浅谈计算机审计数据采集与分析整理(05-11-28)

　　计算机审计已在全国审计系统全面展开，我厅审计人员在审计过程中结合审计工作的特点，在行政、事业、企业等不同的审计项目中开展了计算机审计，取得了明显的效果。下面我结合自己在审计过程中的工作，对计算机审计中的审前调查、数据采集与数据处理方面的问题谈一下自己的看法。

　　一、审前调查

　　在传统审计模式下，不论审计项目的大小，在审计之前都要对审计对象的基本情况进行了解，以便制定切实可行的审计方案，有条不紊的开展审计工作。计算机审计方式下同样需要审计人员进行审前调查，而且审前调查的内容不仅要了解常规审计方法下的所有内容，还要追加与计算机有关的内容，具体有以下几部分内容。

　　（一）业务流程。要详细了解被审计单位整个业务从头至尾每个环节的具体操作方式和目的，并根据了解的情况绘制业务流程图。目的是使审计人员有一个初步的审计思路，更好的设计切实可行的审计方案，同时初步确定数据采集的范围。

　　（二）业务操作准则。了解被审计单位业务中所使用的会计准则，包括国家制定各种规定和被审计单位内部制定的各种守则，方便为审计中发现问题查找依据。

　　（三）计算机系统。主要是了解被审计单位计算机的软件配置情况，包括

操作系统和常用软件。目的是方便数据的采集和转出。

　　（四）业务操作系统。主要是了解计算机业务系统的名称、版本、

开发商、功能等内容，特别是业务系统自身是否有将业务数据导出的功能，如能导出可导成什么数据格式。

　　（五）数据库系统。了解被审计单位业务系统所使用的数据库系统的基本情况，包括数据库系统的名称和版本，数据库系统本身的数据格式，数据库系统本身可导出的数据格式。

　　（六）数据库结构。通常在一个数据库中会有很多数据表，各表之间根据不同的情况会存在一些必要的关联关系，以降低冗余。而在实际应用中只有很少的表是我们工作中要用到的，所以要了解哪些表是我们所需要的，并要了解各表之间存在什么样的关联关系以及各表的结构。

　　根据所了解的情况，预先采集部分数据，对数据进行初步分析，以确定适合的计算机审计软件和审计方式。

　　二、审计数据的采集

　　对业务系统使用计算机进行审计的一个重要步骤就是数据的采集。根据确定的审计方案和采用的审计软件，采集到的数据格式、文件大小等因素对顺利的进行计算机审计工作起着至关重要的作用。在实际的数据采集工作中应着重关注以下几个方面：

　　（一）数据采集的方法。

　　计算机数据采集的方法一般有以下几种：

　　1、利用被审计单位应用系统的数据转出功能。利用此功能的前提是转出数据格式符合审计人员的需求，或者转出数据经过处理后能够符合审计人员的需求。例如：被审计单位的财务系统使用的是浪潮国强财务软件，利用其自身的凭证和余额的查询功能将数据查询出，然后利用其“文件”菜单下的“数据转出”功能可将查询出的数据转存为.xls、.dbf、.txt文件。

　　2、利用被审计单位业务系统所使用的数据库系统的转出功能。例如：利用SQL数据库自身的“导入和导出数据”功能可以将SQL数据库中的数据表全部或有选择转存为其他格式文件。

　　3、使用审计软件自带的数据转出工具软件。有的审计软件本身带有对特定软件的数据转出工具软件，其获取数据简单易行并完全符合审计软件的要求。例如：“审易”审计软件自身带有“Sqlserver备份数据取数”工具和“Sqlserver数据取数”工具软件，可以方便的从SQL数据库备份数据和SQL数据库中将数据转存为.MDB格式文件。

　　4、根据了解的系统的情况，直接将可利用的数据文件复制到审计人员的计算机中。例如：用友7.0至用友Ｕ8.12财务软件的数据库为ACCESS，则可以找到其文件存放位置，直接将ufdata.mdb文件拷贝出即可。

　　5、使用通用的数据转出工具odbc。一般情况下，只要本审计单位的计算机系统中安装有数据库系统软件，都可以使用ODBC将数据库中的表有选择的或全部导出，并可以选择导出多种常见的数据格式。例如：在对某证券公司审计时，其数据库为DB2，由于审计人员没有接触过此软件，我们直接使用ODBC将数据导出为ACCESS文件。

　　常用的方法是利用数据库本身的导入导出功能和ODBC方式，其他数据获取方式要根据本审计单位系统的功能和导出数据是否符合审计人员的要求确定。

　　（二）确定要获取的数据的格式和大小。

　　根据选择的审计软件或其他审计人员掌握地可用软件，确定要采集的数据的数据文件的格式和数据文件的大小。

　　1、采集数据的格式以满足审计人员的需求或审计软件的要求为标准，如果确实无法达到以上要求，则获得的数据文件的格式必须可以通过其他方法转换为所需文件格式。

　　2、一般情况下鉴于审计人员所具备的条件，大多数审计人员所使用的审计软件都是小型数据库系统，比如access，visual foxpro等，这些软件的数据处理能力都是非常有限的，像access,visual foxpro所处理的数据不能大于2G，而审计人员常用的excel只能处理65535行数据。相对于这些软件的数据处理能力，有很多业务数据的单表容量都超过2G。因此，采集数据前一定要确信，所采集的数据是否超过了所使用的软件的数据处理能力，如果超过了，就要考虑是否要进行数据分割，还要考虑到分割后的数据是否便于利用。例如：在采集某证券公司的证券交易流水资料时，审计人员要求获得的数据文件为.dbf格式，利用其SQL数据库的“导入和导出数据”功能将所需资料导出后发现文件打不开。分析原因认为此数据超过2G，大于VISUAL FOX的处理能力。在分析原始数据发现其存储的是两个年度的数据，再利用“导入和导出数据”功能按年度将数据导出为两个文件即可。

　　（三）数据采集的范围。

　　一般情况下如果对被审计单位的业务了解得比较深入，则可以根据需要只采集审计人员关注的数据表即可。但是，如果审计人员是初次对此类业务进行审计或是对此业务不是很熟悉，建议审计人员采集被审计单位数据库中的所有表。这是因为，数据库系统中有些表虽然很小，但却是一些代码型的文件，这些代码表对整个业务系统是至关重要的，真正的业务数据表中的某些字段是需要通过查找这些代码表来确定其含义的。如在证券行业，营业部代码表 、货币类型代码表 、业务代码表等都是此类型的表文件。如果没有采集这些看似不重要的表，往往到用到的时候才发现工作难以进行，需要重新取数。

　　三、数据处理

　　一般情况下，初次采集的业务数据不会完全符合审计人员的要求，这就需要对数据进行审计前的整理，使其能较好的满足审计人员的需求。

　　对数据的整理可有以下几种：

　　（一）数据格式的转换。根据审计软件的要求和审计人员对应用软件的情况，将不符合要求的数据库文件格式或数据表文件格式转换为审计软件和审计人员需求的格式。例如：在采集浪潮国强财务软件的数据时，虽然其提供了将数据转存为.dbf格式，但一般情况下存在数据采集不全的问题，大部分情况下是科目编码字段只能取道前8位。解决的方法是在导出数据时将其存为.xls格式，而审计软件要求的数据格式是.dbf，这就需要我们将采集到的.xls文件转换为.dbf格式。

　　（二）对大数据文件的分割。有的数据库文单表文件的大小就超过了2G，但大部分现有软件的处理能力不能超过此大小，这就要求对大数据文件根据审计人员便于使用的原则进行分割。比如，在证券公司审计时，取得其证券交易数据SQL数据格式单表超过2G，但审计软件只支持数据库ACCESS和FOXPRO。在SQL方式下观察发现，此表中存储的为三年的数据，利用SQL数据转出功能，将此表按年度转存为3个表，这样不仅解决了数据过大的问题，也没有对接下来的审计产生不良影响。

　　（三）对关系表的处理。现在的数据库系统，为了降低冗余往往会将一个表中的所用字段分成几个表存放，但在具体的审计过程中会给审计人员带来诸多不便。比如在证券行业，其“历史资金证券变动”表中的“发生营业部” 、“开户营业部” 、“货币类型” 、“业务代码” 、“委托方式”等字段的内容都是用代码来表示的，这些代码的具体含义都分别由一个独立的表来说明。 在审计过程中，为了使审计人员对审计数据有一个直观的认识，就需要对这些表进行综合处理，是代码的含义也在“历史资金证券变动”表中显现出来，达到数据完整、直观的要求。当然，这步操作要根据实际情况确定是否需要，如果代码很少或是审计人员熟悉就不需要做了。

　　（四）对字段类型的调整。在有的数据库中某些金额、数量型的数据字段的类型被定义为字符型或其他类型，使审计软件无法识别，也不便于审计人员利用其他工具软件对数据进行核算。还有就是日期型数据的格式，标志用数据的数据类型等都是需要审计人员关注的。出现类似的情况后，为了方便正常审计中的操作，就需要我们调整某些字段的数据类型。

　　（五）查找说明型文件。通过对主要文件的查看，看其是否有代码型字段或是否有某些字段的内容不知其含义的字段，对出现的字段，通过询问被审计单位相关人员或查看获取的数据库文件，查找其中是否有对这些字段的说明。一般情况下，像类似情况都会有一个说明型文件。例如：在证券行业，营业部代码表 、货币类型代码表 、业务代码表等都是对“历史资金证券变动”表的说明型文件。

　　（六）分析数据结构。数据库表中的字段名称大多数是英文的，为了方便审计人员的使用需要将表字段名称转换为中文。在此过程重要特别注意金额型字段，因为有很多字段的英文名称都很相似。我在审计中使用了《通用》审计软件，用过此软件人都知道，为了使数据看起来更直观，需要审计人员预先制作“标准帐表库”来修改字段的名称。再有就是取得的原始数据有很多字段可能对审计工作来说没有意义，为了简化数据可以将这些字段删除掉，但删除的前提是对表结构进行了全面地分析，并且要删除的字段对其他表来说也没有实质性的意义。

　　综上所述，数据的采集与处理是计算机审计的先决条件，为了能使计算机审计工作得以顺利开展，有效的降低审计人员的工作量，提高审计质量，规避审计风险，必须做好审计数据的采集与处理工作。（作者：山东省审计厅 王德国）

　　

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