菲律宾管理协会学者Mira Tan先生演讲

　　Mira Tan：

　　女士们、先生们，下午好！

　　女士们、先生们，非常感谢组委会能够邀请我参加第五届物流高峰会。

　　关于物流方面是有许多可以谈论的，在这里我将集中谈论如何实施电子采购。

　　有许多因素是导致电子采购发生的，其中有一个就是全球性。关于全球化我选了一个非常简单的定义，那就是着眼全球，立足世界。我这儿对全球化的讲解有一个小例子。

　　这是我朋友所收到的一条短信，这个短信是这样说的，骑车着日本摩托意大利的小报记者，追随装载有荷兰发动机的坐在车里的英国王妃和其男友，他的比利时司机因为喝了苏格兰的威士忌，在穿过法国的隧道时发生了车祸，美国的司机用巴西的药物治疗了这个受伤的比利时司机。这个短信是流传在菲律宾的是印度人在中国制造的手机上编写的，而这款中国制造的手机却是在巴基斯坦购买的。

　　由于信息系统的广泛分布以及全球化，在菲律宾所发出的信息能够传到全球各地，这是促使电子采购发展的商业。从国际上的竞争导致采购技术的发展，而由非区域化使供应商和购买商关系的发展，这两种发展构成了价值链的延伸。供应商与采购商发展的模式是从现场买卖发展到常规交易到订单合同到固定合同，然后再发展到合作伙伴到合资企业，然后再到内部供应。

　　关于价值链的延伸，价值链的延伸是在公司内部寻求整个价值链条的发展，而不是单独看到供应商或者是公司内部或者是用户单个的需要。公司内部的价值链包括供应外包、内向物流、生产、制造、外向物流、仓储以及配送、营销销售以至到后来的售后服务。无论你在这些过程中投入多少量，你最终的目的都是要获得利润。现在我们再回到这个延伸的价值线中，它包括物资的流动、信息的流动以及资金的流动，这三个流动贯穿于整个价值链的始终。

　　现在是关于管理延伸的价值链中电子采购所扮演的角色，我们可以这么说，所用的电子采购系统或者战略，能否让业务伙伴有效的合作，并且共享信息，决定了电子采购的成功与否。外延的商务四大活动贯穿于整个价值链的始终，他包括需求计划、供应计划、物流和生产计划。电子采购两个最关键的因素是技术和人才，技术包括硬件、软件、互联网，甚至是数据的精确性，而人才是包括这些人懂得如何运用这些技术，知道如何顺利的实施电子采购。

　　现在我带大家走一遍典型的传统采购过程，这个过程实在是很长，从特定的要求到核对价格、库存以及其它因素到申请订单，到订单审批，第五步是供应商得到报价，然后是评估报价，然后再是选择供应商，评审订单、审批订单，发送订单给卖方，核对订单状况，接收货运，接收发票，供货中的意外事故，发送货款，审核货款，然后再是程序的轮回。你们通过这个过程也相信，传统采购过程确实是非常长的，也是非常劳累的，就光这个过程也会花费我们半个月多的时间。

　　让我们大家来看一下电子采购与人工采购有什么不同。我们从这个图表中可以看到，这个过程是简化了许多，程序是这样的，先是核对库存，然后查询报价，然后再从供应商获得报价，制定订单、审批订单，订单管理、催款付款，然后再是信息整合。

　　现在让我们来看看电子采购有什么优势，第一个优势是提高效率，能够缩短产品的周转周期，第二是减少错误，第三是有效的实施，再然后是提升影响力，因为你可以通过电子采购咨询你的用户，最后增加信息的来源。

　　现在我想提一下现在世界上最流行的一种拍卖，就是逆拍卖，逆拍卖是电子采购的最主要的形式，一种是英式逆拍卖，另外一种是日式的逆拍卖。英式逆拍卖是这样的，买方对所需的货物开价寻求最统一的拍卖者，然后卖方下达最低的价格，出示最低价格者获胜。实际上这个英式逆拍卖的规则是，出最低价者而没有获胜，也并不是他是缺乏能力的。日式逆拍卖是这样的，买方或者是拍卖员设立最低公开价，卖方表示愿意以公开价公开货物，拍卖员成功的设立最低价格，与一轮竞标者表示是否愿意再出标，获胜者是剩下的最后一个出标人，也往往是竞标最后的胜出者。

　　当你谈到实施电子采购的时候，你必须记住电子采购是需要非常专注的，那就是在电子采购的起初阶段、引进阶段，到后来电子采购方案的运行阶段都是需要非常集中的。电子采购实施计划有三个要素，第一个要素是交流并交换管理经验，第二是业绩衡量，第三是对采购部的影响。

　　关于充分交流交换管理经验，你必须取得高层管理者的支持，你需要首席执行官的强大支持。原因是如下的：也就是说如果你能取得高层管理者的支持，如果在需要的时候，最高管理层能够帮助取得跨部门的支持，能够保证电子采购与整个公司的战略更加统一协调。而且，更加容易获得所需要的资源，包括你所需要的资金和人员。在得到首席执行官的支持之后，您需要确认并且使主要利益方参与，主要的利益方有四个方面：IT人士，也就是信息技术人士，他能给你提供技术。最终的用户，供应商以及采购人员。在确认主要的利益方之后，你需要组建项目队伍，将作为的利益方加进来，然后建立一个领导集团，因为你需要这个项目的所有者来支持。

　　在达到交流和管理变化的时候，你需要将主要的利益者参与进来，让他们明确时间段、目标以及所能获取的利益，与组织的所有参与者交流，客户恐惧变化的心理，然后安排培训并且交流。管理员工对业绩的期望，然后是有裁员计划。讲到业绩衡量的时候，你必须确认有电子采购实施的主要业绩指标以及主要业绩指标的表现。实施主要业绩指标是衡量电子采购渗透到公司的程度，比如说衡量电子采购实施的进展与转折点，与其它系统整合的成功与否，并且能够衡量培训计划完成的程度。主要业绩指标的表现是衡量预期的利益或者承诺的利益能否对接的程度，业绩评估能提供更多的及时而准确的信息，也会引起采购业绩的透明化，以及能提高工作区域的运作能力。

　　这个评估系统能够及时准确的传达信息，提高工作的效率。实施电子采购对采购部门有什么样的影响呢？它对整个采购部门的影响，以及对电子采购专家又有什么样的影响呢？现在我来讲一讲对整个采购部门的影响，采购部门是电子采购项目的发起，成为电子采购项目的专家聚集的中心，所以需要在地域范围、时间安排以及新项目的影响等方面进行交流。

　　在实施电子采购的过程中，电子采购部门成为了系统的超级用户，所以员工需要参与培训，接受培训，并且支持其他部门的工作。关于对整个采购部门的影响还有一点，就是行政工作的转移，电子采购的好处包括减少循环周期，降低工作量，但是新的任务出现，使得角色有色转移，采购部门需要承担起帮助其它部门适应变化的这个角色。

　　现在是关于实施电子采购对电子采购专家的影响，买方在购买部门可以从从事行政方面的工作，转移为从事更加具有战略性的任务。这就有前方办公功能，前方办公功能是该部门的人员直接与供应商接触，并且维持双方关系，确立供应的持续性，他们的任务是与供应商确认关系、建立关系，维持合作的伙伴关系。中间办公部门是指该部门的人员管理采购队伍，管理作为超级用户角色所需要的支持，还有关键的一点是进行数据分析，他们和信息技术人士合作密切，给予选择电子采购这一工具的其它用户支持，并且支持前方办公部门。再就是后方办公部门，后方办公部门是该部门的人员从事行政工作，保证购买的过程，这在公司政策以及电子采购协议范围允许之内。

　　这里我想通过我简短的介绍，能够让你们对实施电子采购有一个综合的认识，然后也能够帮助你们的公司实施电子采购，非常感谢大家！