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罗伯特·特德斯科
企业向差旅部经理最常提出的问题之一是：他们可以为企业节省多少钱。到了岁末年初，这一问题又被很多公司提到议程上来。就节省经费而言，主要有两个渠道———优惠的合同和行为控制，包括如何确保优惠的价格，如何执行旅行计划，怎样选择供货商等等。差旅部经理首要考虑的问题其实在于，公司如何才能以最低的成本从商务旅行中获取最大的
价值。
如今，员工的流动性是企业发展的基本动力，出差是现代企业活动的重要组成部分。出差可以建立和发展关系，从而帮助企业发展和增长。企业要搞清的基本点不是可以节省多少钱，而应该是为何要在旅行上投资，企业可以在旅行中获得什么，以及在商务旅行上的投资是否成功等。
要解决这些问题，企业必须对旅行管理进行更全面的分析，差旅部经理不单要考虑从行前准备到交款的过程，还要进一步了解其他各种要素，譬如公司的目标及业务需求，影响公司差旅的外部环境，其差旅计划在市场上是否行得通，以及让相关人员感到担忧的主要问题。
对于希望缩小与其他企业差距的公司来说，旅行管理计划有一些基本原则可以遵循。
1.明确目标并确定重点———公司希望利用差旅计划达到什么目的。例如，对某一家公司而言，其重点可能是在其五大开发市场要保证有合适的酒店及地面交通覆盖面；对另一家公司而言，则可能是与主要航空公司合作伙伴携手，以提高该公司在五十条主要航线上点对点的覆盖率等等。
2.任命一名差旅部经理———所有的公司都可以从指定专人负责的旅行管理计划中受益，即便是出差人员很少或差旅费很低的公司亦是如此。在许多公司，旅差部经理的职位可能不是专职岗位，而可能兼管其他工作。
3.收集和分析差旅资料———精确的数据对旅行管理计划的成功至关重要。
4.制定和实施正式的差旅规定———正式的差旅规定要阐明公司总体的旅行管理办法。其内容应包括所有旅行酬酢支出类别的具体指导原则，还要涉及到旅行安排、付款方式、团队和聚会开销及支出的处理程序。
5.选定主要的供货商并确定首选的计划———差旅部经理在掌握目前行为和偏好的详细数据后，应当设法与主要供货商建立起紧密的关系。
6.加强对遵守规定情况的监测和跟踪———各公司应当要求员工找首选的供货商。所制定的首选计划应考虑到总的成本，而不仅仅是价格。在规定中，应当用一个章节来阐明公司的期望和阐述不遵守规定的后果。
7.指定一家旅行管理公司———这家公司要能帮助整理信息，提供有关行业动态的咨询服务并说明其产生的影响。
8.评估并利用技术来提高办事效率和旅行者满意度———自动预订系统到无线平台的最新进展，技术是提高办事效率和旅行者满意度的主要推动力。
9.制定公司卡计划———公司卡可以作为全面而精确的差旅数据的一个来源，这些数据可以有多种用途，可以作为基准来测定一项旅行管理计划的有效性。
10.实现开支处理的自动化———利用与开支处理自动化（EPA）软件集成的公司卡电子数据信息，是种有效的解决方案，它可以彻底摆脱以往开支处理周期所涉及的所有人工劳动密集型工作。本文作者罗伯特·特德斯科（Robert Tedesco）系美国运通商务旅行咨询服务部主管
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