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马有田
市场环境的变化和企业竞争的日趋激烈，迫使企业要不断提高内部管理的同时强化企业内部控制和信息透明。会议，无非是一种有效的控制和信息透明的工具。
殊不知，在西方发达国家和优秀企业通过会议强化和提高企业管理效率的时候，我们
中国诸多行业的管理者还在困惑于如何应付各种各样的企业会议和摆脱“文山会海”的窘境。这就是差距，管理理念和观念的差距。
“会议室内烟雾缭绕，主持人在那里滔滔不绝讲个不停，与会者是东倒西歪、哈气连天，交头接耳者、玩弄手机者、嬉皮笑脸者都有”，这是我们都不陌生的、且都有过亲身体验的会议氛围，会议又长又不解决问题。什么原因呢？缘于中国管理者对会议本身的认识的局限性，使得会议缺乏必要的沟通和准备，从而出现了前述的参会者和组织者均感尴尬的会议场面。如何才能改观和提高会议效率呢？
第一，观念转变。会议是一项有效的管理工具，PDCA循环管理理论中的C(Check)环节的实现，有效的途径就是会议，通过会议监督检查工作进展情况和出现的问题，因此，我们必须转变观念，将会议视为履行管理责任和实施管理控制的有效手段，有了这样地认识才会有精心的会议组织者和负责的会议参与者，从而改善会议效果。
第二，明确会议目的。不同目的的会议有不同的组织方式，只有明确了目的才能有效保证会议效果。任何形式的会议无非有三个目的，一是了解沟通信息；二是部署任务；三是分析解决问题。了解沟通信息的会议就是相互通报情况、告知相关的信息，沟通协调相关事宜，一般不会形成决定性事项；部署任务的会议更多是单方面的信息传递，即多为上向下传达指示、布置任务，与会者则是受命者；分析解决问题就是针对专题问题分析讨论，解决问题。很多企业将上述很多目的融为一体召开会议，结果是目的不明确，问题不清晰，自然造成会议冗长且效率极低。因此，每次的会议必须明确设计预期的效果，以此考虑会议的议程和相关计划的设计安排。
第三，明确会议者的责任。任何会议都由组织者、与会者、列席者等人员构成，不同的会议，其组织者、与会者和列席者均承担不同的职务角色，承担不同的会议责任。因此，会议的组织者、与会人员参加每一次会议时，在充分了解会议目的的前提下，要清晰自己的会议责任，没有无缘无故的会议，既然通知你参加会议，必然期望你能承担某一方面的工作或责任角色。需要充分的准备，不要只带耳朵参加会议，必须是心、脑、耳、口齐全。很多企业的管理者在参加会议时，只要不是自己主持或没有通知自己讲话，就悠闲的只带着“耳朵”来听，具体听什么、想要达到什么目的都不清楚，单纯为了开会而开会，这必然不能充分发挥会议的作用。
第四，主持人进行有效的会议控制。会议中往往会出现偏离主题或发言超时等不可预测的现象出现，这就要求会议主持人要适时、恰当、艺术的掌控节奏，在不挫伤发言者积极性的同时又能很好的把握局势，从而提高会议效率。因此会议主持人要在会前做充分的准备和考虑。
第五，会后进行会议评估。会议评估的目的是为了有效改善以后会议质量，并非是要奖励。可以对会议主持人、参会人和会议综合效率三个方面进行评估，每次评估后进行总结，找出成功与失败的方面，在以后的会议中加以改善，长此以往，不仅会议会越来越有成效，还会使管理者(参会者)改变对会议的认识，逐步成为主动改善会议成效的推进者和参与者，这样，会议这一管理工具的效用就显现出来了。
总而言之，中国企业在不断探索适合自己的管理工具、方法的时候，千万不要过多的追求时髦和盲目超前，毕竟管理的实质是将复杂的管理系统简单化，因此在日常管理过程中我们不妨多思考一些诸如会议管理、时间管理等简单而实用的管理工具，将其用好用活可能更利于提高企业管理实效。
作者系中圣国脉管理咨询公司高级顾问
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