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本报记者 萧曼平 撰稿
“制度也是负担”———数量过多过滥、内容艰涩费解的制度文件，是一种形式隐秘
却同样可能引致危机的“大企业病”。
奥克斯集团董事长郑坚江感到必须给奥克斯的制度动一个大手术。
就像所有的大企业一样，奥克斯的制度几乎覆盖了每一位员工的每一项活动，大到公司章程，小到员工着装，堪称应有尽有。这家创立于1986年的浙籍民企，到2001年年底，已经制定各类文件2183条、9000多款，共计近75万字；如果全部装订起来，厚度超过一本大部头的字典。
面对“隐疾”，这位奥克斯的掌门人决计实施变革。到今天，他施行的“手术”已完全显现成效：据最新统计显示，奥克斯的制度文字已被“瘦身”至7万余字，且大部分为必需之质量体系和财务方面的制度；而与之相对应的一组数据是，与2001年相比，奥克斯集团的人均劳动生产率却提高了2.3倍、企业规模扩大了近4倍。
这真是一个令人称奇的现象———在用以描述制度的文字量被逐年倍速压缩的情况下，制度本身却得到了更好的执行。如今，郑自称最令他感到满意的是：在其企业内部，没有不执行的制度、没有一成不变的制度、没有执行不了的制度。
透视并解析奥克斯独特的“制度文化”及其变迁之路，对于那些只知大量“制造”制度而不思创新的企业来说，无疑将有所启发。
没有不执行的制度
郑坚江在“诊断”制度的管理“通病”后，选用了两把“手术刀”：一为“信息化”，一为“表单化”。
在奥克斯每位员工的计算机终端，打开“奥克斯集团办公自动化系统（OA）”，会发现在其中的“规章制度”模块中，公布了集团及其事业部的各项制度。公司员工一经登录，即可快速进行查询，省却了翻阅纸质卷宗的麻烦；过去放在各个部门案头厚逾字典的制度文件，也从此彻底消失。
而真正体现奥克斯“制度文化”、“科技含量”的特征在于———涉及到该企业所有日常工作事项和业务流程的规章制度，均被融入和反映在OA系统中。举凡文件审批、合理化建议、行政事务、采购价格审批、财务审批等共20余大类80多个模块，完全是根据奥克斯的企业文化和规章制度来加以设计与开发的，每一个模块都对应着一部制度；而从2002年起，奥克斯就已作出规定，要求其员工在处理上述20余大类的工作事务时，不再走传统的书面流程，全部改为直接在OA系统的相应模块中完成。很显然，由于“搭载”了信息化平台，奥克斯相关规章制度的覆盖面和执行力都得到加强。
而独特的“表单化”设计，就好似为其“制度文化”安上了助推的“双轮”。在这家公司，像会议纪要、差旅费报销、价格审批等原本需要用大段文字说明并解释其流程、细则及注意点的众多规章制度，已全部改以表单形式出现在OA的各大模块中。员工在处理和填写这些表单时，只须按照简短的文字提示进行操作或完成录入即可，根本无须查阅相应的制度原文或向别人询问；同样符合“傻瓜型”风格的一项增设功能是，表单某处一旦漏填、误填或是填报流程出错，系统即自动作出提醒。
制度的“表单化”设计，是促成奥克斯的规章制度文字量逐年“消肿”的一大主因。例如其《差旅费报销制度》，最早文字量多达2500余字，但变成一张大表单后，用于提示和说明的文字全部加起来不到300字；更重要的是，像这样表单式的操作流程，直觉明瞭、易于执行，大大提高了员工的办事效率和填写准确率，并极其显著地减少了在信息传播和命令执行过程中的损耗和误差，使管理成本得以降低。
据该公司人力资源部负责人透露，以前在新员工进来后，他们的一项重要工作是对其进行规章制度的培训，但现在几乎用不着了，因为这些制度都被表单化和“傻瓜化”了，“即使是新员工，也是一看就能懂，拿来就会用”！
没有一成不变的制度
世界上没有一成不变的事物，制度亦然。回顾奥克斯的制度变迁之路，就会发现，它实际上是在不间歇地实践着“创新-调整-固化-再创新”的精彩故事。
最新的例子，是郑坚江宣布了一条新规：对员工的罚款，原则上均不得在被罚人当月审批工资内扣款(除厂纪厂规和廉政制度外)，一律先由财务挂账，留至年终经评审、批准后，方可执行扣款；而过去，在刚性很强的罚款制度下，员工若是碰到某阶段工作差错较多，当月工资就会被扣没一大笔，无法拿全“保底工资”。因此，在许多奥克斯的员工眼里，出台这则倡导“多奖励少罚款”的新制度，是标志着企业迈入柔性管理时代的一个重要里程碑。
不止是内容，制度的形式也在悄然发生变化。如一份习见的《文件通知办理单》，从整理、审核、会审，到签发，在奥克斯最多不会超过8天。这样惊人的高效率，其背后的秘密何在？记者了解到，这是因为针对涉及人员最广、进度最难把握的会审环节，他们发明了“同步会签”的好法子。由于根据该文件的重要度，会审时限最多只设定为3天，因此不管参与会签的人员有多少，他们均须在规定的时间内，对流转至其OA系统“代办中心”模块中的文件通知签署自身意见，这样做的好处是使办事效率不致受会签人数多少的影响。
另一大转变是，过去虽然也实行文件的“会签制”，但对于期间出现的争议和不同意见，文件起草部门往往不屑一顾，真正被采纳的意见不足5%；但自从改在OA系统中流转后，情况就发生了很大的变化。一位管理人员告诉记者，这是因为每一位会签者签署的意见，全部在“会审意见”栏中清清楚楚地显示出来，是否言之成理，大家都看在眼里，这就使得起草部门不便置若罔闻。同样的原因，会签者也无不经过深思熟虑后方签署意见，故目前会签意见的采用率普遍高于95%。
正是许多类似的小细节，折射了企业决策者在制度修订中的服务意识和换位思考精神。
没有执行不了的制度
解决制度执行力这一管理难题的秘诀，对于郑坚江来说，只有三个字———“得人心”。
很具代表性的一个例子是，在一部分新制度出台之前，奥克斯会将其发布在公司内部的员工论坛（BBS）上，交由员工们自由讨论、评议，畅所欲言。这些不同意见和建议，就成为起草部门对制度作出进一步完善和修正的依据。
在解释此举的深意时，该企业的一位高管人员称：作为制度的制定者，往往是“智者千虑必有一失”，在很多时候，对制度的适用性有考虑不周的地方；但对于员工而言，由于制度的规定无不直接关系到他们的切身利益，因此他们就会从不同角度进行仔细考量，从而提出一些真知灼见。借助合理化建议、BBS等公众信息平台将全员的智慧不断积累凝结，最终就能固化形成人人都能理解和运用的规章制度。
这样做的另外一个好处在于，一旦当员工也参与了部分制度的修订及完善过程，就非常有助于缓和并消除在他们潜意识中对制度及管理者的抵触、逆反情绪，而且因最终成型的制度更趋合理，在实际推行中也就不会遭遇较大的阻力。奥克斯以它的许多实践证明，只要充分尊重民意，管理者的思想，就不难赢得被管理者的认同和接受。
为使制度在执行中不打折扣，奥克斯还有其他的诀窍，如公平与公正。在这一点上，现代化的科技手段再次帮了大忙：如奥克斯有一系列效率考核制度，规定了所有包括工作任务、上级指令以及会议纪要中给责任人下达的任务，都对具体的工作完成时间作出明确；不独如此，下属报给上级的报告，上级也必须在规定的时间里完成批复。如若延误，按一天20元的标准，由OA系统自动生成罚单。
一位内部人士这样评述道：“如果是手工开具罚单，可能会因碍于情面或害怕得罪人而无法执行下去；但机器开单就完全地解决了这个问题，它最大的优点是铁面无私、对谁都不予通融！”由于制度在执行中一视同仁，企业的领导干部“打铁身先硬”，连老板也概莫能外。因此，当基层员工们在同样被效率考核时，就不会有谁抱怨、叫屈和觉得不甘心；也因如此，“没有执行不了的制度”这句话，在奥克斯真正落到了实处。
[点评]
企业应重视“制度文化”建设
奥克斯创建的“制度文化”，不仅仅是又一个有关公司治理的先进个案，对于中国的许多企业，这也是他们学习制度创新的好例子。当前，国内一些目光长远的企业家们已开始顺应全球趋势，努力实施柔性化管理和推进现代企业制度，这项工程将对改善中国的管理现状产生何种积极影响，现在还无法简单作出估算。但奥克斯的例子表明，中国企业也需要做到这一步，那就是能让制度更“得人心”。
（金陵／编制）
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