港企“秘书”左右逢源

　　港《星岛日报》

　　公司秘书俨如管家，充当后勤打点一切。公司秘书不等同“公司里的秘书”，它是一种专业，并非只向一位老板负责，而是向公司、向整个董事会负责。

　　上市公司每年需要呈交年报、召开董事会、公布业绩等等，很多程序及文件需要依 循及准备，稍有做得不全面，随时会令公司蒙受损失。

　　公司秘书俨如管家，充当后勤打点一切，使公司在冲刺时无后顾之忧。

　　可一说起“秘书”，很多人会不期然想起坐在老板办公室前、负责拦截一切闲杂人等、安排老板日常行程的个人助理。很多人会把上述两者混淆，认为“公司秘书”便等同“公司里的秘书”。但其实公司秘书是一种专业，并非只向一位老板负责，而是向公司、向整个董事会负责。

　　上市公司要求严谨

　　香港公司法规定每所上市公司均须设立“公司秘书”一职，然而上市公司由于业务涉及广大投资者，受到上市条例规限，公司秘书一职必须由具有专业资格的香港公司秘书公会会员、专业会计师或律师出任。

　　现时本港千多家上市公司，每家公司都需要设有公司秘书职位。由于上市公司的规模一般都很大，业务繁复之余，也可能涉及多家子公司及其他控股公司，一位公司秘书实难以处理全部工作，所以大规模的公司，一般都设有公司秘书部门，由一组人确定公司做足了公司法例上所要求的申报或发布程序。

　　确保公司依法行事

　　“公司秘书(Company Secretary)是一个专业，是每所公司都必须设有的职位。公司秘书向董事会负责，确保公司做足公司法例要求的规定或事项，如法例规定公司每年需递交年报、上市公司须定期公布业绩、编排周年大会的日期，及整理存放董事会的会议记录。由于上市公司董事会的会议内容，随时引起公司股价波动，公司秘书的操守亦非常重要。”香港公司秘书公会教育及考试经理黄雅丽说。

　　她说，除了每年经常性递交年报及公布业绩等大事外，公司秘书还需负责一些较细微的事务，如公布全年业绩前一个月，公司秘书有责任提醒董事不应买卖公司股票；而当公司董事出售股票时，他们需向香港交易所申报，并递交一份申报副本供公司秘书存档。

　　对外消息发布人

　　“公司秘书除了作为董事会的秘书外，由于负责联络每一位董事，掌握最全面的资料，一般也会成为董事会的消息发布人。当公司股价出现不寻常波动时，香港交易所会向公司查问原因，届时公司秘书需代为询问每位董事是否知悉原因。当确定所有董事均不知原因时，公司秘书须代表董事会向外发出公司不知情的声明。而当公司董事会结束后，会中所讨论的资料，经常都由公司秘书统一发布。”黄雅丽说。

　　需求量增大

　　而香港交易所行政总裁周文耀在早前的公开场合也透露，预计今年上半年本港新上市业务持续蓬勃，继续会有大型国企来港上市。今年港交所将会于华东地区、重庆、石家庄及天津等地进行推广活动，并会继续加入新投资产品、改善市场质素，以巩固本港金融中心地位，相信有助吸引公司来港上市。每所上市公司均需聘请专业的公司秘书，对此行业人才的需求自然更大。

　　细心、记性不能少

　　任职公司秘书者，需要细心、好记性，以Natalia为例，她的工作牵涉数百个客户，好记性让她对每个个案都有一定认识，当顾客遇有问题致电时，她不用花太多的时间翻阅档案，很快便可以解答客户的问题。另外，公司秘书经常要翻阅有关法例的文件，又要撰写会议记录、声明等文件，语文能力对公司秘书而言非常重要。而他们常需与客户联系，也要具备一定的沟通技巧。

　　Natalia形容，即使拥有公司秘书专业资格，他们还需要不断进修。法例经常有修改，公司秘书需要紧随新法例。政府政策与大众息息相关，如早前CEPA的签订，香港的内地热炒得热烘烘，不少客户均把业务范围延伸至内地，公司秘书也需适应此趋势，进修关于内地的知识。