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在去年出版的《专案管理ΜBA》(The Project Managers MBA)一书中，作者科汉(Dennis J. Cohen)与葛拉汉(Robert J. Graham)指出，成功的专案经理人需要具备几项重要的知识与技能，其中包含了解企业策略、如何提升专案成效、了解顾客等。另外，专案经理应将专案视为一个新创事业，将自己的角色转换成一名创业家，了解企业如何为股东、顾客与企业本身创造价值。
首先，在推动专案之前，专案经理必须先了解企业策略，让专案和企业策略结合。
专案为什么失败
除了基本技能之外，专案经理人应该了解一般专案失败的原因何在。训练与发展杂志(Training and Development)分析指出，阻碍专案推行的绊脚石与沟通有关。有效的沟通，可以大幅提高专案成功的几率。
专案经理人如何才能减少沟通不良所造成的失误？
首先，要了解专案团队中，阻碍有效沟通的障碍。通常，沟通的障碍包括：
-错误的假设。团队成员似乎都清楚你的指示与期望，但最后你却发现，你们之间的认知南辕北辙。这是因为你以为彼此了解，而未要求团队回应确认。
-害怕报告实情。专案经理人必须建立一个可以说出实情的团队文化，不要让成员只告知你正面的信息。
-缺少共同语言。专案经理人要建立起共同的语言，避免各种专业术语阻碍沟通。
-文化差异。文化差异包含了语言、性别、种族及企业协定。
-不良的团队气氛。建立一个开放、诚实的团队，不要建立一个阶级分明的团队。由上而下命令式的沟通模式，造成的阻碍会更大。
去除沟通障碍最有效的方式，就是在专案推动之前，拟定一个正式沟通计划，以化解潜在的问题，帮助经理人掌握专案的进度及预算。沟通计划的内容，包含基本法则、冲突解决方案及改变协定(change protocol)。
基本法则是用来解答专案成员的问题。譬如：什么人需要什么资讯？什么时候需要？讯息如何传递──面对面的沟通、电话、电子邮件或正式报告等。
另外，身为专案经理人，你要思考的基本法则如下：谁要直接对你报告？用什么方式简报。简报的频率──每天、每个星期，还是两个星期？
一开始就把沟通细节说清楚，不仅可以节省时间与成本，还能让每一位团队成员都清楚知道自己的职责所在。
心中时刻有顾客
另外，在推动专案的过程中，必须时时刻刻谨记顾客的需求。举例来说，新产品研发的专案是为了满足外在顾客的需求，但某些科技专案的推行，则是为了提升内部员工的工作效率。不论专案对内或对外，专案经理人都得先了解目标顾客是谁，他们有什么需求，才可能达成专案的成效。
然而在了解顾客之前，先得掌握市场趋势。很多专案经理人都有一个错误的认知，认为“新产品一推出，就会有人买。”事实证明，这是错误的观念。摩托罗拉的铱计划就是典型的例子，这项透过卫星提供通讯的服务，最后证明没有市场。
此外，专案经理人必须区分顾客及使用者的个别需求。所谓顾客，是指实际付钱购物的人，使用者则是实际受惠的人。举例来说，母亲为婴儿购买浓缩汤，则母亲是顾客，婴儿是使用者。因此，使用者会直接影响产品的销售。
提升专案的成效
如何提升专案的成效？在回答这个问题之前，先要从评估的标准着手。一般而言，专案成效评估的重点有三：专案推行的速度、品质，以及它所产生的价值。
通常，一个专案从概念形成到专案结束，称为专案循环时间(project cycle time)，这个时间越短，企业就越快享有专案产生的价值，投资也愈快得到回收。因此，缩短专案循环时间，可以为企业增加现金流量、减少专案投资，同时增加经济价值。
然而，如何在控制成本的同时，又兼顾品质及缩短专案循环时间？以下有六个原则可供参考：
一、选派训练有素的专案经理人。选择专案经理人时，不可以因为他是技术背景出身，就委派他为专案经理人。专案经理人必须充满热忱，受过训练，因为他要为专案成败负责。
二、迅速建立标准程序。建立专案标准程序的速度要快，但不需要完善。不完善的标准程序可以让问题凸显出来，进而加速形成解决问题的方案。
三、组织核心团队。专案团队应该由跨部门的人员组成。由于团队成员来自不同的部门，因此当问题发生时，可以获得不同部门的意见和支援，有效解决问题。同时应该注意的是，专案成员还应该包含终端使用者或顾客。核心成员必须有始有终地参与。
四、确保团队成员全职负责专案。为了加速专案的完成，团队成员应该一次只负责一项专案，避免同时负责多项专案，削弱力量。
五、团队成员最好避免分处各地。团队成员应该在同一个区域工作，彼此的沟通协调较容易。
六、高层主管的支持。专案失败通常是因为高层主管没有参与。
此外，在必要的时候，为了准时达成专案目标，企业应增加额外投资。麦肯锡顾问公司曾经分析，推出新产品时，如果专案时间拖延相当于产品生命周期10%，潜在利润的损失可能就高达30%；但是，若专案超出50%的预算，产品能准时上市，则潜在利润的损失可能只有3%。
把自己定位为创业家
推行专案最终的目的都是，希望能够创造顾客满意、增加销售量、提高获利，最后创造股东价值。因此，专案经理人必须将自己的角色定位为创业家或CEO，把专案当成事业来经营，了解企业的运作如何为股东创造价值。
但是，并不是每一项专案都会直接对企业利润产生影响。专案经理人同样需要思考，专案的推行对企业策略能够产生什么样的价值？举例来说，推出新产品会大幅提高公司获利能力，而进入新市场的专案，只要能打平就很幸运了。但是，两者对企业整体的策略却都有贡献。
好专案不会凭空出现，需要完备规划与认真执行。其中包含有六个步骤：
-发展专案架构。说清楚你期待达成的数字，如销售量、生产及营运成本等。确保目标设定合理。
-策略思考。从大格局来思考专案的目标。想想专案是否符合企业长期策略，看看专案是否与企业的竞争优势相辅相成，或者可以为企业开创其他的优势。
-建立事业规划。进行市场调查，并了解竞争状况，让核心团队参与事业规划。
-执行并控制专案。专案开始执行时，不要把事业规划摆一边，它是专案执行的指导原则，让你随时检视专案设定的目标是否达成。
-专案终止与检讨。专案结束时，专案团队应该提出一份专案报告，检讨哪些目标达成，哪些未达成，以供日后参考。如果虎头蛇尾，专案成员付出昂贵代价获得的教训，将无法有效分享，下次专案开始，一切又得从头来。
掌握好专案管理的诀窍，可以让你事半功倍！-多伦
你被指派负责一项具高度挑战性的专案，例如一宗购并案、推出新产品，或执行新的绩效评估系统等。不论你负责的是哪一类专案，都得在有限的时间与预算下，扛起为企业节省成本、创造利润的目标。然而，身为一名专案经理人，过去你可能没有任何类似的经验，而你的专业知识也与所负责的专案相去甚远，在这样的情况下，你如何成功推动专案？
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