近年来信息化技术快速发展,被审计对象的财务及业务系统也大多使用专用软件实现了电算化,因此计算机审计就要对各类电子数据进行操作,并要更多地使用数据审计模式。
计算机审计时需要采集被审计对象会计电算化或业务系统数据库中的数据,在实际进行过的多个计算机审计项目中,我们发现了数据审计模式中的信息利用存在如下几点问题:
一、数据是动态的。即数据库只能记录对采集时间来说是最新的数据,不能保留以往数据来查看数据变动的过程。例如在对企业职工人数进行查询时,如果被审对象提供的数据是最新人员资料,则只能查询到提取数据那一天的人数,无法查询出以往某个时刻的人数,这就可能影响到要审计的会计年度的平均金额。就此类问题,解决方法之一是要求被审对象提供当时的备份数据进行还原再查询,之二是查阅以往已经生成的会计报表数据直接拿来使用,但这样实际上已经脱离了数据审计本身。
二、数据间缺乏关联。有些单位虽然使用了计算机对财务及业务数据进行管理,但两者却独自开发独自运行故缺乏关联,这就会使当发现其中一项系统中的数据可能有问题后到另一套系统中验证时就非常困难。解决办法只有在起初拿到两套系统的数据之后仔细分析,找到对应关系后适当地根据关键字段生成中间表以进行辅助审计,但这样又要在数据字典不一定十分明确的情况下花费大量时间来分析数据本身的结构。
三、数据核实困难。由于采集到的电子数据仅来源于被审计对象,可能是连接到数据库即时采集出的数据也可能是原先备份的数据,偶尔会有数据出错的情况,这就无法验证其数据的真实完整性而只能假定其有效。这时,要作出客观审计判断还必须借助辅助信息进行对照,例如与银行数据进行核对。
通过实践,我们发现了数据审计模式中信息利用的几个常见问题。在现有条件下,只有将多方面信息进行综合分析后再整合利用,才能使数据审计模式下的计算机审计更好地发挥出明显的效能。(作者:安徽省淮南市审计局 周彬)
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