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王先生是某一大企业机构的财务经理，以前每到开会的时间，他都会照例通知财务部各单位主管全体前来开会。其结果是会议每次都拖得太长。出席会议的每一位主管，为了表示自己对问题的关切，都得发言表示意见，而表示的意见却大多与问题无关，会议时间自然拖长了。王先生自己也深感会议浪费了太多的时间。
直到有一次王先生诚恳地询问了大家，才知道大家也都认为会议太浪费时间了。可
是，他又想到：每一个人在组织中都很重要，都应该了解情况，开会时如果少请几个人，他又担心会使未被邀请的人觉得他们被忽视。
许多管理者都意识到了那些事情会浪费他们的时间，然而，他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大，造成错误。殊不知即使有了错误，也能很快弥补。能够大量削减不必要的和非生产性的工作，则工作的效率就能达到事半功倍。认识到这点之后，王先生开始不断的征求上司的意见，了解下属的想法，经过一段的深思熟虑，他终于找到了一个两全的办法了。
现在每次开会前，他都会普遍分发一个会议通知：“星期三下午3时，四楼会议室，邀请赵钱孙李四君开会讨论下年度资金预算问题。如哪位需了解这个问题或愿参与讨论，亦请届时出席。如果无法出席，我们将于会后立即呈送记录，供各位参考并希望提供宝贵意见。”
过去每次会议都要12人参加，花费整个下午，而现在只要4人出席，一小时就可以结束了，并且没有一个人有被忽视的感觉。
事实上，一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。人总有一种倾向，高估自己地位的重要性，认为许多事非躬亲不可。纵然是最有效的管理者，仍然免不了有许多不必要的和非生产性的工作。 作者：许是祥
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