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·余萍·
生活中，办公桌与你的关系可能比你的床还要亲密，但是你有一个整齐干净而有效率的办公环境吗？还是你常常将重要的文件淹没在一堆废纸中，在关键时刻，怎么都找不到？4个步骤，让你的办公室立刻改头换面。
Step 1：计算空间，创造空间
在将所有文件物品做适当的规划前，先要了解自己能使用的私人办公空间有多大以及有什么设备。一般办公桌以功能而言，大致可分为计算机作业区、文书处理区及收纳储藏区。如果你的桌面被一堆堆凌乱的文件、纸张或私人物品淹没，那你可能无法看见桌面甚至没有地方可以书写。上班族可利用较高的屏风隔板搭配吊柜、挂墙层板等往上延伸等方式，创造收纳空间。
Step 2：分类归纳
目前的文件纸张几乎就是A4大小了，把要用而未分类的文件通通整齐地堆放在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份文件你就知道一定在这一堆了，等看过后再依自己的分类方式归纳好。如果你是负责行销工作的，就为每个产品安排一个大的资料夹，内里分门别类，或可依经常接触的部门业务划分，之后，分别用透明夹收好，做好卷标，再汇整收到产品资料夹中，这样就能一目了然。 值得注意的是，每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件。
Step 3：收纳就定位
收纳的工具有很多种，可视需求来添购。如果是往返公文，可以利用双层的文件匣来区分in跟out，也就是待处理或已处理。通常这类活页夹的设计都可以堆栈或拆除，消费者可自由运用。而成类的文件，则可以运用活页资料夹、L型透明夹、杂志盒等来收纳，或是利用吊挂式活页夹放置在袖柜的最下层，如果有直立式公文柜或理想柜，也很适合摆放已整理过的吊挂式文件或是杂志盒等。收纳的工具备妥后，还得为它们找个栖身之处。放置的位置通常依自己的使用习惯及频率来规划。桌面上的文件资料最好是经常调阅查询，或马上要用到的，方便随手可得。中央抽屉通常放置文具用品，笔类、回纹针等。袖柜的上层也是放置较扁薄的物品，而最下层通常会放置吊挂式文件。
Step 4：持之以恒，永保整齐
不妨依自己的便利，选择每天或每星期整理一次办公桌，并可视每个阶段的调整分类及收纳方式，永远保持在最佳状态。 中国人最容易舍不得、丢不掉，常常会累积一些无用的东西。茱莉·摩根斯坦在《收纳其实很容易》提供大家一个80/20比例法则，如果一下子你找不出那重要的20％文件物品，你可以利用小红点卷标来帮助你，在一个月内，只要你查询过的文件，或使用过的物品，甚至是你喜欢的小玩意儿，都给它个小红卷标，而你找不到的东西也一并记录下来，一个月后，你就知道哪些是你真正需要的东西，赶快清出位置来摆放它们，那些没有贴上红点小卷标的，则可以打入冷宫，打包储存，甚至丢弃。
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