在会计岗位设置上,应实行回避制度。 《会计基础规范》规定：″单位领导人 的直系亲属不得担任本单位会计机构负责人, 会计主管人员的直系亲属不得在本单 位会计机构中担任出纳工作。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收人、费用 及债权债务账目的登记工作″。设置会计工作岗位要使每一个人的工作能自动地相 互检查另一人或更多人的工作,预防和及时发现错误的产生。

    4、现金的控制

    现金收支的控制首先应将现金的收支与记帐岗位分离, 出纳员只负责现金的收 付,不能接触记账工作。公司发生现金收入行为时,首先应根据业务分工由销售部门 开具销货发票,或由往来帐会计开出收据等,由会计记账、出纳员收款。出纳员不能 一人既开票又收款。公司发生的各项支出,要有合理、合法的凭据,这些凭据必须有 完备的核准手续。公司在支付现金、并从对方取得有效凭证后,实行三签制度,即由 经办人在原始凭证上注明经办事项、财务总监复核,再有审批权的领导审批,三方签 字后方可入账。对实物的采购,还应有保管员的验收凭证,财务人员方可受理。本单 位自制的付款凭征,应由保管钱物以外的人员填制,经有管理权的负责人签字后生效。

    现金控制的另一方法是及时将总账与明细账、明细帐与记账凭证、记账凭证与 原始凭证相核对,及时清点库存,作到日清月结。公司对重要凭证, 如现金支票与转 账支票,应与银行印鉴分人保管,支票的签发工作应由两人同时完成, 以保证资金支 付手续的完备性。

    5、实物的控制

    针对实物资产的购产销及收发存等各环节的特点,公司及各分、 子公司应制定 出一套相互牵制及验证业务与技术的监督制度, 设置独立的采购部门或独立的采购 人员,根据授权委托进行采购活动,所采购的物品,需经各车间、 部门或存储部门提 出计划,由领导审核批准后,到财务办理支款手续,然后进行采购。购入的货物,均应 由独立于采购、存储部门以外的部门负责验收并填制验收单, 交存储部门点验检查 后签收,财务部门根据附有人库单的原始凭证处理账目。

    采购环节要做到：(1)对采购人员要建立严格的奖惩制度,定期抽查、检验所购 物品质量是否合格、价格是否真实,发现问题坚决进行严厉处理。(2)对大宗采购项 目有公开招标条 件的可公开招标,增加采购环节的透明度,避免暗箱操作。(3)定期 公开材料采购价格,接受群众监督。

    存货销售时,由销售部门开具发货票,交财务部门收讫货款并盖章 、 签字后持 出库单提货。未能即时清结的货物,因涉税及其它问题不能先开发票的,要办好出货 单,由销售、财务、仓库部门各持一份,由各部门及时按照合同约定时间收账、开票。 对材料的领用,应开具一式三份的领料单,经负责人批准后.一份存领料部门,一份留 存储部门,另一份交财务部门,月末由财务人员统一进行归集、分配。

    除实物控制外,还有存货的价值控制,这种控制主要由财务部门执行。存货的流 动性强、周转快、分布范围广,它存在于企业生产经营的全过程,只有正确核算存货 价格,才能为及时可靠地计算成本及财务成果提供前提条 件。在财务与仓库的衔接 中,财务部门可设置与仓库同样的材料明细账,与仓库同步进行材料收付记录, 定期 核对、盘点,或者财务对材料只记录金额 ,但对产成品、半成品则一定要记录数量, 月底由材料会计到仓库稽核,查证核对无误后进行账务处理。在实物控制中,一定要 将资产的保管同资产的记录工作分离,防止盗窃、舞弊的发生。 固定资产是另一种 重要的实物资产,对固定资产的控制是要将资产的取得和处置制定严格的预算,并对 取得、记录、保管。使用、维修、处置等明确划分责任,定期实地盘点,以确保资产 的安全、完整。

    6、对往来帐的控制

    对往来帐的日常控制则要考核往来账的存在性、真实性,及时与对方核对,检查 余额是否正确。公司同时应按照现行政策提足坏账准备,预防可能发生的损失。

    7、对收入和成本费用的控制

    收入的控制首先是建立健全开票及收款制度,即销售业务发生后,由专人对照合 同、销售通知单开具发货票,然后交由财务部门收款。对退货、 销售折扣应按财务 制度及税法规定及时取得退货证明,按时冲减收入额,退回的货物及时入库。企业对 费用的支出应制定严格的控制目标。应根据企业的生产能力和市场占有率预计销售 收入额,据以制定目标成本,同时参照上年的费用制定本年费用计划。成本费用计划 一经确定,即应成为企业进行管理的控制目标。费用的支出要严格进行管理,要检查 它的开支范围是否符合规定,计算和分配是否有误。

    

云南新概念保税科技股份有限公司

    2002年3月19日