如何开大会

　　《销售与市场》Sales& Marketing Management 2006 年12月号

　　对于举办的各种会议和论坛, 无论与会人数多少,问题的关键都是找到合适的会议地点、优秀的演讲者并始终确保听众的注意力被吸引, 而自始至终的组织性也是确保会议顺利进行的关键。

　　对于大型会议来说,越早进行计划并着手准备越好。很多时候找到一个合适的会场并非易事。对于将有100 人左右参加的会议, 最好使用中小型的会场。在不拥挤的前提下, 中小格局的空间在心理暗示上更加有利于人们之间的交流。

　　不同的客户有不同的需求。很多公司用Cvent—— 一种在线事件登录系统来组织会议。Cvent 可以发送邀请, 并跟踪响应, 比如登记收费情况、发布会议日程等。实际上Cvent 提供了一个平台,在沟通及事件备份方面能为客户节约大量精力。关于Cvent 的使用成本, 如果按每个参加会议的客人计, 大约为10 美元，如果客户要求私人服务,可能会略高。其带来的效益, 是帮助客户节省大量精力。

　　为确保听众的注意力, 很重要的一点是尽量避免演讲者和听众之间的物理障碍。演讲者应避免站在任何阻碍他和听众之间交流的障碍物后面, 例如站在乐队后面。当在一个会议中具有多个听众小组时, 最佳的座位安排是让不同的小组坐在不同的圆桌边上。这样做有利于会议中要求的不断重新分组,而当个人处于某一个组团时, 他往往会更加积极主动地参加到会议当中去。即使演讲者再优秀, 听众也很难长时间对其保持注意力。因此会议过程中的间断休息非常必要, 一个小时是大多数人注意力集中的极限。另外一条来自经验的建议是: 最好为听众准备足够的食品和咖啡。