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中国证监会厦门特派办于2003年6月23日至27日对我司进行巡回检查,并于7月11日下发了厦证监发?2003?104号文《关于要求厦门汽车股份有限公司整改的通知》(以下简称《通知》)。根据《通知》的精神,我司进行了相应的整改,2003年8月7日,公司董事会四届九次会议审议并原则同意本报告。现对照《通知》所列检查发现的问题,将整改情况报告如下：
一、关于公司章程
通知指出：《公司章程》第110条：“公司设立独立董事,董事会成员中至少包括二名独立董事”,不符合《关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见》(以下简称《指导意见》)第一条第三款“上市公司应当建立独立董事制度……各境内外上市公司应当按照本指导意见的要求修改公司章程……在二00三年六月三十日前,董事会成员中应当至少包括三分之一独立董事”的规定。
情况说明及整改措施：2003年7月17日本公司2003年第一次临时股东大会通过了公司章程修正案,公司章程第110条已由“公司设立独立董事,董事会成员中至少包括二名独立董事,其中至少包括一名会计专业人士。”,修改为“公司设立独立董事,董事会成员中至少包括三分之一独立董事,其中至少包括一名会计专业人士。”
二、关于三会运作
1、股东大会运作
通知指出：在2001年度股东大会上,你司法人股股东厦门民兴工业有限公司授权蔡××参加会议,从授权委托书看,未被明确授予行使表决权的权力,但该次股东大会记录显示蔡××在该次会议上行使表决权,不符合《公司章程》第五十二条“股东出具的委托他人出席股东大会的授权委托书应当载明下列内容：(一)代理人姓名；(二)是否具有表决权；(三)分别对列入股东大会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的提示；(四)对可能纳入股东大会议程的临时提案是否有表决权,如果有表决权应行使何种表决权的具体指示；……委托书应当注明如果股东不作具体指示,股东代理人是否可以按自己的意思表决。”的规定。
情况说明及整改措施：曾有个别外方股东持有自行设计的授权委托书来参加股东大会,内容不够规范。今后要求出席会议的股东代表所持的授权委托书一定要参考公司提供的样本,如缺少关键内容条目,则要求改正后方为有效。
2、董事会运作
⑴通知指出：董事会尚未建立专门委员会,不符合《上市公司治理准则》第五十二条“上市公司董事会可以按照股东大会的有关决议,设立战略、审计、提名、薪酬与考核专门委员会。……”的要求。
整改措施：董事会拟根据《上市公司治理准则》筹建相应的专门委员会,条件成熟时报股东大会审议。
⑵通知指出：截止2003年6月30日,你司独立董事人数未达到董事会成员的1/3,不符合《指导意见》第一条第三款(同前)的规定；
情况说明及整改措施：2003年7月17日股东大会上,本公司增补了三名独立董事,目前董事会12名成员有4名独立董事。根据公司章程尚需增补一名独立董事,公司股东大会将尽快予以增补。
⑶通知指出：董事会议事规则缺少独立董事条款。
整改措施：公司已对现行的《董事会议事规则》进行了修改,增加了有关独立董事的条款,修改后的董事会议事规则即将提交公司董事会审议通过。
⑷通知指出：你司独立董事黄世忠于2002年10月向董事会提交书面辞职报告,并连续三次未参加董事会会议,但董事会自2002年10月至2003年5月未召集股东大会选举独立董事,填补因黄世忠辞职产生的空缺,不符合《公司章程》第一百零五条“如因董事的辞职……余任董事会应尽快召集临时股东大会,选举董事填补因董事辞职产生的空缺”的规定；
整改措施：(见“二、关于三会运作2、董事会运作⑵”的整改措施)
⑸通知指出：董事会对经营班子换届问题,采取“继续留用”的办法,公司与经营班子未签定聘任合同至今已逾1年,不符合《上市公司治理准则》第七十五条“上市公司应和经理人员签订聘任合同,明确双方的权利义务关系”的要求。
整改措施：(见“三、重大事项和信息披露”的情况说明及整改措施)
公司董事会决定要尽早完成经理人员的正式聘任工作,并签订聘任合同。
⑹通知指出：2002年9月,你司控股子公司厦门金龙旅行车有限公司与你司股东福建漳州闽粤第一城有限公司签定协议,由厦门金龙旅行车有限公司为福建漳州闽粤第一城有限公司3000万元贷款提供担保,该事项未提交你司董事会讨论决策,亦未提请独立董事发表独立意见,不符合《指导意见》第五条第一款“重大关联交易(指上市公司拟与关联人达成的总额高于300万元或高于上市公司最近经审计净资产值5%的关联交易)应由独立董事认可后,提交董事会讨论；……”的规定；该担保事项也违反了《关于上市公司为他人提供担保有关问题的通知》第二条关于“上市公司不得以公司资产为本公司的股东、股东的控股子公司、股东的附属企业或者个人债务提供担保”和第五条关于“上市公司为他人提供担保必须经董事会或股东大会批准。……”的规定。
情况说明及整改措施：(见“三、重大事项和信息披露”的情况说明及整改措施)
3、监事会运作
⑴通知指出：第三届四次、五次、六次、七次、八次以及第四届二次监事会会议缺少会议通知,不符合《公司章程》第163条“监事会每年至少召开2次会议。会议通知应当在会议召开10日以前书面送达全体监事。”和第164条“监事会会议通知包括以下内容：举行会议的日期、地点和会议期限,事由及议题,发出通知的日期”的规定。
情况说明及整改措施：近年来公司监事会会议事先都发出了书面通知,但由于对资料归档工作的疏忽,公司档案中没有上述会议的通知文件。今后,监事会将做好每次会议后的资料归档工作。
⑵通知指出：缺少监事会议事规则,不符合《公司章程》第161条“监事会制订监事会议事规则,以确保监事会有效行使其职权”的规定。
整改措施：公司《监事会议事规则》的草拟工作现已完成,将于近日召开公司监事会议审议批准。
三、重大事项和信息披露
通知指出：
⑴2002年6月,你司控股子公司厦门金龙旅行车有限公司与福建漳州闽粤第一城有限公司签定4800万元借款协议,由厦门金龙旅行车有限公司向福建漳州闽粤第一城有限公司提供4800万元借款,借款期限从2002年7月2日至2002年12月2日,按银行同期贷款月利率4.425‰计算利息。借款人福建漳州闽粤第一城有限公司系你司控股子公司厦门金龙旅行车有限公司的外方股东香港嘉隆(集团)有限公司的全资子公司,并于2002年7月2日通过拍卖取得你司7.09%的股权,成为你司股东。该事项你司董事会不知情,也未以临时公告形式及时进行披露,不符合以下法律、规章的规定：《证券法》第六十二条“发生可能对上市公司股票交易价格产生较大影响、而投资者尚未得知的重大事件时,上市公司应当立即将有关该重大事件的情况向国务院证券监督管理机构和证券交易所提交临时报告,并予以公告,说明事件的实质。下列情况为前款所称重大事件：……(三)公司订立重要合同,而该合同可能对公司的资产、负债、权益和经营成果产生重要影响；……《上海证券交易所股票上市规则》第7.4.4条“上市公司出现以下情况且所涉及的数额达到7.2.2所规定标准的,比照本章第二节的规定披露：(一)重要合同(借贷、委托经营、委托理财、赠与、承包、租赁等)的订立、变更和终止；……；《上海证券交易所股票上市规则》第7.4.9条“上市公司直接或间接持股比例超过50%的子公司出现本节所述情形的,视同上市公司的行为,使用本节规定”。
⑵2002年9月,你司控股子公司厦门金龙旅行车有限公司为福建漳州闽粤第一城有限公司3000万元贷款提供担保,你司至今未进行信息披露,不符合以下法律、规章的规定：《证券法》第六十二条(同前)、《上海证券交易所股票上市规则》7.4.3条“上市公司发生重大担保事项,除应当采取有效措施向债务人追偿,将追偿情况及时披露外,还应当遵循以下要求：(一)上市公司不得为本公司的股东、股东的控股子公司、股东的附属企业或者个人债务提供担保。上市公司为上述公司、个人以外的法人提供担保,涉及金额或连续2个月累计额占上市公司最近经审计的净资产值10%以上的,应当及时报告并公告”、《上海证券交易所股票上市规则》第7.4.9条(同前)。
⑶针对媒体对你司控股子公司厦门金龙旅行车有限公司2002年9月9日与厦门海沧台商投资区管理委员会签订总投资为7050万美元的汽车及底盘项目投资合同书的报道,你司迟至2002年11月7日才发布临时公告,不符合以下法规、规章的规定：《股票发行与交易管理暂行条例》第六十一条“在任何公共传播媒介中出现的消息可能对上市公司股票的市场价格产生误导性影响时,该公司知悉后应当立即对该消息作出公开澄清《上海证券交易所股票上市规则》第7.5.1条“上市公司应当关注本公司股票的交易以及公共传播媒介、网站对本公司的报道《上海证券交易所股票上市规则》第7.5.2条“出现下列情况之一的,上市公司应当及时报告并公告：……(二)公共传播媒介或网站传播的消息可能对公司的股票交易产生影响”。
情况说明及整改措施：
1、2002年6月28日我司持股60%的子公司厦门金龙旅行车有限公司(下称金旅公司)外方股东(持有金旅公司40%股权)香港嘉隆(集团)有限公司请求金旅公司向其全资子公司福建漳州闽粤第一城有限公司借出人民币4800万元,期限五个月,用其在金旅公司所持的股份及收益作为本次借款的资产抵押,并根据银行同期贷款利率承担所借款利息。经金旅公司董事会6名董事中4名董事签字同意后,金旅公司和福建漳州闽粤第一城有限公司签订了借款协议,按其要求将4800万元转入指定的帐户,其中1100万元付入厦门国际商品拍卖中心,其余3700万元汇入福建漳州闽粤第一城有限公司。截止2002年12月16日止,金旅公司已收回全部借款和借款利息。
上述借款情况经厦门天健华天会计师事务所查实后,在本公司2002年年度报告中作了披露：“2002年6月28日,本公司控股子公司旅行车公司外方股东香港嘉隆(集团)有限公司的全资子公司福建漳州闽粤第一城有限公司向旅行车公司借款4800万元,期限5个月(从2002年7月2日至2002年12月2日),按银行同期贷款月利率4.425‰计算利息。该项借款由香港嘉隆(集团)有限公司以所持有的旅行车公司股权及收益作为质押。截至2002年12月16日止,旅行车公司已收回全部借款4800万元和借款利息686,910.00元”。
2、2002年9月金旅公司应其外方股东香港嘉隆(集团)有限公司的要求,对其全资子公司福建漳州闽粤第一城有限公司在中国建设银行诏安县支行短期贷款人民币3000万元提供信用担保,同时香港嘉隆(集团)有限公司用其在金旅公司所持有的股权及收益作为本次担保的反担保。经金旅公司董事会6名董事中4名董事签字同意提供上述担保,担保期一年,并于2002年9月28日签署担保合同。福建省漳州闽粤第一城有限公司所借款项已于2003年4月14日归还人民币500万元,其余2500万元人民币也于2003年7月3日全部归还,金旅公司提供担保的保证合同也同时终止。
3、2002年9月9日,金旅公司与厦门海沧台商投资区管理委员会签订了一份《投资项目合同书》,主要内容是对金旅公司汽车及底盘项目的投资选址达成初步的意向：该项目总投资为7050万美元,选址海沧台商投资区新阳工业区,占地面积约20万平方米,土地使用期限50年,地价及付款方式均未约定。2002年11月5日,金旅公司董事会对上述投资项目进行了研究,并通过相应决议。董事会议后,11月6日金旅公司经与海沧管委会协商,双方就本投资项目重新签订了一份《投资项目意向书》,并约定9月9日签订的《投资项目合同书》与《投资项目意向书》不同之处以意向书为准。以上情况本公司迟至2002年11月8日方在《上海证券报》上刊登《厦门汽车股份有限公司关于投资意向的公告》,作了披露。
福建漳州闽粤第一城有限公司是我司的第四大股东,上述借款和担保事项均属于重大关联事项。福建漳州闽粤第一城公司所借款项中有1100万元支付给拍卖行用于购买本公司法人股,违反了公司章程；另外,金旅公司向福建漳州闽粤第一城有限公司提供的担保属于违规担保。以上三项重大事项未经我公司董事会审议,也未以临时公告的形式及时进行披露,反映出我司在公司治理、内部决策程序与履行信息披露义务方面存在重大缺陷。
公司董事会决定从以下几方面进行整改：
⑴完善公司法人治理结构,尽早完成经理人员的正式聘任工作,以强化公司的各项管理。
⑵加强学习,完善制度,严格按照决策程序办事。
我司所属控股子公司较多,主要的生产经营由子公司完成,近年来子公司的投资活动也日益增多,今后应加强对控股子公司特别是金旅公司的投资及财务活动的规范管理,明确控股子公司对外投资、担保、借款等重大事项的权限及报告义务。公司董事会准备从加强学习入手,以《公司法》、《上海证券交易所股票上市规则》、以及本公司章程为重点,组织公司董事、向子公司的派出董事以及子公司的相关人员进行系统学习,吸取本次违规的教训,严格认真地执行公司现行的各项规章制度,并根据形势的发展变化,尽快修订完善本公司的《董事会议事规则》、《投资企业管理制度》、《投资项目申报、评估、审批管理办法》及《贸易房地产投资企业管理办法》等规章制度。
⑶加强信息披露管理,认真履行信息披露义务。
我司投资的子公司生产经营活动的快速发展对公司信息披露工作也提出了新的要求,公司已对现有的《信息披露管理办法》进行了修改,按照《上海证券交易所股票上市规则》中关于上市公司直接或间接持股比例超过50%的子公司所发生的重大事项应视同上市公司的行为进行披露的相关规定加以必要的补充,明确子公司及本公司派出董事负有向本公司董事会报告所发生的重大事项的责任。修改后的《信息披露管理办法》经下次董事会审议通过后,将发至各投资企业,并向控股子公司的高管人员进行宣传解释。
⑷做好独立董事选聘工作,注意发挥独立董事在公司治理中的作用,特别注意应当赋予独立董事文件规定的特别职权。
⑸前列三项重大事项均发生在本公司控股子公司金旅公司,另外,因为该公司的其他问题,证券监管部门还多次向我司发出监管问询函,反映了该公司生产经营取得很大成绩的同时,在公司治理、内部决策程序与信息披露方面存在重大缺陷。董事会认为金旅公司应当对存在问题进行认真的清理。金旅公司已于8月20日向本公司交送了《关于完善、规范公司管理行为的整改报告》,本公司也对派出董事、金旅公司的相关责任人给予了通报批评。
四、财务会计方面
通知指出：你司在2002年度财务报告附注中披露：“今日世界大厦系我司控股子公司厦门今日汽车服务有限公司的在建项目,由于土地的红线图办理较迟,建设项目受阻,从1996年7月起基本处于停工状态；2001年已办妥建设项目必备的手续,正积极与有关单位联系,准备重新启动该项目。”但根据该地块的土地房屋权证,权属人为你司,且尚未按政府的规定补交地价差额；根据该土地房屋权证中2003年1月27日的注明,总用地面积已由10200平方米变更为7580.27平方米。你司未在期后事项中披露上述内容。
情况说明及整改措施：本公司在厦门湖里寨上疏港路北侧土地的总用地面积为10200平方米,为我司商场、办公楼及住宅的建设用地。2001年7月我司向厦门市有关部门提出申请,要求将该10200平方米土地分割成两块,并获得批准。厦门市土房局2003年1月在核发土地房屋产权证时,即将该10200平方米土地分割成两块,一块为7580.27平方米,地籍号为H102-80,另一块为2619.73平方米,地籍号为60000450029,两块土地权属人均为本公司。地籍号H102-80的土地已办理了厦门市土地房屋权证,为厦门高殿汽车综合服务基地综合大楼(即今日世界大厦)的建设用地。另一幅地籍号60000450029的土地上本公司已建筑房屋,本公司8月21日召开办公会议进行了研究,已开始办理产权登记申报手续。
中国证监会厦门特派员办事处的此次检查,使公司进一步加深了对规范运作的认识,提高了公司对相关法律、法规的理解水平和运用能力,对公司的健康发展具有十分重大的意义。公司将以此为契机,不断加强学习,严格按照证券监管部门的要求规范运作,作好信息披露工作,认真落实各项整改措施,促进公司的健康发展,以更好的业绩回报股东。
厦门汽车股份有限公司董事会
2003年9月30日上海证券报
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