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http://finance.sina.com.cn 2001年01月16日 08:13 中国经营报
岁末年初，是盘点的季节。不论大企业，还是小企业，辛辛苦苦了一年，你得到你该得到的了吗？追收欠款，不是令人愉快的话题，但是企业不能只赚“虚”钱，要让自己的所得落袋为安，就必须将追账进行到底- 企业通过自身途径追收欠款的方法 收账行动的进行通常不会只采用一种方式，而是数种方法同时并用，即“多管齐下”的方式，因为各有各的优点，能从各种不同角度击破债务人的防线，达到账款催收的目的。 记注，你的目标是收回账款，而不是挑便宜货！因此，不要因为较便宜或较容易，而决定要采取何种收款方式。记住，一次成功而有效的收账行动，应该取决于信用制度的预期可得利润，而不是收账方式的成本与简易度。 写收账信是一门艺术 催收信是一般公司企业皆会采用的一种收款方式，因为催收信有费用低、较正式的优点。虽然世界上没有无懈可击的收账信，但是却有办法能使你的收账信达到较完美、更有效率的方法。如果你的收账信能符合以下这些标准，便是一封有效的收账信，就可以达到催账的目的。 催收信之撰写原则 ●看得懂——如果客户看不懂，可能就不会再看下去，那么催账信也就发挥不了作用。 ●清楚——客户会不会搞不清楚信中的含义？ ●简明扼要——一页就够长了。 ●引起兴致——这封信应该能够告诉客户所希望了解的事，或是能令其思考的事。 ●个人的——信的内容应尽量避免公式化。 ●正确性——信中所写的款项数额必须正确。 ●容易阅读——简短的句子与段落。 ●坚定与权威——要注意，坚定与威胁是不同的。 ●合理的——例如，必须向客户解释为何要将这件事交给律师处理。 ●指引的——要求客户在收信当天就必须寄还一些钱给你。 ●最后的——以非常婉转而客观的态度告诉客户，如果其未履行付款要求会有什么后果。 写催账信是一门艺术，如何不让你与客户的关系因收账信而恶化，又可以成功地达到收账的目的，的确不太简单。若是你的收账信能符合以上的要求，就相当具有效力了。 用电话获得直接回馈 利用电话来进行催收行动，是另一种收账的方式。一般来说，打电话可能是最有效的收账行动，因为这种方式具有快速与直接回馈的优点。亦即它可以产生立即的回应，还可展开有意义的对谈。一个成功的收账电话必须具备以下的条件。 成功的收账电话必须具备以下的条件： 1、听客户怎么说。 2、确定相关资料。打电话之前，先搜集所有相关的资料，包括： ●客户的名称、地址与电话号码 ●已在付款期限内支付的金额 ●逾期金额 ●到期日 ●过去曾经采取过的收账行动 ●客户未信守的承诺有哪些 ●替你的客户预先设想一些你可以接受的情况，否则就将你的律师电话号码放在身边吧！ ●除非……，否则将采取法律行动 为了使你的催账电话达到无懈可击的程度，也为不让对方有搪塞的借口，还必须准备好相关的订货资料，包括： ●订单号码与订货人名字 ●购买的货品 ●货品的单价 ●附收的款项运费、快递费、保险费等 ●出货日期 ●交货日期 3、持续行动。不管对方说出什么承诺，都要继续追踪他的行动，直到他付款为止。商场有一句老话：“承诺并不代表付款”。 4、不要透露债务讯息。请将收账的行动一次针对一个客户，而且不要透露跟其他客户的债务处理情况。因为这样的话，轻则会使你失去谈判的筹码与坚定，重则可能会引起法律诉讼的。 收账电话的有效与否，实在是跟你事前的准备工作有关。总之，完整的催账资料和事先的准备将使你的收账电话万无一失。 最后通牒 当遇到那些根本不打算付款的客户，应该如何处理呢？遇到这种情况，通常有下列三个选择： ●将这名客户交给专业的收账公司处理 ●将这名客户交给专精收账工作的律师处理 ●将这个账户取消掉 如果发生以下的情形，可以将客户交给专业收账公司处理： ●如果认为专业收账公司可以收到账款。专业收账公司以信用记录威胁客户，可使他们付出款项。 ●为这笔账款所付出的时间与金钱，足以用来支付专业收账公司的收费。 ●尚未付清的金额大到值得聘请收账公司。 如果发生以下情形，可以将客户交给律师处理： ●债务人会因律师的出面感到害怕而付款。 ●律师只要写封信，或打一两个电话就能替你收回账款。但要记住，聘请律师是以钟点计费的。 ●最终，还可以告到法院去。 遇到以下情况，便应取消此一账户： ●收账的成本比可收回的金额还大。 当与尚未收回账款的客户打交道时，应该要做的是利益的抉择，而不是情绪上的争执。把坏的账户丢掉总比把钱丢掉好些。 催收信样本 约翰·史密斯 史密斯公司 第五十六街100号，曼哈顿，纽约 亲爱的史密斯先生： 从六月一日起，你即已欠我们两万美元——我写这封信的目的并非要重复一些你已知道的事，而是要告诉你一些你不知道的事。 如果我们在八月十五日前仍未收到两万美元的账款，我们将把这个案子转交给亚洲收账公司处理。也许你应该问问贵公司的信用与收账部门经理，这样一个行动会如何影响你的信用评等与生意。 收账公司的收账行动会影响你整个公司的运作。因为这样一来，比较谨慎的公司会要求你事先付款，或是以提高售价的方式与你做生意，而银行也较不愿意贷放流动资金给你。同时，不佳的信用历史也会让你在取得长程的设备与办公室租赁上遭遇困难。 你目前必须付清的债务有两个：一个是你欠本公司的两万美元；另一个是你欠自己的良好信用记录。八月十五日之前付款，你即可以一个价钱偿还两项债务。 应收账款部门经理 玛莉·道伊敬上 PS：随函附上债务资料。 催收电话样本 债务人：Hello！ 催收员：Hello！请问是第五十六街100号，史密斯公司的约翰·史密斯先生吗﹖ 债务人：是的，请问你是哪一位﹖ 催收员：我是顶尖公司的应收账款部门经理玛莉·道伊。我打电话给你是要告诉你发票编号12345的到期日是六月一日，但是你还有两万美元的账款尚未付清。 债务人：我不记得曾向你们买了什么。 催收员：根据我们的记录，你在五月一日用编号555的订货单，向我们订购了十批XXX。每一批XXX的单价是一千八百美元，再加上每单位一百八十美元的运费，以及二百美元的税款，所以总金额是两万美元。这些货品的出货日期是五月一日，而根据我们的送货记录，交货日期是五月三日，而且提单上面还签有“约翰·史密斯”的名字。 债务人：啊，我想起来了，可是我一直都没有收到发票。 催收员：发票已于五月一日寄出，并在六月一日再度寄出该发票，而在六月十五日寄出的一封私人信件中也再一次地附上该发票。如果你告诉我你的传真号码，我现在就可将发票传真给你，那么你就可以付款了。 债务人：我没有传真机。即使我有，我也不会付两万美元的。 催收员：为什么不呢？ 债务人：我现在没有这么多额外的钱。我要付薪水、付税金，还有付房租…… 催收员：那你有多少钱呢？ 债务人：我想我能开一张四千美元的支票。 催收员：听起来我们似乎应该采用分期付款的办法。你觉得这样如何：你今天先寄给我四千美元，接下来的八个月，你每月固定寄给我两千一百美元的支票，以支付本金与利息，而我必须在每个月的五号以前收到这笔钱。这样一来，你既可付清你的账款，我也不必将这笔款项交给收账公司处理。 债务人：我想我可以办到。 催收员：如果你觉得这个计划会有问题，请现在就告诉我。如果没有，我希望与你签份备忘录，它将会是你收账记录的一部分。一旦你违反我们所协议的分期付款方式，这个案子就会极力转交给收账公司处理。 债务人：是的，我想我可以办得到。 催收员：太好了。我立即寄给你两份分期付款协议，一份你留下来存档，另一份请你签好名字寄还给我。好吗﹖ 债务人：好的，再见。 催收员：再见。 巧妙应对债务人的借口 在商场上做生意，难免会遇到各式各样的客户。有些信用良好的客户总是能顺利地付出款项，但有些客户则总是会制造借口：交货品质跟当初承诺的不一样；我订的不是这批货品；运货期太长了，我们打算退货；我没有收到发票等。 要解决上述的借口，可使用以下方法： ●判断这个借口是否具有法律效力。文件有误吗？在采取催账行动前，客户曾发出这样的抱怨吗？这个借口可信吗？ ●判断这个借口是否充分到可以暂停付款。有时，不需用停止付款的方式即能解决问题。类似“我不付钱，因为你的员工对我很无礼”这种例子，并不能改变收到货品即要付钱的事实。 ●衡量这个问题。譬如：客户拒绝付款的原因是，有批货在运货时毁坏了，然而“毁坏”的真正意思是什么？是全部都坏了吗？还是只坏了一部分？ ●想想看如何解决这个问题。客户希望的解决方式为何？你们双方能够想出妥协的方法吗？ ●尽快地解决问题。现在能解决就马上解决，不要让问题一再拖延。根据美国商业法律协会Commercial Law League of America的统计发现，一美元的账款逾期一个月后就只剩下九十四美分的价值了；两个月后只剩下七十四分，六个月后则只剩下五十八分的价值。等待愈久，资金循环愈慢，获利自然减少，价值自然减低。所以，等待是不符合利益原则的。 有时候，付出一些代价可以获得更大的价值。再也没有什么事比资金循环缓慢更伤害企业本身了，所以，你应该尽量想办法去补救这种情形，例如：只要对方迅速付款即取消逾期付款的利息，或建立一套分期付款计划。总之，若想获得利益，现在就是解决问题的最好时机。 客户没有任何的借口可以逃避支付货款或逾期付款。如果听到这样一个借口，不要逃避它，应立即解决问题。 广州高斓顾问有限公司总经理翟进 作者简介 翟进，1994年毕业于沈阳工业大学经贸学院，同年加入美国纽约国际安全顾问公司北京办事处，任咨询顾问、客户服务经理等职，主要向世界知名企业驻华机构提供商业背景调查、危机管理及高层雇员安全规划方面的服务。1996年加入香港日新信用资料有限公司DCS，任广州办事处经理，1997年起任日新公司中国区首席代表，同时兼任中国账收管理部总监，负责日新公司中国部的整体管理及策略规划，并全面调控日新在本地区的政经信息搜集、数据管理、风险评估、收账运作及整体业务运行。2000年起出任广州高斓顾问有限公司总经理。 高斓公司简介 广州高斓顾问有限公司Golland Intelligent AnalyticsInc.是一家专业性的风险管理公司专门帮助客户评估风险和商业机会并协助制定反应策略以应对各种不测。高斓公司将经验丰富的风险管理技术与出色的分析能力结合在一起发展创新了一种全面的专业性服务用以对客户在重要决策、风险评估以及客户关注的多方面问题提供支持。 高斓公司在过去曾服务于许多国际知名企业向它们提供了债务追索、诉讼支持、市场争夺战背景研究以及产品和贸易欺诈调查等方面的业务。
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