管理时间七宗最之最期待的时间

　　最期待的时间—自己的时间

　　看见Google的工程师在工作的20%私人时间中创造出Gmail、Gulp等如同“病毒”一样蔓延的产品，作为管理者的你，是不是也在开始考虑公司环境的创造对智慧管理的价值究竟有多大了？同样，随着组织日益庞大、越来越没有自己时间的你，如果有机会在工作时间有属于自己的20%时间，你会怎样让它更有效？ 真正的Google，比它的Logo看起来更加五彩斑 斓。

　　Google 魔法时刻

　　文/赵平

　　Google总是在不断挑逗着人们对它的兴趣，在创下华尔街的

股票

神话后，Google的鬼点子仍然层出不穷。Gmail就着实让大家心跳了一把。它不同于以往任何形式的电子邮箱，它只能被赠送，上网注册可申请不来。而在今年春夏推出的功能性饮料Gulp同样采用了这种“病毒式”的传播方式，因为网友只能通过Gulp瓶盖去换取新的饮料，而第一个瓶盖在哪里呢？

　　而且更有趣的是，这些充满创意的产品大都来自Google工程师的业余时间。哦，不，严格说来是私人时间。

　　Goolge工程师们享有20%的私人时间，用来进行“头脑体操”，当然，也会为Google和Google的爱好者们不断制造惊喜。

　　梦工厂的20%原则

　　看看一个典型的Google小子的日程表，你可能会感到更惊讶。上午9点来到公司的第一件事是和同事们一起，不是开会而是打排球，中午享用免费的午餐。但是只要有了新点子，就可以和同事们钻进草地上的白色小帐篷里召开头脑风暴，北加州的阳光可一点儿也不比托斯卡那的阳光差。

　　就是这样，Google总部看起来比它自己的Logo还要五彩斑斓，这里没有烦躁苍白的工程师，有的是玩具、宠物、堆积如山的免费冰淇淋；办公室里可以安置小狗的位子；员工可以在公司总部玩轮滑曲棍球；若要往来于办公室之间，员工可骑乘电动滑板车，或者儿童用的玩具车，甚至还有专门的女按摩师。因为按照Google的规定，员工们要有20%的工作时间用来做各种运动。

　　这就是Google的原则：请用20%的时间来运动头脑。因为没有西装革履也一样可以严肃认真，同样，好点子的来源也没有界限，Google是制造点子的梦工厂。事实上，在Google内部就有着数不清的“项目经理”，而他们的一项日常工作就是要自己找活儿干。在创始人谢尔盖·布林和拉里·佩奇看来，员工应该寻找、确定和争取通过自己的开发项目，如果没有项目也就没有在公司存在的价值。

　　Gmail是一个颇受好评的产品，以及实践六度空间理论的人际网络产品Orkut，它的设计者来自土耳其，Orkut正是他的姓氏。而Gulp的来历更加传奇：Gulp的发明者是Google运营副经理Urs Hoelzle，他利用自己的“20%私人时间”去玻利维亚和秘鲁交界处的亚热带雨林从事植物学研究，并在2003年7月11日从一株木棉的树冠上采集到了某种附生植物的样本，然后在Google实验室中最终发现了现在使用在Gulp饮料中的功能成分。

　　Gulp分为四种口味并带有一定的功能区分度(就像洗发水一样)。按照发明人的说法，它们都可以加速人类脑电波在神经中的传导速度，并扫描脑中的DNA，让它们重新组织起来，更有效地工作—就像Google组织世界上所有的网页那样。

　　用环境管理智慧

　　在电话、E-mail和即时通讯工具有点儿过于发达的今天，格子间里的工作者们几乎成为了多指令并行的机器。友善的同事，有趣的项目以及有创意的想法越来越稀缺。

　　同时，公司与员工之间的雇佣关系也越来越糟糕。来自调查公司的数据显示，英国80%的员工上班干私事。IDC的报告说，美国员工每周浪费平均5.9个小时的工作时间上网处理私人事务，因此导致美国企业每年损失1780亿美元。甚至有数字显示，美国员工每天消耗在网上闲聊的时间高达2小时，造成每年7590亿美元的损失。

　　Google似乎很明白这样的道理—“时间就是金钱”：“时间”既可以带来损失也可以带来收益。智力乐园式的方式让员工享有更多冥想的空间。20%原则、宽松且有富有创造性的办公环境让工作变成了一种乐趣，也为公司带来了一个又一个新鲜的创意。

　　“员工的感受会完全不同，有了20%的自由时间而不是20%的偷懒时间，我感到自己被尊重，自己在为兴趣工作。被雇佣也不是一种糟糕的感受。”Google的内部网站上可以看到这样的言论。

　　事实上，不单单是Google，越来越多的公司意识到了环境对知识型工作者的重要影响。近期，哈佛商学院实战新知网站上的一篇名为《布置办公室至关重要》的文章就表述了一些这方面的发现。比如知识型工作者虽然需要独立的空间来思考，更需要开放的空间来促进交流；他们需要大量在办公室以外工作；他们需要经常交谈、聊天、合作；他们同时需要安静思考、集中精力；他们需要灵活的工作时间；他们并不关心华而不实的设施……当办公设计能够满足他们的这些特别要求时，就能够促进特定的行为。

　　适于创新的工作环境，不仅是公司吸引人才的一个重要砝码，而且对于激发创新的成果非常有成效。相信Google能吸引越来越多的技术天才与此是不无关系的。很难想象需要打卡上下班，或者从早到晚面对枯燥会议的研究人员会有什么令人惊喜的创新。三星总部的研发中心24小时开放，当有灵感出现时，可以随时回来工作，当毫无头绪时，也可以自由离去。

华硕在台湾的研发大楼设有24小时提供服务的恒温游泳池，研发人员随时可以跃入泳池，放松或思考。 而丹麦公司诺维信干脆在北京盖起一座“创新”的四合院式的办公楼，它身高近13米，几乎高出中国传统民宅两倍，标准的四方型建筑。办公楼里陈列着很多艺术品，与此同时，所有桌椅、书柜、衣柜等办公家具，都渗透出设计简单、功能实用的丹麦特点。而员工几乎在每个角落都能够看到建筑中间天井里的假山园林以及花鸟果树。这个四合院的目的是“让全部是中国人的研发人员在每个细节上都有可能获取灵感”。

　　再回头看Goolge，它在上市后一直有负面的言论在流传：依靠期权来吸引顶尖人才的方法会慢慢失效。而已经得到优厚期权的老员工会变得懒惰，在股票市场套现后提早退休。

　　但是，Google所表现出的持续活力让竞争对手们吃惊。它手头保留有25亿美元的储备基金，用于支持员工进入各种新的互联网服务领域。比如Google地图，以及新闻服务等，后者已经每月吸引了710万用户浏览。而它的搜索引擎产品早已成为了整个业界的标志性产品。

　　而今天仍然有众多的技术天才们去申请Google的工作，“它每天能够收到约1000份简历。”硅谷一家猎头公司的官员称，“人们对在Google工作非常感兴趣。”

　　Gmail、Gulp这些充满创意的产品大都来自Google工程师的业余时间。哦，不，严格来说是私人时间。这就是Google的原则：请用20%的时间来运动头脑。

　　Google似乎很明白这样的道理—“时间就是金钱”：“时间”既可以带来损失也可以带来收益。智力乐园式的方式让员工享有更多冥想的空间。20%原则、宽松且富有创造性的办公环境让工作变成了一种乐趣，也为公司带来了一个又一个新鲜的创意。

　　德鲁克说

　　统一安排可自由支配的时间

　　有效的管理者，第一步应先估计究竟有多少“自由时间”，真正是他自己的时间，然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来。一旦发现还有别的事情在“蚕食”他保留的时间，便立刻再仔细分析他的时间记录，再将其中比较次要的工作重新过滤一次。

　　管理者在做过了自己的时间记录和分析后，当然了解有多少时间可以自由支配，又有多少时间可以用在确有贡献的大事上。

　　我曾在某银行担任顾问工作两年，研究该行高层管理的结构。这家银行的总裁，应该是我认识的主管中最善于管理时间的了。两年间，我每月与他会谈一次，每次他都只给我一个半小时。过了大约一年，我终于忍不住问他：“总裁先生，为什么我们谈话都以一个半小时为限？”他回答说：“我的注意力只能维持一个半小时。不管研究什么问题，超过了这个限度，我的谈话就没有任何新意了。可如果时间太短，我恐怕会掌握不住问题的重心。”

　　每次会谈，我发现未被打断，问及原因，他说：“我的秘书知道，在我思考问题时，绝不许任何人来打扰。然后，我再以半小时接听电话，接待访客。我这样安排也是一种冒险，说不定在我们谈话时，真会有什么天大的事等不及一个半小时呢。”

　　然而，即使像他这样一位自律极严的管理者，也常常得至少花费一半时间，来处理许多次要而不一定有意义的事，例如接待“顺道来访”的重要客户，参加不一定非他参加不可的会议，批阅不必由他批阅的公文之类。

　　每次我听到高级主管说他至少可以控制自己的一半时间，而且真能自己认为该做什么就做什么。我实在怀疑他根本不知道自己时间耗用的情形。高级主管真能自由运用的时间，大概只有1/4。就是说他只有1/4的时间能用在重大事务上。

　　一位管理者的职位越高，其不能自行支配的时间也一定越多。组织的规模越大，其用于维系组织运行，而非用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多。

　　因此，有效的管理者知道他必须集中他的自由时间。时间如果能集中，即使只有一个工作日的1/4，也足可办理几件大事。反之，零零碎碎的时间，纵然总数有3/4个工作日，也是毫无用处。

　　至于如何集中，则各人有各人的办法。有些高层人员，在一星期内，留有一天在家工作。

　　还有人将会议、审核、问题分析等例行工作，规定排在一星期内的某两天中办理，而将其他日子的整个上午保留下来，用于处理真正重大的事务。上个例子中的某银行总裁，正是这样管理时间的。召开业务会议、约请高级职员讨论和接待重要客户之类的工作，都排在星期一和星期五。星期二、三、四的下午，则不排固定的工作，用来处理其他事务，但是在这三天的上午，他会事先排定时间来处理重要事项，并以90分钟为一个单元。

　　卡尔森教授在他的研究报告中，曾提到一位最有效的管理者。他每天上午上班前，总有90分钟时间留在家里，不接电话，专门从事研究工作。不过这种做法，会比每天晚饭后再花3小时处理的方式好得多。但现在喜欢把工作带回家来开夜车的人越来越多，这往往会造成一种不好的情况：人们以为可以晚上加班，因此反倒没有抓紧白天的工作时间。

　　集中自己的时间，集中的“方法”倒在其次，重要的是时间如何用法。许多人把次要的工作集中起来办理，因而匀出一段整块时间来。但这样的方法并无太大的作用。因为这样的方法，不啻在心理上或时间上，仍然放不下那些次要的事情，放不下那些很少贡献而又认为不能不做的事情。结果终究还会产生新的时间压力，来占用他的自由时间，牺牲他应该做的事。几天或几星期后，他已经“集中”的自由时间，又会被那些所谓“新的问题、新的紧急事件、新的麻烦”瓜分得无影无踪了。