近年来,审计署驻昆明特派办努力提高档案管理水平和信息化水平,2004年荣立云南省档案工作集体三等功,2005年又在云南省档案局组织的年度档案工作检查中被评为优秀单位,受到云南省档案局通报表彰。该办的做法是:
一、落实“三个明确”,夯实档案工作发展基础。昆明办领导始终如一地重视、支持档案工作,把档案工作纳入议事日程,切实解决档案工作的实际问题,做到了“三个明确
”:一是明确人员,办公室指定专人负责,各处室配备兼职档案员负责本处室的档案收集立卷工作。专职档案员按时参加审计署办公厅及云南省档案局举办的档案管理工作业务培训,在办内采取集中培训和个别指导等多种形式向审计人员讲解立卷归档的相关知识,使每个审计人员都掌握审计档案立卷归档的操作技能。二是明确制度,相继制定了档案工作规章制度25项,汇编成册,各处室及专、兼职档案员人手一册,用制度进行管理,明确责任,规范行为。三是明确责任,把档案工作列入全办工作目标责任考核内容,年末逐项考核打分,确保各项制度落到实处。
二、探索信息化建设,推动档案管理数字化进程。随着审计信息化建设和办公自动化的全面运行,为档案工作创新提供了技术平台。目前,昆明办配备了档案管理软件,建立了档案目录数据库,实现了利用计算机进行编目和检索。文书档案全部实现了计算机管理。2004年起,审计项目在立卷归档时建立两套档案,除传统的纸质档案外,加归一套电子档案。审计档案信息化、数字化扩展到了审计实施过程,初步实现了档案信息交流和资源共享,系统的档案数据库开始建立,档案工作信息化进入崭新的发展阶段。
三、积极开发利用档案资源,拓展档案服务功能。昆明办档案工作非常重视利用室藏档案信息资源优势,开发档案信息,提供优质服务。在做好接待借阅工作外,还开展了卓有成效的编研活动。先后编制了《全宗介绍》、《组织沿革》、《大事记》、《基础数字汇集》等编研材料;为审计署编写《审计年鉴》、《组织史资料》等提供资料;并对本办制定的规章制度进行了汇编,便于随时查找。
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