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影响买家采购决定的因素有很多，如企业管理水平、质控能力、经营理念等都是在与买家的沟通中体现的，出口企业良好的沟通能力往往可以给买家留下深刻的印象，使买家对于和该供应商以后的合作充满信心。
对买家来说，大部分情况下，供应商的产品和价格往往非常的相似。为此，不论是何种方式的沟通，出口企业都应突出自己的独特卖点，在买家面前区别于众多竞争对手。再配
合以沟通中迅速、清晰、详细的信息传递，一定可以在同业中脱颖而出，给买家留下深刻的第一印象。
而在回复买家查询时，要注意的是：对买家而言，时间是宝贵的。出口企业的回复应尽可能在最快的时间里包含准确详尽的信息。首先，言简意赅地回答买家全部的问题，一定不要遗漏。如果买家对产品的询价比较模糊，那么罗列主要产品的型号、尺寸、颜色、尺寸及材质是比较必要的，报价也要注明最低订货量、运输与包装、交货方式和付宽款条件等，有条件的情况下可以配以清晰的彩色图片。具体的内容可以根据行业的惯例进行，但总体需要简单明了。
认真地回复买家查询是需要时间的，但出口企业普遍遇到的情况是同时需要回复上百份查询，无法在短期内一一详尽回复。在这种情况下，出口企业就应尽量建立标准而灵活的回复模板，方便业务人员选用和删改，节约时间，提高员工的回复效率。
有的出口企业还建立了买家数据库，在广泛买家调查的基础上筛选出重要目标客户，要求员工在收到此类回复时优先的对待，除了回答买家的问题外，还适当的突出企业优势，引导买家了解企业更多的产品。步阳集团有限公司是一家集开发、研制、生产、销售于一体的大型民营企业。在买家沟通方面，不仅建立了重点客户目录，还进行了更完善的客户管理工作， 不仅给买家留下深刻的印象，还规范了买家沟通中查询回复流程，提高了管理便利性及工作效率。
针对每天收到的已有客户查询和电子邮件询价，步阳集团特别设立专门的服务器，聘请外贸文秘专员。对于一般的函件，由外贸文秘根据公司的标准格式在4小时内回复，涉及往来业务的函件则转发至业务科具体处理回复，而出现公司重点客户目录的函件直接报国际贸易部经理处理。
可以看到，国内出口企业与买家沟通能力日益加强，但仍需着力提高技术含量、完善管理，通过高性价比的优势来增加国际竞争力，与逐步提高的买家沟通能力相辅相成，成为争取高利润订单的利器。南广（来源：南方日报）
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