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法律文书往往是行政诉讼中最主要最基本的证据。结合工作实际，根据《行政处罚法》等有关司法解释，总结了一些执法文书常见问题及注意事项。以下按简易程序和普通程序分述。
简易程序
执法文书一般只有现场检查笔录和当场处罚决定书。
现场检查笔录
1.执法人员在执法前必先表明身份，否则，程序上不合法，应在现场检查笔录上标明。
2.当场处罚，如果没有其他辅证，现场检查笔录一般是作为当场行政处罚的主要依据。不能使用含非确定性的词语的检查笔录作为处罚依据。
3.在执法过程中，当事人没有签名的检查笔录作为证据，其效力自然会大大降低。因此，要力图说服对方当事人签名。可以邀请有关部门的工作人员作为在场见证人。在一些难于请到见证人的情况下，只要在笔录上写明当事人拒绝签名的情况，该笔录仍然有效，可以作为行政处罚的依据。
当场处罚决定书
1.根据行政处罚法规定，行政相对人有陈述申辩的权利，而且这种权利的行使，行政机关有告知的义务。没有告知上述权利的，行政处罚无效。
2.所谓当场处罚，适用行政处罚的简易程序，是有严格的条件要求，并且是能够而且必须当场作出。因此，处罚决定书的决定时间跟现场检查笔录的时间不一致时，显然程序违法。
3.《行政处罚法》对于《当场处罚决定书》适用范围并没有给出详细解释，因此可参照民法上“其他组织”的概念，一般是指类似于合伙企业、个人独资企业等一些非法人的营利性组织。
普通程序
行政处罚中最为常见的程序。涉及到的常见法律文书如下：
登记保存（封存、扣押）决定书
1.没有同时开具扣押清单，将面临“事实认定不清”“举证不利”的风险。
2.只开扣押清单没有开具该文书，是属于形式上的不合法。
3.行政机关有告知的义务，告知当事人即在60日内向上一级行政机关提起行政复议或者三个月内向人民法院提起诉讼。
4.应该具体表明使用哪一种行政强制措施。
5.根据行政处罚法规定，登记保存的时间期限是7天，逾期可以延长，但必须重新开具登记保存决定书。查封、扣押的时间期限要根据所依据的实体法，如《产品质量法》规定期限是1个月，因此不能超过1个月，而且，未经上级机关批准，不能擅自延长。
立案申请表
1.不能直接写明最后的处理结果。
2.应该注意立案时间不能与现场检查笔录时间或开始办案时间拉得太长。
调查笔录
1.调查人员必须表明身份，并且要告知对方当事人有申请回避的权利。回避原则是行政处罚的重要原则，行政机关如果不注意回避义务将面临“程序违法”的风险。
2.当事人的身份要明确，如果是法人，一般是法人代表或者与案件有直接关系了解案情的当事人，对于委托授权，要有授权书。
案审记录
1.案审人员要与调查人员相分离。
2.对案情和法律适用要有明确的定性，因为案审记录意味着行政机关已经决定了具体的行政处罚。
行政处罚告知书
1.其内容要和审案记录所决定的行政处罚相一致。
2.要有送达回证。它是法律文书送达的最好证明，上面必须有对方当事人签名。
3.属于较大金额的罚款或者吊销营业执照的情况，必须告知行政相对人有前行听证的权利。
行政处罚决定书
1.告知行政相对人听证的应该在送达告知书三日后才能送达处罚决定书，因为相对人可以在三日内作出要不要求听证的权利。
2.所认定的事实要清楚明确。
3.适用的法律依据罚则要明确是根据哪一条款。
4.适用法律条款要穷尽，对于并列性强制性行为规则条款，不能只适用其中的一部分。
5.应该遵守“收罚分离”规定，除法律有特殊规定的情形外，行政机关不能当场收缴罚款。
6.应该告知行政相对人行政救济的权利和方式。 作者：林喜勇
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