——万古科技e HR soft2000人力资源管理系统应用方案
万古科技公司公司背景
方正数码有限公司(EC-Founder Co.Ltd.)是从事发展互联网应用技术及电子商务的软件技术公司。方正数码有限公司成立于2000年9月，是北大方正1999年7月推出E-Media策略之后，经过一年的酝酿和积累在互联网及电子商务方向的重要发展。公司成立后立即着手内部网站建设、办公自动化建设，并同时寻找支持internet的人力资源管理系统和财务管理系统，以达到公司网络化管理的需要，实现企业内部的电子商务。
公司需求方正数码有限公司希望所选用的人力资源管理系统可以通过Web site进行系统操作，把人力资源管理的所有工作通过intranet加以实现，并要求与企业的intranet无缝链接，使公司上至管理者、下至每个员工均可通过公司的intranet进入人力资源管理系统，真正实现实时、交互式的管理方式，满足e化管理的需要，以提高工作效率和管理自动化程度、节约时间和成本。经过仔细比较和测试，e HR-soft2000以先进的管理方式、强大的功能、高速／安全／稳定的性能，赢得了方正数码的青睐，方正数码最终选用了万古科技的人力资源管理软件e HR-soft2000。方正数码公司内部网Intranet系统网络逻辑结构框架(见图)。逻辑结构说明：配备WWW服务器，可以利用Internet／Intranet技术，将主服务器上的共享信息共享出去，同时提供基于Web的内部办公环境。专线接入可以确保数据库服务器和托管的数据库之间数据的快速同步，为实现Internet＋Intranet办公奠定基础。
实施方案总体目标通过内部网进行流程式管理，将公司内部涉及到员工之间、员工和部门之间、部门和部门之间的业务工作、人力资源管理工作，整合到公司内部Intranet上完成，并最大程度地将流程系统化和优化。
具体内容人事管理人事管理，包括员工档案管理、变动情况历史记录管理、人员统计分析、离职管理、工作任务自动提示、各种人事报表。系统提供实时、高效的数据访问方式，上内部网的员工可以进入e HR soft2000的员工查询界面，如个人信息查询和其他信息查询。领导也可以通过浏览器实现网上查询，可以在网上获得包括饼图、矩形图、组织结构图等查询结果。考勤管理：考勤系统详细记录了员工的考勤资料，是考勤和加班统计的依据。网上考勤管理提供在线查询和在线补签。考勤数据获取：e HR-soft2000设定每天凌晨1：00左右自动从门禁系统获取前一天的数据并导入e HR-soft2000的考勤管理模块。e HR-soft2000的休假管理模块中产生的休假数据和加班数据也自动转入考勤管理模块中。考勤查询和备注：对于每个上内部网的员工，可以进入e HR-soft2000的考勤管理页面，页面上默认显示自己从本月1日到当天的打卡情况，并可以点击备注的链接，在另一个页面输入这一天的考勤备注信息，比如要求补签或修改打卡的相关信息，然后可以提交。同时员工在考勤管理页面上可以查询公司内任何人某月的打卡情况，只能查阅，不能输入备注。考勤补签：在考勤管理中可以设置某员工为有权进行补签的人员，以及这个补签人员能补签的员工范围。对有权补签的员工，在内部网上进入考勤管理页面，可以查询所有员工的考勤记录，当所查询的员工是在其管辖范围内的员工时，可以点击补签的链接进入补签页面，对该记录做补签输入。同时系统对有权补签的员工，在其查询页面设计了“考勤数据不全员工列表”的链接，点击此链接将显示此签卡人有权管理范围内的员工中，最近一个完整考勤周期内考勤不足的人员列表，点击某人的链接将回到其考勤记录页面，通过补签链接进行补签输入。在补签时，如果需对一段时间内的记录做批量签卡，可以选择补签页面中的时间范围选项，如一个员工出差2个月，则可以在此设置，提交后，系统会自动将此范围内的所有考勤记录全部更新；如果根据员工提交的备注信息是休假补签的，补签人员许可的话可以直接将其缺勤记录转为休假记录，同时e HR soft2000自动弹出员工的休假节余表以核实节余是否够用。休假管理对于每个上内部网的员工，可以进入e HR-soft2000的休假管理页面，查询自己的各种已休假期的状况，也可以输入员工姓名查询其他员工的已休假情况。所查询的内容包括各种假期的休假起始日期、已休假天数和节余数。休假申请和审批员工可以在休假管理页面上，点击休假申请的链接，进入休假申请和提交的页面。员工在线填写申请日期，假期类型，休假起始时间，休假结束时间，备注信息等，并提交，系统自动分析数据并做相应处理，如果选择的是年假，则判断当前员工剩余的年假天数，如果申请的天数超过剩余的天数，则给出相应提示，申请流程不再继续。如果当前的申请是事后提交的申请，则提交的休假类型必须限定为病假或事假。如果不是病假或事假，则给出相应提示，申请流程不再继续。如果申请的假期大于X天，则需要提前Y天申请，如不符合要求，则给出相应提示，申请不再继续(X和Y的值，可以在HR系统中分别设置)。对于提交成功的申请，系统自动将其写入工作任务提示栏。当审批人在内部网上进入人事系统时，即能看到所有需其审批的工作任务提示。招聘管理在内部网上部门经理可以按照职位需求和相关职位工作说明书，在线填写季度招聘计划申请表，提交后，系统自动提示公司总裁审批。审批通过后，由人力资源部备案，并通过网络将公司的职位空缺和新职位需求及时发布。外部应聘者通过Internet在公司招聘页面上按标准表格输入的个人简历自动转入人力资源管理系统的应聘者人才库，并可按学历、专业或职位需求等条件等进行分类、筛选、淘汰等处理，以便查询，对初选出来的应聘者进入招聘活动的第二阶段处理，如面试、考核、录用等。应聘者一经录用，其个人资料即可直接转入人力资源管理系统的新员工信息库。通过e HR soft2000，如果内部人才库中有适合的人选，也可以优先做晋升等相应处理。审批代理人e HR soft2000可以设定的各个项目的审批人，如考勤审批人、休假审批人等，当原审批人修假或出差等没时间做审批工作时，可以将自己的审批权限委托给审批代理人。委托代理在其设定的时间范围内生效，代理人的权限和原审批人一致。原审批人可以提前取消代理委托。薪资福利管理薪资福利管理中可将各项社会统筹保险和个人所得税的计算和管理按照政府要求设置，并直接输出扣缴所得税申报表，提交税务机关。其中工资模块提供多币种、多工资组、多套工资计算公式，自动银行转帐、自动做13个月工资等。同时，上内部网的员工可以查询自己本月薪资福利明细、历史薪资福利明细。
实施结果通过e HR soft2000的实施，使方正数码人力资源管理实现了完全的网络化和流程化管理，并在系统的实施过程中完成了对管理制度和流程的完善和优化，提高了整个公司的管理效率，增强了企业内部的及时沟通和企业凝聚力。e HR soft2000注重HR管理过程中工作流程的e化，强调与企业其它信息系统的资源互补和共享，它将HR管理的很多日常管理工作规范化、流程化。这对那些注重自身HR管理，员工普遍素质较高的企业，可以大大提高其HR部门的工作效率和员工满意度。e HR soft2000在方正数码的成功实施，为企业今后完成全面信息化管理奠定了坚实的基础。基于e HR soft2000的database，实现了内部OA如设备申领、财务报销等信息化管理，也为其财务系统所需要的薪资、福利、税务等提供了准确的数据和报表。e HR soft2000的实施保证了方正数码现代化管理流程的准确执行。在最初推行网络化流程的时候，由于员工原有工作习惯的影响，会感觉这种规范的流程和表单是一种负担，很多人不能及时填写自己的个人资料，使得人力资源部门的信息管理工作遇到困难。但是随着系统实施的进一步推进，员工开始尝试到e HR给他们带来的便利，比如他们可以在自己的电脑上看到自己的考勤记录，直接向上司发送备注信息；请假、请款、查阅工资单都变的十分便捷，不经过人力资源部的人就可以通过内部网查到所需要的信息。因此员工逐渐体验到e化管理带来的方便与快捷，增强了员工与人力资源部之间的沟通和反馈，提高了员工满意度，增强了企业凝聚力。方正数码使用e HR soft2000，近400人的薪资福利计算只要10分钟就可以完成，同时工资报表、工资单、银行转帐文件、税表都也都一气呵成。由于有了员工自助查询功能，工资单也不必打印，使人力资源部的工作效率和工作质量得到了很大的提高，同时大大降低了成本。e HR soft2000系统强大的统计分析功能，使公司管理者及时得到各种分析报表和图表，如人才结构，离职分析等，也为其战略决策提供及时可靠的依据。
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