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开会的学问 如何组织好一场会议


http://finance.sina.com.cn 2006年01月12日 23:41 新浪财经

  【案例】

  小A是刚毕业不久的年轻大学生,进入公司之后,他所处理的很大一部分工作是会议组织事务,可这也成为他最大的一个烦恼。

  由于公司领导众多,会议也多,时间和场地总是会出现冲突,再加上没有会议主持人
进行管理,总是产生议程混乱,议而不决,冗长低效的情况。领导不止一次地批评了小A,小A也很委屈,学校里的会哪有这么麻烦,随便拉到一个教室,两三句话就讲完了,哪里还能考虑到这么多问题。

  忧心忡忡的小A来到了李教授的办公室,就他所遇到的问题进行请教。

  【解疑】

  小A(以下简称A):李教授,为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢?

  李教授(以下简称李):呵呵,看似简单,其实并不简单,它也是一项庞大的系统工程啊。你所遇到的,其实是我们所说的商务礼仪的问题。

  A:商务礼仪是什么概念?

  李:商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则,它是一种行为的准则,用来约束我们日常商务活动的方方面面。它的核心作用是为了体现人与 人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪,它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求。仪容仪表是指个人的形象。言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。

  A:那么李教授,从商务礼仪的角度来看,怎样才能组织好一场会议呢?

  李:首先你要对会议的性质有所了解。

  按参会人员来分类,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。

  A:每次开会前我总是手忙脚乱,好像有一堆事情需要确定,但却总是等到最后一分钟才定下来,还经常漏掉一些事项。

  李:年轻人毛躁点可以理解。从商务礼仪的角度,我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

  在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:

  WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

  WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

  WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

  WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。

  OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

  A:听您这么一说,我就明白多了,还有一个问题让我经常受领导批评,座位怎么排,怎么坐都很有讲究,可是我一点也不懂。

  李:在中国

传统文化中,十分讲究长幼尊卑之分,同样在商务礼仪中也会面临这样一些需要排定坐次的情况。一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

  如果会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

  在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

  还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

  A:还有,在会议进行过程中,大家总是没有重点,东拉西扯,该解决的问题没有解决,无关紧要的话反倒扯了一堆,最后搞得大家筋疲力尽,不了了之。

  李:这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。

  一个有经验的会议主持人应该起到以下作用:

  •介绍参会人员

  •控制会议进程

  •避免跑题或议而不决

  •控制会议时间

  当然会议之前的沟通也很重要,让大家对议题充分熟悉,有的放矢,不做空谈,能够就重要事项达成共识,这就是一个高效会议的诀窍。

  A:谢谢李教授,听完您这番话,我对以后的工作充满了信心,不会再犯向以前那样幼稚的错误了。

  李:呵呵,年轻人犯错误,连上帝都会原谅的,我再提醒你几点。

  在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:

  •会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;

  •赠送公司的纪念品;

  •参观,如参观公司,或厂房等。

  •如果必要,合影留念。

  有始有终,才是一个负责任的会议组织者。

  主持:陈楸帆


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