成功执行媒介公关的五个环节

　　只了解媒体和掌握与媒体的沟通技巧，并不能把控整个媒介项目的执行

　　文/ 张瑞芹

　　企业选择公关传播的方式有两种，一种是请专业的公关公司来协助执行；另一种是自己直接操作。亲自操作的最大优势是成本低，可以储备自身的媒介资源。那么，企业怎样才 能成功执行媒介公关任务？如何才能像专业公关公司一样致力于品牌的打造，实现长期持续的公关营销策略？

　　打造执行团队

　　通常，企业媒介部负责对外媒体沟通、新闻发布、信息反馈、剪报制作等，是企业对外新闻发布的统一出口平台，媒介部的工作性质决定了对人员综合素质要求比较高，不仅要了解媒体工作流程，还要关心社会生活及行业内部发生的热点、焦点问题，掌握一定的公关技巧。因此，招募优秀的媒介公关人员是取得媒介公关项目成功的保证。

　　撰稿部负责新闻稿件、演讲稿件、综述稿件等文字材料的撰写工作，是企业新闻信息的加工厂，企业要传递什么样的内容，树立什么样的公关形象，都是由撰稿人员通过文字表述进行传递的，撰稿的工作是公关传播工作中不可小觑的重要一环。

　　策划部负责公关项目、新闻发布会、研讨会、促销活动等宣传策划的创意、文案工作，是企业公关传播的“大脑”，没有一个好的策划，其他一切传播工作都是徒劳的。另外，活动部负责具体活动执行现场的设施控制和管理，如新闻发布会场地预定、现场背景版制作、搭建；灯光和幻灯等现场设备、设施的控制和管理，以达到现场传播的最佳效果。

　　保持与媒体的有效沟通

　　就像生产流水线，一条信息的发布不仅取决于策划的优劣和稿件撰写的好坏，在信息发布期间媒介工作人员与媒体的有效沟通也是不容忽视的环节。媒介经理是信息发布的指挥者，在一篇新闻稿件撰写完毕，经公关项目经理最终确认可以对外发布后，媒介人员在第一时间将稿件信息投放到各大媒体。

　　企业所给出的新闻稿件内容和所关注的新闻点不一定符合每一个媒体的需求，在信息传递的过程中，媒介人员会接到媒体的反馈信息。比如：版面紧张、稿件内容不合适，或者提出其他的新闻点和新闻线索，希望进一步采访等，这时需要尽可能满足记者提出的要求，及时为记者采访提供各种方便和支持，以便保证在短时间内信息得以发布。这些信息经媒介人员反馈给项目经理，由项目经理决策和协调下一步的工作安排后，由媒介人员再传递到媒体。如此反复，进行充分的沟通后，才能保证新闻信息在我们预定的发布媒体范围内有效执行和传播。

　　制订执行计划

　　只了解媒体和掌握与媒体的沟通技巧还不能把控整个媒介项目的执行。要保证公关传播工作的成功开展，关键要制订一个切实可行的公关传播计划。下面是两种常用的公关媒介执行计划的制订方法：

　　请看表一，预计传播量为176000字，由各负责区域的媒介人员按各个媒体版面的情况，以及发稿数量、稿件类型等估算出一个文字发布量，做出预计发布字数的计划，然后把大家估计的发布量加起来看与既定的任务目标差距有多少，然后由媒介经理进行二次分配。由媒介经理根据对媒体的了解和把握，将差距的字数分配给每个人，这样项目媒介人员会根据任务安排努力去执行，表格中的数据也会反映一些情况，给媒介项目经理及时提醒，以便确保项目的顺利开展。这种方法一般应用在公关项目执行时间充裕的情况下，适合原有领域和长期项目的执行。

　　请看表二，与第一种情况不同的是，计划发布量直接由媒介经理根据既定媒体的情况，按项目组中各成员负责的媒体数量统一核定任务标准，在既定完成公关传播任务总量不变的前提下，项目组中的成员可以根据自己所负责媒体地区的发布情况，按照发布要求自行调整。这种方法适用于公关传播与项目执行时间很紧急或者对媒体的情况不是很了解的情况，适合新领域和新项目的执行。

　　执行过程中的管理与控制

　　在项目媒介公关执行过程中，媒介经理不仅要随时跟进项目组中每一个成员的工作进度和工作情况。要求公关项目经理和媒介经理具有成本控制意识，在这里不仅仅指媒介购买成本，还有时间成本和人力资源成本。

　　媒介公关传播的实质就是新闻信息传播工作。对于我们来讲时间是最为宝贵的。例如，在我们组织一场新闻发布会后，要做的第一件事就是把新闻发布会稿件发给记者，保证记者从现场回到报社后，在第一时间看到这些新闻信息，并将稿件进行编辑处理。这样，才能保证在项目执行过程中媒体发布的数量和质量。如果滞后投放，由于记者没有及时拿到稿件，尤其是对于日报或者晚报类的媒体，可能就会失去新闻时效性，对公司来讲就会增加成本，甚至会造成不必要的损失。这就要求企业必须合理利用时间，统筹安排，提高工作效率，监控项目进展情况，确保项目顺利进行。

　　合理发挥每个人的工作特长和优势，将每一个人用在最适合的地方，充分体现每个人的最大价值，避免造成人员的浪费，是人力资源成本控制的关键。关心项目组中每个成员的思想状况，了解他们的工作特点，把握他们的工作习惯，以便及时调整工作任务安排。经常定期定向培训，提高媒介人员的工作技能，培养良好的工作习惯，也是成功执行媒介公关项目不可缺少的一个重要条件。

　　信息收集和剪报制作

　　一个公关项目执行的效果如何，最终体现在媒介项目执行分析报告上。而分析报告来源于对所发布文章内容的分析，包括发布媒体、发布版面、发布的内容和形式，发布媒体范围、覆盖地区、传播效果，以及在整个公关传播过程中所遇到的问题、媒体反馈信息、行业变化情况等，并提出下一步公关传播的建议和传播目标，为下一步企业制定持续有效的公关传播策略奠定良好基础。

　　在简报制作的过程中，应注意发布媒体名称、发布版面、发布日期与报纸保持一致。在剪报制作中常常发生发布的文章数量过多，以及其他意想不到的细小错误，这些都是正常的。建立层级审核制度，首先由媒介人员收集样报并制作剪报，在制作过程及剪报制作完毕后进行自检，确认无误后交媒介经理进行二次检验，媒介经理确认无误后交公关项目经理最后审核。这样，经过三道检查程序后交专人装订成册，确保制作出来的剪报准确无误。