第三章 董事、监事和高级管理人员

    第一节 董事、监事和高级管理人员声明与承诺

    本节在原股票上市规则第二章第二节和第三章第五节部分内容的基础上修订而成。与原股票上市规则相比,新股票上市规则的主要变化体现在以下几个方面:

    一、增加高级管理人员的声明与承诺事项(第3.1.1条)。因高管人员的不作为导致上市公司信息披露违规的现象在实践中时有发生,通过要求高管人员签署声明及承诺书的规定,一方面便于规范上述人员的信息披露行为；另一方面也可据此对违规(违反承诺)高管人员施以惩戒。

    高管人员(含兼任董事的高管人员)应当在2005年1月31日之前完成《高级管理人员声明及承诺书》的签署和报送工作。高级管理人员包括总经理、副总经理、董事会秘书、财务负责人和上市公司认定的其他人员。

    二、增加董(监)事和高管人员声明及承诺的事项,对报送时间提出更为严格的要求(第3.1.1-3.1.4条)。本次修订在"声明"部分增加了最近五年的工作经历、是否受到过交易所的惩戒等内容；在"承诺" 部分增加了促使上市公司遵守《公司章程》、按要求参加专业培训等内容。监事还应当承诺将监督董事和高管人员认真履行职责并严格遵守所做出的承诺；高管人员还应当承诺将及时向董事会和董事会秘书报告公司经营和财务等方面出现的重大事项。

    首次公开发行股票的公司应当在上市前完成董(监)事和高管人员《声明及承诺书》的签署和报送工作；新任人士应当在相关任命或者聘任决议通过后一个月内完成《声明及承诺书》的签署和报送工作；声明事项发生变化之日时,应在五个交易日内完成最新资料的报送工作。

    已经按照原股票上市规则附件内容报送《董事(监事)声明及承诺书》的,可以不再签署和报送本次修订的《董事(监事)声明及承诺书》,但在换届连任后,应当在一个月内签署和报送本次修订的《董事(监事)声明及承诺书》。

    三、增加董事诚信勤勉义务的具体内容(第3.1.5条)。现有法律、法规中关于董事诚信勤勉义务的内容多属原则性规定,部分上市公司反映该等规定缺乏操作性,希望能细化董事诚信勤勉义务的内容,给具体工作提供指引。董事诚信勤勉义务的内涵是多方面的,囿于《股票上市规则》本身的性质和特点,本次修订着重从信息披露的角度进行了相应规定。

    1、董事原则上应当亲自出席董事会会议,并且对审议事项发表明确的意见(可进一步参见第8.1.4条的规定)。

    2、董事因故不能亲自出席董事会会议时,根据诚信勤勉义务的要求,应当委托其他董事代为出席。实践中,有个别董事甚至在未阅读董事会会议材料、不清楚拟审议事项的情况下,就"全权委托"其他董事根据被委托董事自己的意志代为表决。这种"全权委托"很难讲是一种审慎的做法。为此,我们建议:1)不能出席会议的董事对拟审议事项形成书面意见,由受托董事在董事会会议上代为宣读；2)不能出席会议的董事就拟审议事项对受托董事做出明确的投票指示(赞成、反对或者有条件的赞成、反对等),而不是随意授权受托董事自行决定如何投票；3)在审议关联交易时,非关联董事尽量不委托关联董事代为出席会议；4)独立董事尽量不委托非独立董事代为出席,对于必须由独立董事出具独立意见的事项,不得委托非独立董事代为发表意见；5)董事所接受的委托尽量以两名为限。

    3、董事应当对公司经营管理情况予以合理的、持续的关注,不知情不能作为其免责的充分理由。交易所对违规董事的惩戒将体现这一精神。

    四、增设独立董事任职资格备案制度(第3.1.8、3.1.9条)。根据中国证监会《关于做好第三批行政审批项目取消后的后续监管和衔接工作的通知》(证监发[2004]59号文),交易所将承担独立董事任职资格的审查和备案工作。新股票上市规则相应做出了有关程序性规定,上市公司应当在发布召开关于选举独立董事的股东大会通知时将候选人的有关材料报送交易所。至于独立董事候选人任职资格的审查标准,仍按照中国证监会《关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见》等有关规定执行。

    独立董事候选人被交易所提出异议后,公司可以选择如下处理方式:1)请提名人物色新的候选人,并根据《上市公司股东大会规范意见》和新股票上市规则第8.2.3、8.2.4条等有关规定,修改提案,必要时延期召开股东大会；2)根据新股票上市规则第8.2.5条等有关规定,取消有关提案。

    第二节 董事会秘书

    本节在原股票上市规则第五章的基础上修订而成。从公司内部管理和外部环境两个方面为董事会秘书履行职责创造便利条件是本次修订的指导思想之一。与原股票上市规则相比,新股票上市规则的主要变化体现在以下几个方面:

    一、进一步强化董事会秘书权力和权利方面的规定(第3.2.4、3.2.14、3.2.10条)。新股票上市规则增加了如下相关内容:1、上市公司应当为董秘履行职责提供便利条件,董秘有权要求公司董(监)事和高管人员等对其工作予以配合与支持；2、董秘为工作需要,有权出席公司的各种会议并查阅相关财务资料和其他文件；3、公司应当为董秘参加交易所的业务培训提供保障；4、董秘在履职时受到不当妨碍、严重阻挠或者被公司不当解聘时,可以直接向交易所报告。

    二、对董事会秘书任职资格提出更高的要求(第3.2.5、3.2.7、3.2.11条)。新增的要求主要体现在:1、其本人在最近三年内受到过中国证监会行政处罚、被交易所公开谴责,或者被交易所通报批评三次以上的人士不得担任董秘；2、董秘连续三个月以上不能履行职责的,公司应当将其解聘；3、公司召开董事会聘任董秘时,应当提前五个交易日将候选人材料报送交易所对其任职资格进行预审；4、现任董秘尚未取得交易所颁发的《董事会秘书培训合格证书》的,应当在2005年6月30日之前参加任职资格培训并取得相关证书。

    三、进一步强调董事会秘书的高管资格和相关职责(第3.2.2、3.2.13、3.2.1、3.2.3、3.2.8条)。根据新股票上市规则的规定,我们可以看到:1、作为上市公司高管人员,董秘应当对公司(而不仅仅是董事会)负责；2、董秘空缺期间,公司应当指定一名董事或者高管人员代行其职责,并由董事长在指定人员到任之前代行董秘职责；3、董秘应当扮演好公司与本所之间的指定联络人的角色；4、在董事会坚持通过违反有关规定的决议时,应当提请列席会议的监事发表意见,做好会议记录并向交易所报告；5、对证券事务代表代为履行其职责的行为,董秘应当承担合理的责任。