让办公室成为旅馆

　　传统的办公理念将被完全打破，“随时办公、随处办公”将成为可能。这些办公地点可以是家里、宾馆、机场、政府部门、合作者办公室、供应商办公室及客户办公室等任意空间

　　AWS (Alternative WorkingSpace,直译为灵活办公空间)模式正走俏跨国公司

　　本报记者 于兵兵 发自上海

　　一位工作在上海普华永道办事处的审计师，当他在出差三个月后风尘仆仆走进公司，要做的第一件事不是直奔办公桌，而是申请办公桌。因为此时，他在偌大的办公区内找不到属于自己的位置。

　　“现在我们应用一套申请系统，要求员工在电脑上登录用户名和密码后，进入申请页面，系统就会提示他分配出的办公位置。”上海普华永道办事处一位工作人员陈小姐打开系统界面告诉《第一财经日报》。

　　而在普华永道上海办事处，像这样经常出差在外，回来后需要重新申请办公位置的

审计人员有500多名。

　　当审计师走到分配好的位置后，会发现他的固定电话号码已经落户该位置，而他的位置号码也已经传达给相应的行政和服务人员。

　　而据陈小姐介绍，明年年初，升级后的分配系统将最终实现全自动，申请人只要打通某一办公位置的电话申请，就可以将他的固定电话号绑定在这个位置上。

　　“目前，世界四大审计师事务所在上海的办事处应该都已经做到了这一点。”一位“四大”相关人士对记者说。

　　而这一系统，正是目前游行于跨国企业的灵活办公策略(AWS)的产物。

　　当办公室成为旅馆

　　李杰，国际

房地产咨询研究机构仲量联行上海区负责商用物业研究，此前曾在海外工作六年。发源于美国大型企业集团的灵活办公策略一度是李杰研究的焦点课题。

　　据了解，AWS战略全称 Alternative Working Space，直译为灵活办公空间。而李杰接触到第一个跨国企业的AWS案例来自Sun公司。1999年至2001年，该公司员工比例为70%销售人员，30%技术人员。由于多数市场人员经常在外出差或办公，Sun公司采取了AWS灵活办公模式。“这是一种先到先得(first come,first serviced)的办公策略)。”李杰介绍。按照这种模式，公司不再拥有专属每个员工的办公桌，所有办公桌均先到先得。而仅此一项改革，该公司节省了物业成本5000万美元。

　　据李杰提供的资料显示，先到先得仅是灵活办公模式的一种形式，其他还有例如个性化桌面、宾馆型预订、电话预订、自由化办公、邻里办公中心等多种模式，如果这一系列模式充分运用，一个系统的AWS办公面貌就可以生动再现：某员工可以拥有一个个性化的临时办公桌，行政人员在得到办公申请后甚至可以将打包管理的私人相框、办公用品迅速布置成个性桌面，而员工申请办公桌就如同宾馆订房，需要提前预订办公空间。另外，员工可以通过无线电脑等通讯工具实现任何地点的灵活办公，比如：一家公司可以与若干家合作公司达成协议，为其他公司的员工在本公司范围内提供临时办公位置；甚至一个住宅社区也可以增加小型办公楼，专门为来自不同公司的员工提供统一的临时办公环境。最终，传统的办公理念将被完全打破，“随时办公、随处办公”将成为可能。这些办公地点可以是家里、宾馆、机场、政府部门、合作者办公室、供应商办公室及客户办公室等任意空间。

　　压缩办公成本

　　起源于欧美的AWS办公模式在创立之初主要是节省办公成本的考虑。

　　李杰介绍，在欧美，随着房地产售价和租金的逐步升高，一些公司开始采取这种灵活办公策略，鼓励员工回家办公。而可能采用这种方式的多是市场、公关、独立技术支持等部门，因为这些部门的员工常在外接触客户，或可以直接在家中工作。

　　当员工与办公桌位比不是1：1，而是1.5：1或者更高的时候，就意味着两个甚至几个员工共用一个办公桌，而这种多人流动的工作区间不仅可能激励工作效率，最直接的是缩减了公司的办公面积，节省大量的办公室成本。

　　中国大规模应用尚需时日

　　灵活办公的初衷是减少办公成本，而中国企业目前的办公环境也遇到了同样的成本问题。在仲量联行发布的2005年亚洲房地产市场景气报告中，上海、北京成为亚洲最被看好的商业办公城市。正因为如此，上海去年的甲级

写字楼需要量激增，租金也随之上涨了25%，创历史新高。而专家同时预计，2006年上海甲级写字楼的租金水平将再上升10%。在仲量联行同时做出的一份关于企业房地产成本的调查显示，在跨国企业中，尤其是金融业等服务型企业，房地产成本，即办公用房成本已经成为继人力资源以外第二大成本支出。

　　但是一些商业房地产市场人士和企业经营者并不认为这一模式可以在国内大面积推广。李杰介绍，美国等发达国家广泛采用这一模式有其特定的社会基础，比如经济环境变化，第三产业快速发展，三分之一的工作人口为自由职业者；通讯技术水平提升，为灵活办公提供了设备可能。而目前国内企业的产业发展布局并不足以支持广泛的灵活办公。

　　另外，不同的办公文化也是重要的影响因素，“中国的办公文化比较倾向集体办公，尤其是国有企业。”李杰认为。在领导对员工的信任度较低、现代通讯设备配备不完备的情况下，国内企业大范围应用灵活办公模式仍有待相当长的时间。本报摄影记者/任玉明