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本刊记者 钟孟光
《管理@人》编辑部：
我们公司是新成立不到一年的网络公司，大家松散和随意性比较强。尤其是在会议的出席上。中层管理人员如果没有关系到本部门特别重要事情，他们肯定不会准时与会，给会
议管理带来很大的被动。
我也曾经尝试过采用一些方法，如迟到者罚款等硬性措施，但效果并不明显。我怎样才能改变这种会议习惯性迟到的文化呢？
——武汉某网络公司人力资源经理闵文
贵公司员工不能准时出席会议，主要由以下几点原因造成：
一是领导者不重视。很多领导者、管理者都主观地认为这是一个小问题而未加重视；
二是参加者准备不充分。会议的目的性不强，准备不充分，导致很多参会人员在会议开始时还不清楚会议的议题、目的和意义，从而无法引起参会者对会议的重视；
三是会议组织不规范。会议管理缺乏有效的机制和规范，会议组织者不能把会前应该准备什么文件、由谁参加会议，每个与会人员参加的目的和应起到的作用等等及时准确地传达到位，从而导致员工无法准时参会；
四是制度监控执行不力。由于缺乏监督执行，即使是可以克服的特殊情况，员工也会以此为借口，不准时参加这些会议；
五是制度执行单一化。在制订制度时对例外情况考虑不足，执行时又不能做到具体问题具体分析，凡事一刀切，切得不好就走回老路；
基于以上几个主要问题，我认为要从企业文化、制度建设和考核执行等几个方面同时入手来解决会议管理的问题：
企业文化方面，首先要提高企业内部所有人包括领导直至最基层员工的会议意识。会议是企业在经营管理中一项重要的活动，是有效的沟通、决策的手段和工具，每个人都要重视并遵守与会议相关的规章制度；
其次，要让员工都明白，不准时参加会议、开会准备不充分、让无关人员出席会议是对其他参会人员的不尊重，因此可以考虑将开会人员的选择、开会时的表现作为关键行为考核的内容纳入企业的绩效考核体系。
在制度方面，首先要建立会议管理制度，包括以下主要内容：会议的分类及其目的和作用、各类会议的流程、会议前期准备、每个会议召集人和主持人必须做好会前准备，包括会议的目的、参会人员的选择、每人所需做的准备和会议中的角色、要做到每个参会人员都是有必要参加会议且能够起到沟通决策作用、主讲人必须将讲解内容以文字的形式提前发给相关人、会议结果评价与跟踪落实。
其次，考核激励相关制度的配套。在会议管理制度设立之后，要有相应的奖惩措施以确保会议管理制度的落实。具体包括：准时参加会议的人的奖励制度、不准时参加会议的人如何惩罚、会议效果评价与会议决议的跟踪落实与相关人员的考核如何挂钩。
如未准时参会的人员要被罚款，罚款的数额为奖励每个准时参加会议的人员10元人民币，即假设与会人员为10人，有8人准时参加，2人迟到，则迟到的2人需当场各拿出40元人民币分发给准时参加的8人，每人10元，由会议主持人具体督办。如未执行，则扣发主持人相同额度的工资发给准时参加会议的人员。
在执行落实方面，首先企业一把手重视，制度面前人人平等，严格执行制度。其次，执行制度时要人性化操作，如确实有特殊情况，则负责执行制度的领导要验证真实情况，同时将该人员的情况向其他参会人员解释，由他们决定是否退还罚金。如不同意退还，则告知人事部门在其工资发放时做相应补发。总之，在维护会议的严肃性同时要注意不要因此消弱人员的积极性。
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