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账款管理虽然是信用部门的主要工作，但在某些时候，信用部门也需要其他部门的配合才能更有效地收款。
应收账款管理工作是信用管理工作的一部分，需要信用管理人员按照规范程序进行专业管理。我国企业一般把应收账款回收的任务交给业务部门，或者把产生的应收账款交到财务部门处理，这两种做法都不是信用管理的规范做法。
首先，如果让承做这笔业务的业务人员负责管理应收账款，就有可能出现管理松懈的情况。
比如，在应收账款到期前的一段时间内，业务人员由于害怕损害与客户的关系，往往很少或者根本不向客户询问是否能按期付款，也有的业务人员则是由于业务繁忙遗忘了这项工作。
其次，让非专业的人员与客户联系付款事宜，如果处理不当，会影响企业与客户的合作关系。
有些企业的业务人员经常抱怨说，财务部门的人员以一种严厉的口吻给客户打电话，询问到期能否付款，使客户产生反感情绪，不愿再向业务部门继续订货。
第三，应收账款逾期后，非专业人员不能正确分析应该采用什么态度、何种手段以及施压的力度向客户收回欠款。
有的债务人本来是恶意拖欠，而业务人员却一味低声下气地哀求，并长时间地对上司隐瞒情况，期盼债务人良心发现，偿还欠款，直至最后错过最佳收账期，落得钱货两空。有的债务人拖欠货款是因为一时周转困难，不能按时还款，却被当做恶意拖欠告上法庭，或委托第三方追收，不但耗费金钱和时间，也彻底失去了这个客户和潜在的收益。因此，应收账款管理须由专业信用管理人员完成。
信用部门应该制订出详细的应收账款管理作业程序，这些程序包括：
明确信用部门和人员在收账过程中的权力和义务
任何一项能够贯彻实施的信用管理政策，都必须明确划分每个部门直至每个人员的权力和义务。信用部门首先必须确定，当一笔应收账款产生时，这笔应收账款应由谁管理，管理的权限是什么，管理人员有权作出什么决定，不能做出什么决定，必须完成哪些工作，对越权行为如何处理，哪些问题应该提交上级决定等。只有明确划分各种权力和义务，才能避免权力重叠或权力真空。
较为典型的做法是：普通信用管理人员管理未逾期应收账款，中层信用管理人员管理逾期一个月内的账款，高层信用管理人员管理超过一个月的账款和客户破产案例。
建立应收账款交接程序
信用政策规定，当一笔应收账款产生后，业务部门应该立刻将这笔应收账款交给信用管理部门。信用部门事先设计出一套“应收账款交接表格”供业务部门使用，表格包含内容有：
（1）客户的详细信用记录；
（2）曾经作业记录；
（3）过去的信用限额和付款记录；
（4）这笔业务的信用限额和付款期限；
（5）签收手续。
如果业务部门未能及时将应收账款交给信用部门，由此产生的逾期账款由业务部门承担全部责任。当信用部门签收了这笔应收账款，责任也就随之转移给了信用部门。
如果这笔应收账款到期后仍未收回，信用部门必须将“未按时回收账款表格”交给业务部门。“未按时回收账款表格”内容包括：业务简介、信用额度、付款条件、未按时收回的原因，以及信用部门意见（比如继续供货或立即停业供货等）。
业务部门接到信用部门的“未按时回收账款表格”后，应立即按照信用部门的意见重新做出供货安排。
建立“未逾期询问”和“逾期询问”登记本
当信用部门接到业务部门提交的应收账款后，应制订出“未逾期询问”和“逾期询问”计划并登记入册。“未逾期询问”计划是信用管理人员针对客户的具体情况，在应收账款到期前制订出应与客户接触的时间和次数；“逾期询问”计划则是在应收账款到期后制订的收账方式和具体措施。
建立“未逾期询问”和“逾期询问”登记本，能够使每一笔应收账款的管理都清晰明了，并可以针对不同客户做出有针对性的账款管理。
制订应收账款每阶段采取的对策
在程序里规定：对于一笔未逾期的应收账款，信用管理部门应采取什么途径“接触”客户。例如，可以由信用部门发出一封言辞友好的信函，感谢客户给予的配合和照顾，并婉转地提醒他应收账款到期的时间。也可以按规定打两三次电话，询问货物质量是否存在问题、销售是否顺利等等，并提出账款到期日。
对于已经逾期的应收账款，程序具体规定了追收政策。包括越来越严厉的追讨函，职位越来越高的信用管理人员的电话和传真，以及必要时的人员拜访等等。
程序也规定了当客户突然倒闭和破产时，信用经理应采取的具体应对措施和内容。
程序还规定了当应收账款过期多少天以后（一般为90天或120天），这笔应收账款应寻求外部力量协助追收，比如法律事务机构或收账机构等，以防止应收账款拖延太长时间而变为坏账。
编写各种规范函件和登记本
信用部门需编写各规范函件和登记本。
（1）对内，信用部门应编写“账款管理上报表”、“账款回收月度总结表”、“应收账款交接表”、“未按时回收账款表”、“未逾期询问登记表”、“逾期询问登记表”等。
“账款管理上报表”和“账款回收月度总结表”均为向企业上层领导汇报的报表。“账款管理上报表”是不定期报表，当遇到特殊情况发生而需要上层领导决定或协调时上交该表格。“账款回收月度总结表”是月报表，每月均需上报一次，通过上报账款回收的各种具体数据，比如本月坏账率，逾期账款发生率，逾期账款回收率，DSO等，使上层管理人员了解到企业当月的账款管理情况。
“应收账款交接表”和“未按时回收账款表”是与业务部门相互沟通的表格。“未逾期询问登记表”和“逾期询问登记表”是信用部门内部统计和登记的表格。
（2）对外，信用部门应编写“查询函”“质询函”“轻度追讨函”“警告追讨函”和“最后通谍函”。这些对外函件根据时间顺序排列，“查询函”是应收账款到期前的函件，“质问函”一般在逾期一个星期发出，“轻度追讨函”在逾期30天发出，“警告追讨函”在逾期60天发出，“最后通谍函”在信用部门决定采取严厉措施之前发出。
建立应收账款的计算机管理系统
随着计算机的普及，绝大多数企业开始把各种管理搬上计算机，运用计算机管理应收账款，将大大提高账款管理的效率。比如，业务部门可以通过内部网络与信用部门交换产生的应收账款信息，计算机管理系统可以根据事先设定，定期准确地打印出各种报表、登记表和追讨函，计算机随时监控账款管理和追收情况等等。建立应收账款计算机管理系统是企业信用管理和账款管理的必然趋势。
确定与其他部门合作追收的程序
账款管理虽然是信用部门的主要工作，但在某些时候，信用部门也需要其他部门的配合才能更有效地收款。比如，业务部门应按照信用部门的建议减少或取消原定的发货；财务部门按时提供客户付款情况；法律部门在信用部门请求时发出法律意见函，并和信用管理人员一起上门走访该债务人；当债务人倒闭时，法律部门负责人还与信用部经理共同参与回收债务人剩余的财产。所有合作程序都应在企业总信用政策和账款管理政策中得到体现。
本版资料提供：广东省信用研究会[企业信用]
（小亚／编制）
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