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作者：全球华人企业顾问中心执行长陈生民
开栏小语：博客、播客、奇客……越来越多的“客”不断出现，他们往往代表一种潮流，一种未来趋势。我们在这里给大家开辟一个畅所欲言的阵地，以“X客”的名义抒发您的职场感悟。
主管人员可能不是天生就会当主管的，那么第一件要学会的是什么本事呢？
我当主管时是很卖力的，因为我上班比别人早，下班比别人晚，我不想做一个事必躬亲的人，但是我常有属下做得比我差的感觉，因此，会越俎代庖地替部属做了很多事。加上我们处在一个人才竞争很激烈的产业，新人希望在我们这里得到工作的磨练，一旦有经验就会跳槽到这个行业的老大、老二去，许多企业都有这样的问题。我一直认为这是产业特性的问题，但后来我发现错了，这是领导力的问题。
有一个故事是这么说的：一位主管，我们称他为章小明好了，因为过劳死到了天堂，见到圣彼得，圣彼得说你不该来到这里。他说，我生前做了这么多的好事，为什么我还没有资格上天堂？圣彼得帮他打开往事回忆机——看看你的部属是怎么说你的？他的秘书说：我跟他这么长一段时间，总是弄不清楚他到底要做什么？我帮他排定的时间表，他总是随心所欲地修改，弄得我一点成就都没有，只好他吩咐我做什么，我才去做什么。他的部属也控诉说：我期望得到他的指导，但是我发现他很忙，跟我约定的时间还在处理别的事，我根本跟他说不上话。他的客户说：他每次都向我道歉，但是事情还是弄得一团糟，犯过的错误还是会再犯，我不晓得他在想什么？OK！听起来很熟悉，我当主管时都曾经发生过类似的故事。但我比他幸运，我还活着。
所以，当一个主管最重要认知的是什么呢？是想办法将我的时间用到最有效的地方去，如果懂得在我的职位上优先处理我应该做的事，那么就会是一个称职的主管。
这样说起来，好像主管要学会的第一件事是时间管理。其实不然，而是要认知最优先的工作是什么？也就是著名的管理专家史蒂芬·柯维揭示的成功人士的“七个习惯”，其中第一个要养成的习惯就是“要事优先”。
那么什么是最优先的事呢？柯维用四个象限来说明：重要的事/紧急的事、重要的事/不紧急的事、不重要的事/紧急的事、不重要的事/不紧急的事。
我们直觉上认为“重要的事/紧急的事”就是第一优先，例如：我明天要交稿子了，否则专栏就要开天窗，这是不是重要又紧急的事？当然是。但是，为什么会造成又重要又紧急呢？我稿子可不可以提前两天完成呢？当然可以，我如果将未来一周的时间规划好，就可以提前将一些重要的事情在既定的时间表上完成，这样紧急的事就变少了。一些不重要的事也可以利用琐碎的时间去完成，例如：回电话、写E-mail等。对于主管最头痛的事是一些不重要的事来干扰你的时间表，变得很紧急，例如：有人习惯将MSN打开，结果一堆人上来找你，造成工作的干扰；手机也是一样，我有时会接到一些推销的电话，问我要不要买保险或是参加什么会员俱乐部？我都会很客气地告诉他们：我现在正忙着，不方便讲话，这样就可以将自己的时间掌握在自己的手里。
如果只是谈时间管理，可能会有很多的工具帮助你规划时间，这当然很好，但是对于主管人员来说：判断什么是重要的事要亲自处理可能更重要？我的一位朋友做得很好，他会将工作分成三等份：第一是非自己处理不可的要事；二是非自己处理不可的琐事；三是可以请别人协助的事(不管是要事或是琐事)。如果是第一种，他会将一天精神最好的时间用来做这些事；如果是第二种，他会利用一些空档时间处理；当然第三种，他也要区别哪些人能协助他去处理，因为这是一种训练，可以将什么事交给什么人来处理，被交付者可以学习到如何处理这样的工作。
所以，主管要学会的第一件事：是判断什么事必须自己处理。
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