让工作真正高效

　　《哈佛通讯》总编辑：保罗·米歇尔曼

　　有些小技巧，可以帮助你在时间有限、资源紧张的情况下有效地设定优先级。时间就那么多，我们得好好利用它。

　　抓起一两张纸，简要地写下为了满足工作的需要你必须完成的任务，这些任务是为了让老板满意、为企业创造价值、为自己将来的职业发展铺路。记着这些事情，把你的优先选项分成三栏。第一栏按未来一周内你需要完成任务的重要性排列。第二栏将下个月要完成的任务排序。第三栏是未来半年的任务。

　　仔细地查看每一个选项，思考自己现在花了多少时间在它上面。根据你对任务的排序，看看给每个任务分配的时间是否恰当。是否有一些优先级比较高的任务却没有得到足够的重视？是否有某些任务，优先级不高，却占用了过多时间？

　　根据分析结果，你可能会发现自己的时间分配不是很合理，你试图马上做出一些改变，重新分配自己的时间令其和优先级向一致。这就是你应该做的。不过实际情况却更复杂一些：某项任务很重要，它不但需要付出时间还需要些资源。

　　假设你在一个饮料销售公司的新产品开发部工作。你所负责的一个项目是开发一种新的罐头衬里。这种衬里可以让饮料保质期更长，可以去除铝外壳带来的异味。完成这项开发，可以满足短期、中期和长期的需要。这可能会满足自己的项目的需要；这对你的老板来说是件大好事；对公司在市场的竞争大有帮助；可以大大地提高你的形象。换句话说，它具备最高优先级的所有特征。

　　只有一个问题：完成新衬里开发和测试的技术资源非常短缺。你已经花了几周时间要求工程师的一些工时放在这个项目上，但是他们总是一再拖延。他们的主管可能愿意帮忙，但是他也无能为力。工程师的工时非常宝贵，你必须排队等候。

　　你可以将所有时间都花在这件事情上，但是没有必要的资源，你只能是浪费时间。是否有另外一件你应该做的事情，其价值相对小一些，但却有足够的资源？它可能不是一个非常了不起的成就，或者不能让所有的股东都完全满意，但如果它也同样会带来价值，多花一些时间在它上面是一种非常明智的做法，即便它没有最高的优先级。

　　而且这里有一个重要的问题。任务的重要性、付出的时间和精力、必要资源的配备，没有这三方面的统一，你就无法做到真正的高效。将这个问题处理好，成功的机会将即刻出现。