开会是企业运作过程中不可或缺的一项重要活动，可是，每当提到开会，总会让大家联想到一些问题，例如会而不议、议而不决、决而不行等等的。当然，我们有许多方法，用来帮助提高会议的品质，避开上述的那些困扰，而设计一份明确的会议通知单，笔者认为就是做好开会品质的第一步。

　　除非是例行性会议，一般企业召开的会议总会有一些主题与要求，因为企业的干部都 很忙，而且要参加的会议又很多，因此，他们实在是没有那么多心力与时间，记住每一次会议要讨论的主题与相关事宜，所以，在会议召开之前，相关部门最好是发给与会人员每人一份详细的会议通知单，一方面让与会人员了解到这次会议的内容等相关信息，另一方面，可以减少大家投入在这方面的记忆。

　　那么，一份好的会议通知单应该包括的内容有哪些：

　　一、会议名称

　　一般企业为了便于管理，都会针对会议给一个大家容易了解会议方向的名称，例如经营会议、产销协调会、新产品开发会议等等之类的。

　　二、会议主题

　　让与会人员事先知道这次会议要讨论的重心是什么，当大家有了这种心理上的准备之后，相信对此次会议的品质，一定会有所帮助的。

　　三、会议时间

　　让大家能事先知道会议的日期与起迄时间，而做一个必要的安排，这对与会人员的工作安排是会有帮助的。

　　四、参加人员

　　让大家知道参加会议的成员，对会议的进行，也多少会有所帮助。

　　五、会议主席

　　让大家事先知道这次会议是由谁来主持的。

　　六、会议地点

　　让大家知道会议的场所何在，尤其是企业有多个会议室，如果这次的会议不在公司内召开的话，更要标示清楚，免得大家跑错了方向，影响整个会议的品质。

　　七、交通方式

　　如果会议是在企业内召开，那么，应该就不会有所谓的交通问题，但如果是借用企业以外的场地来召开，尤其是一些大家较不熟悉的场地时，一定要事先安排好交通工具，或提供详细的交通路线图。

　　八、参考资料

　　如果此次会议有一些参考资料，要发给与会人员事先参考的话，在会议通知单上要加以说明其内容及份数，提醒相关人员的注意。

　　九、主办人员

　　在会议通知单上，不要忘了把此次会议主办人员的大名及联络电话写上去，尤其是如果他有移动电话的话，更要附上该员的行动电话号码，以便于与会人员有必要时，能够顺利和主办单位人员取得联系。

　　当然，有了详细的会议通知单，并不表示与会人员百分之百都会记住这次的会议，因此，为了避免不必要的困扰，主办单位最好能在召开会议的前两天，用电话个别提醒每位应出席的人员，免得大家因为事情太忙，而把参加会议的这件事给忘了。

　　-周可／台湾资深管理顾问

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